випадках, оскільки вирівнювання стовпцв не завжди відповідає бажанням користувача.
групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів. В них об’єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються підсумкові значення
поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів, що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох полів) в групах. Структура паперу для поштових наліпок, на якому друкуються такі звіти, визначає кількість строк і стовпців на сторінці
у незв’язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на незв’язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.
У звітах перших чотирьох типів, як і в формах, у якості джерел даних використовуються таблиці або запити. Звіти таких типів називають зв’язаними з джерелами даних. Основний звіт незв’язаного звіту не використовує у якості джерела таблицю або запит. Але підлеглі звіти, що містяться в незв’язаному, повинні посилатися на джерело даних. Незв’язані звіти дозволяють об’єднувати підлеглі звіти, що зв’язані з незалежними таблицями і запитами.
Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до
звітів. Обравши в діалоговому вікні «База данных» вкладку «Отчеты» і натиснувши на кнопці «Создать», ми одержуємо діалогове вікно «Новый отчет», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою «Мастера» або вручну.
Точно так само, як і з формами, із звітами зручніше знайомитися в режимі автоматичного створення. Створіть на основі будь-якої таблиці автозвіт у стовпчик або стрічковий. Операція настільки проста, що зводиться до одного натиснення лівої кнопки миші. Ассеss 9х повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Ассеss одержує від операційної системи. Відповідно принтер у системі повинний бути встановлений. При відсутності принтера звіти створювати все-таки можна. Достатньо виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи «Пуск -> Настройка -> Принтеры -> Установка принтера», після чого зареєструвати драйвер принтера або взяти його з гнучкого диска або обравши один із драйверів, що додаються до самої операційної системи.
Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи керування. Але, на відміну від форм, розділів у звітах більше, а елементів керування, навпаки, менше. З структурою звіту простіше усього ознайомитися, створивши якийсь автозвіт, а потім відкривши його в режимі Конструктора.
Cтруктура звіту складається з п'ятьох розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитула, області даних, нижнього колонтитула і примітки звіту. У порівнянні з формами новими є розділи верхнього і нижнього колонтитулів.
2. Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту. Розділ верхнього колонтитула можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також поміщати і колонтитули (номера сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.
У області даних розміщають елементи керування, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У ці елементи керування видаються дані з таблиць для друку на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів керування той же, що і при створенні структури форм.
Розділ нижнього колонтитула використовують для тих же цілей, що й розділ верхнього колонтитула. У нашому випадку в ньому розміщені два елементи керування.
У першому елементі керування виводиться поточна дата. Для цього використана вмонтована в Ассess 9х функція МОNTH(). Вона повертає поточну дату і поміщає її в поле, а звіт відтворює її при друці.
В другому елементі керування виводиться номер сторінки і загальна кількість сторінок. Для їхнього визначення використані вмонтовані функції Раgе() і Раgеs(). Той текст, що записаний у лапках, відтворюється «буквально», а оператор служить для «склеювання» тексту, взятого в лапки, із значеннями, що повертаються функціями. Оператор & називається оператором конкатенації.
Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації. У нашому прикладі він не використаний.
Процес створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” багато в чому схожий із процесом створення форми. Перевага використання “Мастера отчетов” для знайомства з засобами розробки звітів полягає в тому, що етапи цього процесу співпадають з тими етапами, які потрібно виконати, якщо розпочинати з незаповненого, прийнятого за замовчуванням звіту.
Для створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” потрібно:
1. Відкрити вкладку “Отчеты” у вікні бази даних, а потім натиснути кнопку “Создать”. З’явиться діалогове вікно “Новый отчет”.
2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю у випадаючому списку діалогового вікна “Новый отчет”. Із списку у верхньому правому кутку діалогового вікна виділіть “Мастер отчетов” і натиснть кнопку ОК. На екрані з’явиться початкове вікно “Мастера отчетов”.
3. Тепер необхідно визначити, які поля будуть утворювати рядки звіту. Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку “Доступные поля”. Коли поле добавляється у список “Выбранные поля”, Access автоматично забирає його ім’я зі списку “Доступные поля”. Можна також подвійно натиснути на ліву клавішу миші на імені поля у списку “Доступные поля” і воно переміститься у поле “Выбранные поля”. У звіті поля з’являються зліва направо, у відповідності з послідовністю їх появи зверху вниз у списку “Выбранные поля”.
4. На наступному кроці “Мастер отчетов” спитає, чи хочете ви добавити рівні групування до звіту. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний рівень групування. За допомогою кнопки “Группировка” встановіть бажаний інтервал групування. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на те, як Access групує дані