При редагуванні в головній таблиці можна вилучати записи лише тоді, коли певний запис не зв’язаний із записами підпорядкованих таблиць.

Звіти – це форми «навпаки». З їхньою допомогою дані видають на принтер у зручному і наочному виді.

Звіти, які формуються в Access, дуже подібні до форм. Вони мають ті самі області, що і форми: область заголовку і приміток, області нижнього і верхнього колонтитулів. Відмінність звітів і форм полягає в тому, що вони створюються лише для видачі на друк і не мають управляючих елементів для введення даних. Тому в звітах неможливо використовувати прапорці, списки та поля зі списком. Для звітів не можна встановити режим таблиці чи форми, для них доступний режим конструктора і попереднього перегляду за допомогою опції Предварительный просмотр команди Файл.

Розглянемо принципи формування звітів. 3вiти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їx на папір (рис. 7).

Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор (не для початківців); 2) майстер звiтiв; 3) автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Режим конструктора дуже подібний до аналогічного режиму для форм. Є лише одна відмінність: на панелі елементів управління для звітів є піктограма Конец страницы. Як правило, розбивку на сторінки Access виконує автоматично, але якщо використати цю піктограму, то можна це робити вручну відповідно до вимог користувача.

Верхній та нижній колонтитули сторінки виводяться відповідно зверху та знизу на кожній віддрукованій сторінці. Обидві ці області можна включати та виключати за допомогою команди Вид > Колонтитули.

Кожна з областей має певні властивості. Для перегляду властивостей області необхідно вибрати піктограму Властивості, а потім одну із смужок з назвою області звіту. За допомогою властивостей можна управляти формою звіту, який буде друкуватись, щоб у ньому не було розривів, порожніх рядків чи обрізаних даних.

Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:

Заголовок і примітка до звіту друкуються один раз на початку та в кінці звіту. Ці дві області можна включати та виключати за допомогою команди Вид > Заголовок/примітка звіту.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

Рис. 7. Зразок звіту.

Хід роботи

1. Запустіть програму Access i відкрийте БД, що містить таблиці Рейтинг та Адреси.

2. Відкрийте по черзі конструктори цих таблиць i зробіть поле Номер у них ключовим.

3. Створіть реляційний запит.

У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер, Група, Прізвище, ім'я, Вулиця з таблиці Адреси i поле Сума з таблиці Рейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтингу (поле Сума).

4. Запустіть запит на виконання i перегляньте результати.

5. Змініть тип запиту на утворення нової таблиці, утворіть її з назвою Облік.

6. Додайте в упорядковану за полем Сума таблицю Облік поле з назвою Місце (тип лічильник).

7. Перегляньте таблицю.

У кого зі студентів 5-й рейтинг?

8. Утворіть рядковий автозвіт на базі таблиці Облік.

Вікно БД * Закладка Звіти > Створити * Автозвіт рядковий * Облік > ОК.

9. Розгляньте звіт.

Виконайте команду Попередній огляд.

10. Розгляньте структуру звіту.

Перейдіть у режим конструктора.

11. Закрийте конструктор i збережіть звіт з назвою Звіт1.

12. Почніть створювати Звіт2 за допомогою майстра звітів.

Вікно БД > Закладка Звіти * Створити > Майстер звітів * Облік > ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти 13-18).

13. Сформуйте структуру звіту з таких полів i в такому порядку: Група, Прізвище, ім'я, Сума, Місце.

Вибирайте по черзі поля у вікні Доступні поля i натискайте на кнопку з позначкою > > Далі.

14. Задайте групування записів у звіт по полю Група i натисніть на кнопку Далі.

15. Упорядкування можете не задавати (Далі).

16. Задайте вигляд макета звіту.

Макет задайте ступінчастий, орієнтацію книжкову, увімкніть режим налаштовування ширини полів для розміщення звіту на одній сторінці (за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) > Далі.

17. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби (Далі).

Який стиль Ви вибрали?

18. Звіту дайте ім'я Звіт2, перемкніть звіт у режим перегляду i натисніть на кнопку Готово.

19. Розгляньте звіт i його структуру.

20. Змініть структуру звіту у режимі конструктора так, щоб покращити вигляд звіту:

а) клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву групи Група) i зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта;

б) зменшіть i вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти на свій розсуд;

в) перемістіть через буфер обміну об’єкт Група з верхнього колонтитулу в заголовок групи;

г) розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту;

д) задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів;

е) зробіть інші зміни на свій розсуд.

Постійно перемикайте режими Конструктор на Взірець i навпаки, щоб оглянути результати кожного кроку.

21. Перепишіть у зошит останній рядок звіту.

22. Покажіть викладачеві i збережіть звіт.

23. Закінчіть роботу. Здайте звіти.