запитів:
Oplaty_zz – проміжний запит з даними для перехресного запиту
Oplaty_zzp з даними для звіту Zvit про розподіл внесків платників по фондах,
Oplaty_zd – з даними, відібраними для діаграми, Oplaty_zk – проміжний запит, в якому міститимуться дані для наступного запиту Oplaty_zkm з інформацією, необхідною при формуванні квитанції;
дві форми: головна Oplaty_f і підпорядкована Platnyky_f;
чотири кнопки з макросами, з яких три послужать для запуску звітів з форми Oplaty_f, а один відкриє форму Platnyky_f для внесення даних про нового платника;
програмний модуль Kwytancia_pr, який під час натискання кнопки Kwytancia_kn дасть дозвіл на видачу квитанції, якщо платник має достатню (запрошену) суму грошей у даному фонді, або видасть відповідне повідомлення в противному випадку.
1.3 Створення таблиці засобами MS Access
За походженням інформації можна виділити три способи утворення таблиці на основі:
нових даних. Це найбільш поширений випадок, коли використовується інформація, зібрана на виробництві або з інших джерел. Перелік команд для утворення таблиці з новими даними розглядається нижче;
імпорту даних. В базу даних MS Access переносяться вже готові дані у вигляді таблиці, виготовленої за допомогою інших пакетів MS Office, таких, наприклад, як MS Word, MS Excel та інших. Можна імпортувати також таблиці – dbf-файли, створені ранніми версіями СУБД, що працюють під управлінням MS DOS, наприклад, dBASE, FoxPro, та інші таблиці. Імпортувати готову таблицю можна за допомогою команди Файл – Зовнішні дані – Імпорт з вікна інтерфейсу MS Access;
встановлення зв’язку з таблицею. В даному випадку БД буде використовувати поточну інформацію з таблиці інших пакетів MS Office, наприклад, MS Excel, або баз даних, не змінюючи зовнішню таблицю по суті. Цей спосіб вигідний тоді, коли в даній базі даних використовується інформація з зовнішньої таблиці або з таблиці іншої БД, яка регулярно обновлюється свіжими даними. Встановити постійний зв’язок із зовнішньою таблицею можна за допомогою команди Файл – Зовнішні дані –зв’язок з таблицями з вікна інтерфейсу MS Access.
Вертикальні графи (стовпці) таблиці називаються полями. Варто крайніми зліва таблиці ставити кодові поля (в нашому прикладі це – код платника і код фонду), правіше за ними – поля з іншими даними. Чим важливішою є інформація поля, тим воно повинно знаходитися ближче до лівого краю таблиці, це полегшить доступ до полів, які частіше переглядаються. Не варто включати в таблицю поле з порядковим № рядка, його можна просто визначити за допомогою засобів СУБД.
На відміну від інших таблиць, наприклад, MS Excel, поле повинно мати ім’я, яке є унікальним для даної таблиці. Ім’я поля може мати довжину до 64 будь-яких символів, крім таких:
. – точка,
! – знак оклику,
’ – зворотній апостроф,
[ ] – відкрита і закрита квадратні дужки.
Як правило, ім’я поля відображає зміст даних, які в ньому знаходяться, наприклад: Прізвище, Вага, Кількість і т.д. Не варто захоплюватися надмірною довжиною імені поля. Не слід розділяти складні імена пробілами, хоча вони і дозволені, замість них краще вживати символ підкреслювання. Для утворення імен полів не бажано використовувати букви кирилиці. Ці поради стосуються будь-яких інших імен внутрішніх об’єктів БД –таблиць, запитів і т.д, які можуть використовуватися в виразах.
Для підвищення “читабельності” таблиць варто використовувати підпис поля, який не регламентується, він застосовується замість імені під час відкриття таблиці для перегляду чи внесення змін.
Для зберігання даних використовуються такі типи полів:
текстове (символьне, літерне), довжиною до 255 символів;
поле MEMO, текст довжиною до 4096 байт;
числове, дійсні і цілі числа;
дата/час;
грошове, спеціальне числове поле;
лічильник, числовий ряд, значення якого починаються з 1 і не повторюються;
логічне, яке може приймати логічні значення Так або Ні;
поле об’єкта OLE – ім’я файлу, який містить рисунок;
гіперпосилання – ім’я зовнішнього файлу з даними або адреса Internet. Посилання на ім’я зовнішнього файлу має вигляд: # ім’я файлу або File: ім’я файлу. Адреса Internet має вигляд: http:// адреса Internet;
майстер підстановок, дозволяє переносити дані в це поле з інших таблиць. Оскільки дублювання даних у БД є недоцільним, його можна застосовувати, хіба-що, при перенесенні великооб’ємних даних (тексту) із вже непотрібних таблиць під час переорганізації БД.
Кожний тип поля даних має свій формат поля, який дозволяє встановлювати форму представлення даних.
На відміну від інших таблиць, наприклад MS Exsel, всі елементи даного поля є однотипними і мають однаковий формат.
Будь-яке поле даних таблиці можна задати як ключове. Таке поле характеризується тим, що його вмістиме ніде не повторюється в інших рядках таблиці. Отже, кожний елемент ключового поля є унікальним для нього. Як правило, ключовими роблять кодові поля, в нашому прикладі це можуть бути поля з кодами платників таблиці Platnyky_t і кодами назв фондів таблиці Fondy_t. Зазвичайно ключове поле служить для зв’язування двох різних таблиць з однаковими полями, хоча MS Access дозволяє виконувати цю процедуру і без встановлення ключового поля. Оскільки в таблиці Oplaty_t коди платників і коди назв фондів повторюються, тут ці поля не можуть бути ключовими.
Крім ключового, поле може бути індексним. Його встановлення дозволяє підвищити швидкість сортування даних цього поля за зростанням або спаданням та виконання пошукових операцій. Як правило, таблицю даних сортують один раз у потрібному полі при її виготовленні, після чого запам’ятовують. Повторне сортування великих таблиць в іншому полі приводить до переорганізації всієї таблиці, тому займає порівняно багато часу. В таких випадках замість повторного сортування варто призначати індексне поле.