Особливістю аналізу документопотоків є дослідження не тільки процесів обробки документів, але й попередніх їм етапів формування змісту проектів документів та надання документам юридичної сили. Зразок маршрутно-технологічної карти підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції наводиться нижче:

Таблиця

Маршрутно - технологічна карта підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції для 100 адресатів на двох листах.

№ | Назва операції | Виконавець | Норма часу на операцію, хвилин | Середньомісячна зарплата | Розрахована величина вартості

1 | Видача доручення | Керівник | 5

2 | Отримання доручення | Спеціаліст | 5

3 | Підготовка проекту листа-повідомлення | Спеціаліст | 90

4 | Друкування проекту | Секретар | 7,5

5 | Узгодження з керівником віддрукованого тексту | Спеціаліст

Керівник | 10

10

6 | Корекція проекту листа | Керівник | 5

7 | Передрук виправленого тексту листа | Секретар | 5

8 | Звірка віддрукованого тексту | Спеціаліст | 3

9 | Візування проекту | Спеціаліст

Керівник | 5

5

10 | Затвердження документу заступником директора організації | Секретар

Заступник директора | 5

5

11 | Передача документу на реєстрацію | Секретар | 10

12 | Реєстрація документу | Секретар

Інспектор | 5

5

13 | Оформлення замовлення на розмноження | Спеціаліст | 3

14 | Передача документу на розмноження | Секретар | 10

15 | Розмноження листа в 100 екземплярах | Оператор | 120

16 | Завірення копій листа | Секретар | 120

17 | Складання списку на розсилку | Спеціаліст | 40

18 | Завірення копій листа | Секретар | 25

19 | Складання списку на розсилку | Секретар | 25

20 | Підбір екземплярів листа | Секретар | 60

21 | Обробка документів для відправлення | Експедитор | 120

22 | Підшивка в справу екземпляру листа | Інспектор | 5

Оперограми представляють графічну інтерпретації процесів створення документів , як по операціях формування в них інформації, що в них міститься, так і по операціях обробки носіїв інформації. З допомогою оперограм можна систематизувати зміст, раціоналізувати маршрути документів, визначати види робіт по документуванню управлінських процесів.

Таблиця

Витримка з оперограми підготовки та прийняття рішення.

На основі документограм визначається кількість документів в структурному підрозділі організації, склад виконавців, порядок руху документів, трудомісткість їх обробки. Розглянемо документограму управління цехом.

Таблиця

Документограма управління цехом.

Показники | Найменування документів

Квартальний бізнес-план | Місячний план-графік завдання | Звіт про виконання добового завдання | Звіт про виконання змінного завдання

Періодичність | 4 рази/рік | 12 раз/рік. | 2 рази/день | 1 раз/день

Кількість документів на рік | 80 | 140 | 1080 | 510

Робочі місця

Контрольні місця

Начальник зміни

Диспетчер

Планово-диспетчерське бюро

Начальник цеху

Планово-диспетчерський відділ

Економічний відділ

Директор

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації задач розробки, узгодженні, поширення, пошуку та архівного збереження документів організації. Постійне збільшення обсягів інформації необхідної для прийняття правильного управлінського рішення призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Згідно даних компанії Delphi, 15% паперових документів втрачається без сліду і для їх пошуку співробітники гублять до 30% свого робочого часу. При переході до електронних документів і автоматизації документообороту зростання продуктивності працівників збільшуються на 25-50%, зменшується час обробки одного документу більше ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для збереження документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).

Інформаційна мова.

Обробка економічних задач закінчується складанням різних статистичних зведень, таблиць, відомостей, в яких інформація групується на основі певних систем класифікації та кодування. Саме тому вирішення більшості задач інформаційного забезпечення тісно пов’язується з вибором або побудовою інформаційної мови системи, використанням централізовано розроблених або створенням власних класифікаторів і шифрів інформації, що обробляється. Під інформаційною мовою розуміють такий засіб формалізованого опису техніко-економічних даних, який дозволяє використовувати в процесі обробки на ЕОМ зміст тих чи інших показників та повідомлень. Застосування інформаційної мови створює певні вигоди для автоматизованої обробки інформації. Інформаційні мови відрізняються від природних перш за все своєю однозначністю. Кожному змістовному значенню ставиться у відповідність лише одна послідовність знаків. Їх використання дозволяє в явній формі виразити об’єднання змістовних понять (наприклад, поняття виду - “загальні обсяги робіт” і “темп росту обсягів робіт”). Крім того, суттєво обмежуються можливості неоднозначності і надлишковості за рахунок вилучення синонімів і застосування чітких правил синтаксису, які визначають певний порядок розміщення знаків у записах. Синоніми - це декілька термінів, які використовуються для позначення одного і того ж об’єкту чи поняття (наприклад, “ввід в дію” і “ввід в експлуатацію”). Використання інформаційної мови також забезпечує усунення омонімії та полісемії. Омоніми - це два слова, які однаково вимовляються, але не мають між собою нічого спільного (наприклад, “замок” і “замок”). Полісемія означає перенесення найменування одного предмету на інший, який має з ним деякі спільні ознаки (наприклад, “бюро”).

Основні вимоги до інформаційних мов полягають у більшій строгості в порівнянні із природною, легкості у вивченні, а також