Реферат Інформаційні технології, як засіб підвищення ефективності діяльності менеджерів

Реферат - Інформаційні технології, як засіб підвищення ефективності діяльності менеджерів

Інформаційні технології, як засіб підвищення ефективності діяльності менеджерів

Аналіз ефективності структури робочого часу менеджерів.

Проблема дослідження можливостей зростання ефективності праці працівників сфери менеджменту на сучасному етапі господарювання є надзвичайно актуальною. На основі аналізу структури робочого часу менеджерів можна стверджувати, що побудувати універсальну модель діяльності інтелектуальних працівників всіх рівнів та типів у менеджменті неможливо. Функції працівників сфери менеджменту, які виконуються на практиці, як правило, далеко не відповідають класичній моделі висококваліфікованого спеціаліста, який планує, організовує, координує, здійснює мотивацію та контролює певні процеси. Про це свідчать певні тенденції у використанні робочого часу менеджерами, які полягають у наступному:

Більшість працівників сфери менеджменту використовує лише трохи більше однієї третьої частини робочого часу на діяльність, безпосередньо пов’язану з виконанням управлінських функцій. При цьому вони погоджуються з висновками про неефективне використання часу і з стурбованістю посилаються на рутинну роботу, яка відволікає їх від ефективного виконання завдань, передбачених прямими адміністративно-посадовими обов’язками. Використання традиційних та швидко впроваджуваних управлінських прийомів у цьому випадку, як правило, не приносить бажаного успіху. Основна причина неефективності праці полягає не в порядку використання робочого часу, а в недосконалості і неточності процесів передачі та обробки інформації., як правило, проблеми, пов’язані з якістю інформації, відбирають у спеціалістів одну-дві години робочого часу на день. Малоефективна діяльність у працівників сфери менеджменту займає майже четверту частину робочого часу. Сюди слід віднести витрати часу, пов’язані з переміщенням в приміщеннях організації або поза ними, очікування початку ділових зустрічей чи прибуття транспорту. В середньому на кожну годину перебування поза межами організації витрачається 40 хвилин на переміщення. Крім цього, до малоефективної діяльності слід віднести ще й напівпрофесійну діяльність, яка полягає в пошуку інформації або вивченні та уточненні поставлених задач, а також виконання функцій технічного персоналу: друкування та копіювання документів чи підготовка та організація зустрічей. Зазначимо, що недооцінка важливості відповідного технічного і конторського забезпечення, а також наявності секретарського персоналу може призвести до вдвічі більших затрат часу на малопродуктивну діяльність менеджерів. Цілком очевидна думка, що поліпшення продуктивності і ефективності праці менеджерів може бути досягнуте завдяки покращенню стану у сфері обміну документами. Кожен день службовці обробляють різноманітні документи, бланки звітів і листів. Цю інформацію потрібно готувати, читати, направляти в архів та відшукувати. Фізичні фактори, що обмежують швидкість обробки інформації (фізична доставка документів) - лише одна з причин у стримуванні швидкості документообігу. Інша причина - це теперішня довготривала процедура створення документів. Після того, як документ надруковано, потрібно: вичитати та виправити в ньому помилки, зробити корективи в тексті; отримати візи на різних рівнях організації; звести в єдине ціле різні чернетки, що пройшли по різних інстанціях; ще раз провести уточнення документу; провести кінцеву звірку з оригіналом та підписати; провести копіювання документу; зареєструвати документ; відправити документ; підготувати до архівного збереження копії документу; забезпечити процес збереження інформації. Спілкування через особисті зустрічі або по телефону є найпоширенішою формою професійної діяльності менеджерів. В міжособистому зв’язку виділяють три основні поля діяльності: усне спілкування, ділові зустрічі та обмін документами. Форми спілкування мають широкий спектр - від наукових семінарів до офіційних прийомів. На переговори керівники організації в середньому витрачають 60% робочого часу, а їх підлеглі - 40%. При цьому телефонні переговори займають майже 20% робочого часу. Величезні проблеми виникають у тих випадках, коли для вирішення тієї чи іншої проблеми вимагається одночасна участь кількох працівників сфери менеджменту. До недавнього часу значна частина подібних проблем вирішувалася шляхом багатократних почергових розмов з кожним працівником. Особливе ускладнення в переговорах викликає необхідність деякого документального та методичного забезпечення, тематика і обсяги якого, як правило, наперед точно невідомі. Таким чином, процеси обміну інформацією, які не забезпечені відповідним рівнем сервісу, забирають значну частку робочого часу у працівників сфери менеджменту всіх категорій. Сучасна система ділової комунікації передбачає інтегроване спілкування. Згідно теорії комунікація поділяється на спілкування з співробітниками (внутрішнє спілкування) та спілкування з діловими партнерами та громадськістю (зовнішня ділова комунікація). З’ясувалося, що з боку замісника керівник може розраховувати на 60% інформації. У випадку коли керівництво складається з п’яти рівнів, то нижчий зрозуміє тільки 13% первинного розпорядження, а при використанні письмових документів розуміння може складати 15% на кожному рівні. Більший ефект досягається у випадку, якщо одночасно задіяні декілька каналів спілкування. Актуальною залишається проблема розробки єдиної інтегрованої теорії спілкування, адже підприємство повинно говорити одною мовою на всіх рівнях. Інтегрована ділова комунікація означає використання різних елементів ділового спілкування з використанням сучасних інформаційних технологій таким чином, щоб вони посилювали один одного. На аналітичну роботу (аналіз ситуацій, прийняття рішень, вироблення концепцій розвитку та інші) менеджери витрачають менше 10% робочого часу, в той час, як на роботу з документами - 20%. Це частково пов’язано з тим, що процеси підготовки та оглядів документів без використання спеціалізованих автоматизованих систем є надзвичайно різноманітними і трудомісткими. Цілком очевидно, що аналітична робота є найважливішою і такою, що приносить найбільшу користь організації. Говорячи про керівні органи організації, потрібно зазначити, що їх основною ціллю є підвищення прибутку шляхом зменшення витрат і підвищення конкурентоспроможності продукції та послуг. Загальна обстановка, в якій працює будь-яка організація, стає все складнішою. Вартість електроенергії та кредиту за останні кілька років значно зросла. Продуктивність праці робітників практично не збільшується. Крім того, багато організацій поширюють свої операції, звертаючись до нових ринків і глибше проникаючи

Сторінки: 1 2 3