Access. Реляційні таблиці, запити, форми. Оформлення звітів

План

1. Реляційний запит.

2. Автозвіт.

3. Майстер звітів.

4. Конструктор звітів.

Теоретичні відомості

При проектуванні баз даних вирішуються дві основні проблеми:

Відомо три основних типи моделей даних: ієрархічна, сіткова і реляційна.

Ієрархічна модель даних організовує дані в виді деревовидної структури і являється реалізацією логічних зв’язків: відношень “рід-вид” або “ціле-частина”.

Дерево представляє собою ієрархію елементів, які називаються вузлами. Між одним вузлом і породженими вузлами існує відношення один-до-багатьох (багато-до-одного). Таким чином, ієрархічну структуру можна змінити до виду, який відображає ієрархічну БД. До основних недостатків такого виду моделі можна віднести наступне: складність відображення зв’язків багато-до-багатьох; ієрархія в значній мірі ускладнює операції включення інформації про нові об’єкти БД і знищення старої: доступ до любого вузла можливий тільки через кореневий.

В основу сіткової моделі даних покладені сіткові структури. Відмінна риса сіткової структури від ієрархічної заключається в тому, що любий елемент в сітковій структурі може бути зв’язаний з будь-яким іншим елементом. Прикладом являється сіткова структура, в якій між об’єктами існують два види взаємозв’язку: один-до-багатьох, багато-до-одного. Великою різницею між сітковою і ієрархічною моделями є те, що в сітковій моделі кожен запис може брати участь в будь-якому числі набору. Основний недостаток сіткової моделі заключається в її складності, а також в можливості втрати незалежності даних при реорганізації БД.

Якби інформація зберігалася тільки в таблицях, то для роботи з нею можна було б обійтися без спеціальних систем управління базами даних. На практиці доводиться мати справу з більш складними структурами, що утворені з багатьох зв'язаних таблиць.

Бази даних, що мають зв'язані таблиці, називають також реляційними базами даних.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо.

Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно і по записові з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля.

Унікальне поле – це поле, значення в якому не можуть повторюватися.

З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їхню унікальність і швидше виконує сортування по таких полях. Ключове поле – очевидний кандидат для створення зв'язків. Іноді ключове поле називають первинним ключем.

Як первинний ключ у таблицях часто використовують поле, що має тип Лічильник. Ввести два однакових значення в таке поле не можна по визначенню, оскільки приріст значення поля виробляється автоматично.

При створенні таблиць в Access можна задавати не лише первинні, а й вторинні ключі. Вторинні ключі відрізняються від первинних тим, що дозволяється дублювання їх значень.

Структура зв'язків між таблицями називається схемою даних.

Для створення зв'язків між таблицями СУБД Access 9х має спеціальне діалогове вікно, що називається Схема даних (Сервіс Схема даних).

У вікно Схема даних вставляють потрібні таблиці, а зв'язок між полями встановлюють шляхом перетягування імені поля з однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле.

Після перетягування відкривається діалогове вікно Зв'язку, у якому можна задати властивості зв'язку, що утвориться. Включення прапорця Забезпечення умови цілісності даних дозволяє захиститься від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких зв'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку. Щоб умова цілісності могла існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим і обоє полів повинні мати однаковий тип. Прапорець Каскадне відновлення зв'язаних полів і Каскадне видалення зв'язаних записів забезпечують одночасне відновлення чи видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній таблиці.

Діалогове вікно Схема даних наочно відображає зв'язки між таблицями. Щоб видалити зв'язок, треба виконати команду Delete або клацнути на лінії зв'язку правою кнопкою миші і скористатися командою Видалити контекстного меню. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв'язків.

Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори. У вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують зв'язки.

Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).

Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле i між якими є зв'язок по спільному полю, називаються реляційними.

Реляційними також є форми, запити i звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.

Для реляційного зв'язку використовують поля, в яких значення не повторюються, наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Виправляти * Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Записи з таблиці, що мають ключове поле, подаються на екран, відразу впорядковані за зростанням значень ключового поля.

Є такі терміни реляційних БД: