Непрямі витрати (кінцеві користувачі здійснюють підтримку самостійно і один одному):

Зв’язані з кінцевими користувачами (самодопомога, звертання до колег, нерегулярне вивчення певних матеріалів)

Простої (втрати пов’язані з плановими і вимушеними ремонтами).

Формалізовані та машинно-орієнтовані інформаційні структури.

Формування зв’язків для передачі повідомлень.

В практиці функціонування організацій для передачі інформації використовують усну мову, письмові повідомлення і слаботочний зв’язок: провідний (телетайп, телеграф, телефон, комп’ютер) і безпровідний (радіо, радіорелейний, телевізійний, супутниковий). При передачі інформації дуже важливо забезпечити її захищеність від спотворень, тобто здатність протидіяти перешкодам. Випадкові перешкоди можуть виникати через чисто фізичні причини (наприклад, погана чутливість при розмові по телефону), а також через помилки при кодуванні чи декодуванні повідомлень. Крім того, можливий, так званий семантичний шум, тобто спотворення при інтерпретації повідомлення, або ж свідоме спотворення чи дезінформація (наприклад, приписки в звітах). Захист від спотворення підвищується за рахунок надлишковості інформації, що забезпечує більшу надійність передачі. Обернена її величина - змістовність. Так, наприклад, скупа мова телеграми змістовніша, ніж письмовий твір про одну і ту ж подію. Але при збільшенні змістовності зменшується захищеність від спотворень.

З точки зору регламентації розрізняють спрямовані та неспрямовані інформаційні зв’язки. Спрямовані зв’язки відповідають адміністративно-організаційній структури системи управління, строго регламентуються і створюють комунікаційну мережу. Неспрямовані зв’язки людина створює самостійно, самостійно шукаючи потрібні відомості в архівах, бібліотеках, книжках, журналах, на виставках, конференціях і, так далі. Збільшення неспрямованої інформації дозволяє значно скоротити обсяги спрямованої без шкоди для якості управління. Проте, таке зростання, як правило, проводиться при децентралізації управління і вимагає знання шляхів отримання неспрямованої інформації, легкості доступу до неї та її сприйняття, а також зацікавленості споживача в цій інформації.

Класифікація повідомлень

По спрямованості (по відношенню до даної управлінської системи) повідомлення звичайно розділяють на вхідні (джерело знаходиться в зовнішньому середовищі, споживач в системі), вихідні (споживач - в зовнішньому середовищі, джерело - в системі), внутрішні (джерело і споживач знаходиться в системі) і проміжні (використовуються лише для подальшої обробки), внутрішньосистемні (споживач і джерело в середовищі). При цьому деколи вихідні та внутрішні повідомлення об’єднуються під загальною назвою внутрішня інформація, оскільки вони характеризують стан даної системи. В той же час вхідні повідомлення, що оцінюють стан і реакцію середовища, називають зовнішньою інформацією.

По перетвореннях повідомлення поділяють на неперетворювані (первинні) і перетворювані (похідні). У цьому випадку повідомлення, що не змінилось при проходженні середовища, доцільно вважати тотожньо перетвореними, тобто такими, що отримали тільки затримку в часі (лаг). Похідна інформація завжди отримується внаслідок перетворення первинної чи проміжної інформації, де первинна інформація є результатом прямого сприйняття властивостей реальності.

По видах перетворення повідомлення можна виділити агрегування (укрупнення), “відсікання” (тобто фільтрацію деяких даних), сортування та групування і т.д.

Перетворення повідомлень класифікують і за ступенем завершеності: результат може бути кінцевим чи проміжним, тобто використовуваним лише для наступної обробки і таким, що не має самостійного значення.

По режиму передачі розрізняють повідомлення в залежності від інтервалів між їх послідовними прибуттями чи відправленнями. Насамперед необхідно відрізняти неперервну інформацію від дискретної, для якої характерна наявність вказаних інтервалів. При рівності цих інтервалів повідомлення можна вважати періодичними (вони в свою чергу діляться у відповідності з розміром інтервалу - рік, місяць, зміна), в іншому випадку їх називають неперіодичними. Неперіодичні повідомлення можуть бути повторюваними (з визначеними або випадковими інтервалами) і разовими.

По часу, що відображається в повідомленнях, їх ділять на проспектні (про майбутні події - прогнози, проектні та директивні плани і т.д.) та ретроспективні, тобто такі, що містять повідомлення про минулі події (наприклад, звіти з можливим поділом на аналітичні та облікові повідомлення. До аналітичних повідомлень, зокрема, відноситься інформація про відхилення процесу від запланованого режиму).

По стабільності розрізняють повідомлення з постійною інформацією (які довгий час не змінюють своє значення), умовно-постійною інформацією (якщо інтервал часу між однорідними повідомленнями більший чи рівний тривалості циклу управління), умовно-змінною інформацією (вся інша інформація - наприклад, нормативи затрат праці).

Для оцінки рівня стабільності інформації використовують коефіцієнт стабільності kст , який розраховується за формулою:

де ІСзаг – загальний обсяг інформації (в логічних елементах);

ІСзм – обсяг інформації (в логічних елементах), яка змінює своє значення за розглядуваний період (год).

Якщо значення коефіцієнта стабільності не менше 0,85, інформаційну сукупність вважають умовно-постійною.

Інша класифікація, пов’язана з стабільністю даних, передбачає їх поділ на оперативні (облікові, що виникають при відображенні стану системи чи середовища в певний момент); нормативні (характеризують можливі результати розвитку процесу в певний період) і регламентуючі (встановлюють необхідні параметри розвитку процесу, що визначаються управлінськими рішеннями). Вважається, що планові і нормативно-довідкові дані, що містять також затверджені розцінки і тарифи, разом складають умовно-постійну інформацію, а оперативні - змінну.

Документаційне забезпечення управлінської праці.

Документи – це найпоширеніші носії інформації. Повідомлення, зафіксоване на будь-якому носії називають документом. Документ – це інформаційне повідомлення в паперовій, звуковій чи електронній формі, оформлене по певних правилах та завірене у встановленому порядку. Документаційне забезпечення управлінської праці здійснюється шляхом ведення діловодства. Документобіг – це система створення, інтерпретації, передачі, прийому, архівування документів, а також контролю за їх виконанням і захисту від несанкціонованого доступу. Тому потрібно прагнути покращити форму документів, використовуючи типові та уніфіковані форми, зменшувати їх кількість і пристосовувати до автоматизованої обробки інформації. Остання вимога підкреслює необхідність уніфікації документів. Кожен документ складається з окремих складових елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розміщених в документі визначеним