Формування інформаційних потоків в організаціях - проблем прийняття рішення. Точнішому плануванню і пов’язаному з ним кращому рі...

Реферат - Формування інформаційних потоків в організаціях

проблем прийняття рішення. Точнішому плануванню і пов’язаному з ним кращому рішенню (яке відображається у вигляді більших прибутків) протистоять витрати на придбання інформації, тому що керівництво повинно використовувати для виявлення потреб в інформації різні персональні та речові засоби (наприклад, витрати на отримання інформації, витрати на утримання персоналу, витрати на утримання приміщень для архівів, телефонні витрати та інші). З позиції виникнення витрат будь-яке дослідження стає економічною проблемою. Щоб вирішити цю проблему потрібно визначити теоретично, яку точність планування завдяки додатковій інформації можна досягти при умові, що додаткові прибутки, отримані внаслідок покращення планування (граничний доход планування), були більшими, ніж додаткові витрати на отримання інформації (граничні витрати планування). Але, як і попереднє чи проведене заднім числом вияснення граничних витрат ускладнене, а визначення граничних прибутків неможливе, тому на практиці не можна визначити оптимальну потребу в інформації умовною нерівністю: граничні витрати не перевищують граничний доход. При визначенні оптимальних обсягів інформації органи планування повинні поступово збирати інформацію, покращувати інформаційну базу від одного етапу до іншого. Кінцеве рішення відносно інформації отримують на основі нагромаджених евристичних знань у вигляді досвіду та інтуїції. Отримання та ввід інформації. Отримання інформації може опиратися на внутрішньоорганізаційні джерела інформації (наприклад, облік звітності, інформація отримана від співробітників), або ж на позаорганізаційні джерела інформації (наприклад, офіційна статистика, консультанти організації). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є не тільки питаннями витрат, так, як певні дані можна отримати лише з певних джерел. Поряд з цим потрібно розрізняти персональні (наприклад, співробітники) і об’єктивні (наприклад, статистичні дані) джерела інформації. Під час отримання інформації потрібно звернути увагу на те, щоб інформація була своєчасною і точною. Інформацієя, якою не володіють на момент прийняття рішення, нічого не варта. Інформацію, яку отримано задовго до прийняття рішення, може тим часом застаріти і тому повинна поповнюватися новими даними, що пов’язано з додатковими витратами. Крім того інформація може бути і неточною. Ця небезпека особливо велика при звертанні до персональних джерел інформації. Джерелом помилок під час передачі інформації можуть бути помилки, які допускаються людьми через безвідповідальність, а деколи і навмисно. Спокуса свідомої фальсифікації інформації особливо велика у випадку, коли власні інтереси особи, що займає штатну посаду в організації, відхиляється від інтересів організації. Нагромадження інформації. У випадку мінімізації витрат на інформацію рано чи пізно приходять до проблеми нагромадження інформації. Все це пояснюється громіздкістю початкових даних, які поступають від першоджерел. Якщо на момент поступлення інформації не існує актуальної потреби в прийнятті рішення, тоді цілком не обов’язково затримувати цю інформацію. Якщо ж пізніше виникне ситуація, коли необхідно буде звернутися до старих даних, у такому випадку слід шукати дану інформацію серед первинного статистичного збору. Якщо ж відомості нагромаджуються до моменту їх поступлення, тоді їх потрібно копіювати до факту прийняття рішення і для отримання інформації актуалізувати і обробити. Таке звертання деколи називають вторинним статистичним методом. Шляхом нагромадження інформації згладжуються відмінності в часі між отриманням інформації та її використанням - тому нагромадження інформації можна трактувати, як тимчасову трансформацію даних. Обробка інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в якій вона була зібрана. У цьому випадку потрібно обробити цілий ряд окремих відомостей для того щоб сформувати її у зручному для використання вигляді. Передача інформації. Отримання і обробка інформації коштують дорого. В процесі передачі інформації необхідно вжити організаційні заходи для оптимізації внутрішніх потоків інформації., як правило, інформація поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обгрунтування прийняття рішення. Задачею телекомунікаційних систем є безвідмовна та вчасна передача точної інформації з меншими затратами іншим службам, тобто проходить локальна трансформація інформації. Представлення інформації зацікавленим службам. Певна важлива інформація повинна бути надана особам, що відповідальні за прийняття рішення. Найкращими інструментами, що можуть використовуватися для здійснення цієї основної функції інформаційного господарства є ті, які можуть швидше, достовірніше і точніше проводити обробку інформації та даних. На сьогодні найкращу обробку забезпечують сучасні інформаційні технології.

Як досягнути ефективного інформаційного обміну.

Оскільки управління немислиме без прийняття рішень, так і прийняття рішень немислиме без належного обміну інформацією між різними рівнями управління, без наявності інформаційної структури, яка визначається системою потоків інформації, як між джерелами і адресатами зверху-вниз (управління процесами) і знизу-вверх (контроль процесу), так і між паралельними підрозділами різного функціонального призначення (координація). Сучасна інформаційна система менеджменту повинна бути доступною для всіх, хто приймає участь в управлінні організацією. Від ефективності інформаційного обміну залежить можливість паралельного виконання різних етапів діяльності і у вирішальній мірі децентралізація управління. Ключові рішення при організації інформаційної мережі і потоків інформації приймаються при визначенні потреб і обсягів інформації в кожному конкретному випадку на кожному рівні управління, встановленні замкнутої двохсторонньої лінії між рівнями управління, і забезпеченні рівня обробки та інтеграції інформації.

При проектуванні інформаційних потоків потрібно:

встановити склад та обсяг інформації (перелік показників, документів), її структуру та закономірності перетворення (схеми формування показників, документів); розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей інформаційних зв’язків); вирішити питання, пов’язані з побудовою інформаційної мови спілкування з користувачем; розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей інформаційних зв’язків); забезпечити своєчасну обробку інформації та її представлення у найзручніших формах (необхідних відомостях).

Таблиця

Управляюча система | Система управління

Облік (оперативний, бухгалтерський, статистичний) |

Зворотний зв’язок | Працівники, які безпосередньо

Сторінки: 1 2 3 4