Розглянемо детальніше процес прийняття рішення, щоб показати можливість формалізації та подальшої автоматизації абсолютної більшості складових етапів цього процесу.

З точки зору системного аналізу процес управління зводиться до цілеспрямованих змін значень керованих змінних системи. Тобто, будь-яка управлінська діяльність зводиться до виявлення, розпізнавання і вирішення поточних в процесі виробництва проблемних ситуацій. Проблемною вважається така ситуація, в якій можуть бути зафіксовані два стани - фактичний (або заданий) і бажаний (або прогнозований). Рішення визначає, яким чином буде ліквідовуватися розрив між ними. Одною з найважливіших властивостей виробничо-господарських рішень є їх дискретність: процес вирішення переривається при отриманні повідомлень про хід прийнятих дій або при виявленні нової проблемної ситуації. Дискретний характер управлінських рішень дозволяє виділити одиничне, елементарне рішення або регулювання. Прийняття рішення - це процес, який має деяку протяжність в часі. Цей процес охоплює такі етапи: збір, отримання та аналіз даних; фільтрація і комплексне представлення даних; визначення проблемної ситуації; аналіз проблемної ситуації і постановка діагнозу; визначення критеріїв і умов задачі; формулювання задачі; побудова моделі, вибір способів рішення і напрацювання альтернативних рішень; прогноз та оцінка можливості реалізації і наслідків альтернатив; визначення або уточнення критерію вибору альтернатив; узгодження і вибір рішення; оформлення рішення і підготовка до реалізації; реалізація рішення і контроль ефективності. Розглянемо детальніше ці етапи.

Збір, отримання та аналіз даних.

Вхідна інформація про проблему може поступити від трьох джерел: об’єкту управління, зовнішнього середовища і членів правління. Джерелом поступлення інформації може бути, як і людина, так і технічний пристрій. Відомі два способи збору інформації - пошук та спостереження.

У випадку пошуку потрібно знайти напевно існуючу відповідь на задане питання. У цьому випадку прийом інформації може бути пасивним (при якому запит відсутній або наперед передбачено поступлення деякого повідомлення) і активним (коли зроблено запит). Задача сприйняття повідомлення зводиться до виявлення відповідності між повідомленням і деякою ознакою. Черговість передачі повідомлень звичайно визначається не тільки термінами їх поступлень, але й пріоритетом. Останній може залежати, як від джерела, так і від його цінності для користувача.

Спостереження, як і пошук, може бути пасивним або активним, і призначається для отримання нових знань, яких раніше не було в конкретній системі управління. При аналізі достовірності дуже важливий рівень довіри до даного джерела інформації, яку можна встановити, як по частоті достовірних і недостовірних повідомлень (для цього потрібно зібрати і статистично обробити відповідні дані), так і по оцінці обставин, які впливають на поведінку джерела (зацікавленість, наявність в нього потрібних знань). Деколи для забезпечення достатньої достовірності спостереження його потрібно багатократно повторювати. Активне спостереження передбачає проведення деякого спостереження над об’єктом. Йому повинні передувати оцінки репрезентативності вибірки з генеральної сукупності, аналіз можливостей і шляхів розповсюдження отриманих результатів на всю систему, в першу чергу правомірність виділення для експерименту окремих частин системи. Дуже важливу роль, пов’язану з проведенням змін в організації, відіграє збір даних для прогнозування можливих станів зовнішнього середовища. Такі первинні дані можуть збиратися, як службами організації, так і через використання різноманітних зовнішніх джерел, таких, як статистичні дані, звіти і т.д.

Фільтрація і комплексне представлення даних.

Фільтрація і комплексне представлення даних означає комплексну обробку вхідної інформації, яка робить її придатною для наступного розпізнавання і аналізу проблемної ситуації, а також формування альтернатив управлінських рішень. Так, при сортуванні і групуванні даних враховують однотиповість, періодичність та повноту відомостей. Агрегування проводиться з метою об’єднання даних для зручності їх розгляду. Відсікання інформації звужує коло розглядуваних даних. Особливе значення займає верифікація одержаної інформації, яка вимагає попереднього проведення додаткових розрахунків або тестування згідно певних правил чи нормативів.

Визначення проблемної ситуації.

Ситуація визначається, як проблемна головним чином у відповідності з величиною і характером відхилень від запланованих результатів або ж в зв’язку з появою раніше відсутніх вимог, обставин та додаткових можливостей (корегування планових завдань, стихійне лихо, відкриття чи значна раціоналізаторська пропозиція). При визначенні проблеми фіксується, яким чином вона виявлена, чому є проблемною, чим відрізняється від інших проблем, до яких негативних наслідків може привести її наявність. При цьому визначається, як гострота проблеми (орієнтовна оцінка важливості, часу і засобів її вирішення, характеру і розмірів необхідних змін), так і ситуація в системі управлінських рішень (поле дій реалізації управлінських дій). Фактично при визначенні проблеми формується мета її вирішення. При можливості доцільно визначити характер проблеми, який обумовлює підхід до її вирішення. Кількісні структуровані проблеми вирішуються із застосуванням методів досліджень операцій, в той час, як якісні або слабоструктуровані - методами системного аналізу, де прийнятливіший евристичний підхід. Якщо при ідентифікації проблеми виявилося, що система управління вже містить готову програму відповідних дій, тоді організація може її використати.

Аналіз проблемної ситуації і постановка діагнозу.

Під час проведення аналізу найперше потрібно вияснити причину виникнення та природу виявлених недоліків. До найрозповсюдженіших причин можна віднести: незадовільне виконання раніше прийнятого рішення, юридичну чи фактичну відмова від його виконання, помилковість попереднього рішення, зміна причин, що обумовили появу проблеми або ж знаходження зовсім нових шляхів її розв’язання. Аналіз, як правило, починається з співставлення фактичних дій із запланованими. Якщо відхилень не спостерігається, тоді перевіряється якість виданого завдання та спосіб його розробки. У випадку, коли і тут не знаходяться причини, тоді досліджуються причини, що мали місце у зовнішньому середовищі. Потрібно зазначити, що не завжди в чистому вигляді можна виділити причинно-наслідкові зв’язки. Найчастіше можна розраховувати на