Всі записи кожної окремої таблиці є однотипними, тобто однаковими за типом даних, які в них знаходяться. Тип даних кожного поля запису регламентований типом цього поля.

Таблицю можна внести тільки в готову БД за допомогою вікна База Даних, яке відкривається після виконання команд, воно показане на рисунку 1.2.

Це вікно містить перелік об’єктів, зазначених вище, та три кнопки-команди, назви яких залежать від вибраного об’єкта. Для об’єкта Таблиця команди мають такі назви: Відкрити, Конструктор, Створити. Крім того, робоче поле вікна має три такі розділи

Створення таблиці в режимі конструктора;

Створення таблиці за допомогою майстра;

Створення таблиці шляхом занесення даних.

За допомогою майстра можна створити таблицю запропонованої ним структури шляхом вибору зі списку.

Команда Створити відкриває вікно Нова таблиця, яке має 5 розділів:

режим таблиці;

конструктор;

майстер таблиць;

імпорт таблиць;

зв’язок з таблицями.

Три перші розділи вікна Нова таблиця, по суті, дублюють відповідні розділи вікна База Даних. Два останні розділи дозволяють імпортувати зовнішню таблицю або встановити з нею постійний зв’язок.

Нову таблицю власної структури рекомендується виготовляти в такому порядку: спочатку створити її структуру (макет) в режимі конструктора, після чого відкрити для занесення даних. Цю роботу можна виконати і в зворотній послідовності – почати з занесення даних, але тоді прийдеться користуватися абстрактними іменами полів (Поле1, Поле2 і т.д.), що може призвести до їх переплутування у великих БД.

На рисунку 1.2 показано вікно Таблиця Misjaci_t в режимі конструктора (на фоні вікон Microsoft Access та База даних). У його верхній частині розташовані 4 графи:

Ім’я поля для внесення імені поля, Тип даних для вибору типу поля за допомогою кишеньки у вигляді трикутничка, поверненого вниз (на рисунку кишенька не показана, її видно лише при встановленному курсорі в графу типу поля), Опис (для приміток, які необов’язкові) та крайню ліву (на рисунку в ній знаходиться трикутник, повернений вправо) – поле виокремлення рядка.

В нижній частині вікна зліва містяться перемикачі для вибору атрибутів поля таблиці (Формат поля, Число десяткових знаків і т. д.), вони ситуативні – приймають різні види та значення для кожного поля. Зправа знаходиться ситуативна підказка. В середній частині маємо два перемикачі: Загальні та Підстановка. На рисунку 1.2 встановлений перемикач Загальні. Підстановка служить для використання поля підстановки.

Вікно Таблиця Misjaci_t в режимі таблиці показано на рисунку 1.3. Крім двох заданих полів (Kod_m та Naz_m), таблиця має спеціальне поле (крайнє ліве), яке називається полем виокремлення запису. Маленький трикутник, який знаходиться в цьому полі вказує на поточний запис (на рисунку 1.4 поточним є 1-й запис). Номер поточного запису та загальну їх кількість видно в спеціальному полі внизу таблиці. Поруч знаходяться кнопки для зміни поточного запису та кнопка внесення в таблицю нового запису.

1.4 Приклад

Постановка задачі: каса, відома з прикладу розділу 1.2, за результатами роботи виготовила таблицю Excel, названу Oplaty.xls, її дані показані в таблиці 1.1. Необхідно створити базу даних Oplaty.mdb, в яку перенести ці дані у вигляді таблиці Oplaty_import, та виготовити і додати таблицю Misjaci_t.

Хорошим тоном ведення бази даних є її зберігання в спеціальному каталозі, тому під час виконня роботи утворимо каталог C:\BASE, куди і помістимо нашу БД. Почнемо з виготовлення таблиці Misjaci_t, команди виконаємо в такій послідовності:

вікно MS Access: команда: Файл, Створити;

вікно Створення файлу: команда Нова база даних;

вікно Файл нової БД: команда Нова папка;

вікно Створення папки: вхід у каталог C:\, ввід у поле імені BASE, команда Ok;

вікно Файл нової БД: вибір із списку та відкриття папки BASE, ввід у поле імені Oplaty.mdb, команда Створити;

вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;

вікно Нова таблиця: перемикач Конструктор, команда Ok;

вікно Таблиця в режимі конструктора: встановимо курсор (якщо він там не встановлений конструктором) у перший рядок графи Ім’я поля, введемо Kod_m;

вікно MS Access: команда Ключове поле, її кнопка має вигляд ключика від замка. При цьому у полі виокремлення рядка має появитися символ цього ключика так, як це показано на рисунку 1.3;

вікно Таблиця: перехід у графу Тип поля, вибір з кишеньки Лічильник;

вікно Таблиця: перехід у наступний рядок верхньої частини вікна, введення імені поля Naz_m та вибір з кишеньки його типу Текстовий. Корегування розміру поля в нижній частині вікна, введення числа 15 – такої кількості символів достатньо для назв місяців;

закриття вікна Таблиця в режимі конструктора, відповідь Так на пропозицію конструктора зберегти таблицю. Ввід імені таблиці Misjaci_t у запропоноване поле вводу;

вікно База даних: відмітка імені таблиці Misjaci_t, команда Відкрити;

вікно Таблиця в режимі таблиці: внесення імен місяців у родовому відмінку в поле Naz_m. Зауважимо, що поле Kod_m має тип Лічильник, тому вводити в нього порядкові номери місяців не потрібно, вони формуються автоматично;

вікно Таблиця: регулювання висоти та ширини видимої частини полів. Для цього необхідно помістити курсор на лінію рамки в рядку назв полів для ширини або – у стовпчику виокремлення запису для висоти (він набере форми лінії, паралельної до лінії рамки) і пересунути відповідну лінію в потрібному напрямку.

Після виконання вищеперелічених робіт таблиця Misjaci_t готова (вона показана на рисунку 1.4), закриємо її.

Залишимо відкритою базу даних Oplaty.mdb. Таблицю Oplaty_import