виготовимо в такій послідовності:
вікно MS Access, команди: Зовнішні дані, Імпорт;
вікно Імпорт, вибір типу *.xls, вибір із списку імені Oplaty.xls, команда Імпорт;
вікна кроків майстра імпорту таблиці:
встановити перемикач перший рядок – заголовки стовпців, команда Далі;
встановити перемикач помістити в новій таблиці;
встановити перемикач не створювати ключові поля;
у запропоноване поле ввести ім’я таблиці Oplaty_import, команда Готово;
вікно База даних, відзначити ім’я Oplaty_import, команда Відкрити, переглянути таблицю.
Імпортувати таблицю можна також у вікні Нова таблиця за допомогою команд:
вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;
вікно Нова таблиця: перемикач Імпорт таблиць, команда Ok, після чого одержимо вікно Імпорт і виконаємо вищеописані кроки майстра.
За допомогою буфера обміну можна перенести таблицю Oplaty.xls в базу даних, виконавши такі команди:
відкрити таблицю Oplaty.xls та виокремити її ту частину, яка містить дані;
головне меню MS Excel: команда Виправлення, Копіювати;
у відкритій БД вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;
виокремити всю одержану таблицю (без даних), для цього помістити курсор у поле виокремлення запису (крайнє зліва) і, утримуючи ліву клавішу миші, перетягнути вниз;
головне меню MS Access: команда Виправлення, Вставити;
ввести ім’я таблиці Oplaty_import.
Отже, наша база даних Oplaty готова, вона вже містить дві щойно виготовлені таблиці. Таблиця Misjaci_t матиме задані нами імена і типи полів, вона не потребує редагування. У таблиці Оплати_імпорт імена полів будуть абстрактними (Поле1, Поле2, ...), тобто такими, які запропонував майстер, усі поля будуть мати текстовий тип. Така таблиця невигідна для використання в БД, однак, враховуючи, що вона послужить лише для виготовлення таблиць Platnyky_t, Fondy_t та Oplaty_t, її не варто корегувати.
Закрити базу даних можна за допомогою команди Файл, Закрити з вікна MS Access або, закривши вікно База даних.
1.5 Запитання для самоперевірки
Назвіть фактори, які визначають структуру бази даних.
Перелічіть і коротко охарактеризуйте об’єкти бази даних.
Для чого служать таблиці бази даних?
Перелічіть і коротко охарактеризуйте джерела даних для таблиць.
Перелічіть вимоги до нормалізованих таблиць.
Дайте визначення поля та запису таблиці.
Перелічіть і коротко охарактеризуйте вимоги до імені поля таблиці.
Перелічіть і коротко охарактеризуйте типи полів таблиці.
Перелічіть і коротко охарактеризуйте засоби для імпорту таблиці.
Чим відрізняється режим перегляду від режиму конструктора таблиці?
2 Редагування таблиці
2.1 Зміна даних таблиці
Редагування даних таблиці в MS Access виконується подібно до інших пакетів MS Office за допомогою вікна Таблиця в режимі таблиці, показаного на рисунку 1.4.
Дані поля типу Лічильник формуються автоматично і не підлягають ручним змінам. Якщо частина записів таблиці була знищена і необхідно встановити нову нумерацію (підряд, без пропусків) залишених записів у цьому полі, то його слід знищити в режимі конструктора і встановити заново.
Використання БД має свою специфіку, яка полягає в підвищеній вимогливості до достовірності даних. Базу даних, як правило, веде адміністратор, який одноосібно за неї відповідає, тому всі зміни проводяться тільки з його відома і під його безпосереднім контролем. Як правило, база даних має копію, в яку вносяться зміни. В еталонну базу даних всякі зміни переносяться лише після ретельної перевірки.
Іншою особливістю БД є наявність порівняно великого об’єму інформації, тому основні труднощі полягають не стільки у виправленні, скільки у виявленні помилкових даних. У відкритій таблиці пошукові роботи виконуються з вікна MS Access за допомогою команд Виправлення, Пошук та Заміна.
2.2 Зміна структури таблиці
Структуру таблиці можна змінити з вікна Таблиця в режимі конструктора, показаного на рисунку 1.3. Слід пам’ятати, що зміні не підлягають ключові поля, які використовуються для зв’язування таблиць, поля, імена яких занесені в формули, та поля, задіяні в інших елементах БД, наприклад, у запитах, формах і т. д. Всякі маніпуляції з іменами та типами таких полів приводять до потреби в реконструкції бази даних. Перед редагуванням ключового поля треба зробити його звичайним.
Зміна типу та ширини поля може привести до повної або часткової втрати інформації.
Нижче описані основні роботи та засоби для їх виконання:
виокремити поле – встановити курсор у графу поле виокремлення рядка, при цьому курсор набирає вигляду поверненої вправо стрілки;
встановити або зняти помітку ключового поля – виокремити його ім'я і у вікні MS Access натиснути на кнопку Ключове поле;
змінити ім’я поля можна у вікні Таблиця в режимі конструктора;
вставити нове поле – встановити курсор у потрібному місці вікна Таблиця в режимі конструктора та з вікна MS Access вибрати команду Додати рядки;
вилучити поле – виокремити поле і з вікна MS Access вибрати команду Виправлення, Вирізати або натиснути клавішу DEL;
змінити тип поля – за допомогою кишеньки вибрати новий тип;
змінити підпис поля – в нижній частині таблиці відредагувати підпис поля;
змінити формат поля – в нижній частині таблиці вибрати потрібний формат.
Ширину та висоту видимої частини поля змінюють у вікні Таблиця в режимі таблиці шляхом пересування ліній – меж поля за допомогою курсора. Ці роботи виконуються для покращання візуального представлення даних таблиці.
2.3 Маніпуляція записами
До робіт, які вимагають маніпуляції записами належать фільтрація, сортування та
індексація даних, а також вставка і вилучення записів та зміна поточного запису. Розглянемо ці роботи.
Фільтрація даних застосовується для виконання пошукових робіт та відбору інформації, потрібної в даний момент для обробки. Є два види фільтрів: розширений та за виокремленим. Вікно розширеного фільтра показано на рисунку 2.1 (зправа внизу) на фоні вікна База даних разом з відкритою таблицею Oplaty_t, для фільтрування даних якої він застосований. Викликається це вікно з вікна MS Access командами