Ще один приклад. Нехай у таблиці Platnyky_t необхідно показати тільки ті прізвища, які мають букви ен всередині слова. Для виконання роботи відкриємо цю таблицю і з вікна MS Access виберемо команду Записи–Фільтр–Розширений фільтр. У вікні Фільтр перенесемо у його поле Priz, а в якості умови відбору поставимо Like "*ен*". Вікно Фільтр прийме вигляд, показаний но рисунку 2.2. На цьому ж рисунку зверху над вікном фільтра показана таблиця Platnyky_t після виконання команди Записи–Застосувати фільтр.

При застосуванні фільтра за виокремленим необхідно виокремити частину тексту і вибрати команду Фільтр за виокремленим. В окремих випадках цей вид фільтрування може виявитися простішим. Наприклад, якщо в таблиці Platnyky_t треба показати лише ті записи, де прізвища містять букви ен (умова попереднього прикладу даного розділу), то слід виокремити ці букви в полі Priz так як це показано на рисунку 2.3 і застосувати фільтр за допомогою команд Записи–Фільтр–Фільтр за виокремленим. Таблиця Platnyky_t буде виглядати так само як на рисунку 2.2.

Сортування даних у вибраному курсором полі таблиці виконується з вікна MS Access за допомогою команди Записи–Сортування–За спаданням (або За зростанням).

Індексування даних поля виконується в Таблиці, відкритій в режимі конструктора шляхом вибору з кишеньки Так або Ні навпроти напису Індексоване поле. Індексована таблиця має такий самий вигляд, як посортована. Різниця тут полягає в тому, що на магнітному диску таблиця не змінюється, при індексації комп’ютер запам’ятовує лише новий (ніби посортований) порядок слідування даних у індексному полі та номери записів, до яких вони відносяться. За рахунок індексування пошукові операціїї в таблиці швидше виконуються.

Вставка нового, вилучення непотрібного та зміна поточного запису виконується в режимі перегляду таблиці. Цю роботу можна виконувати декількома способами, один з них описаний нижче. Інший спосіб – з вікна MS Access за допомогою підкоманд команди Записи.

2.4 Робота з таблицями

Знищення, переіменування та копіювання таблиць та баз даних виконується за загальними правилами пакета MS Office. Для знищення таблиці відзначають її ім’я і натискають клавішу DEL або використовують команду Виправлення–Вирізати з вікна MS Access. Можна, також, скористатися командою Вилучити з контекстного меню. Для переіменування на відзначене ім’я таблиці встановлюють курсор (при цьому змінюється колір поля імені) і редагують його. Для переіменування та копіювання таблиці можна скористатися командами Виправлення–Копіювати та Вставити з вікна MS Access або з контекстного меню.

Для перенесення таблиці в іншу БД необхідно її відзначити, тоді з вікна MS Access скористатися командою Файл–Зберегти як експорт. У вікні Збереження об'єкта встановити перемикач У зовнішньому файлі та вибрати зі списку ім’я нової БД. Дану команду можна застосувати також для копіювання та переіменування таблиці. Крім того, ця команда дозволяє експортувати таблицю в файл іншого типу, наприклад, Excel (*.xls). Перенесення таблиці з зовнішнього файлу (імпорт таблиці) розглядалося в розділі 1.

2.5 Приклади

Постановка задачі: база даних Oplaty.mdb містить таблицю Oplaty_import, імпортовану з файлу Oplaty.xls, тобто одержану після робіт, виконаних у прикладі розділу 1. Необхідно на її основі створити три таблиці: Platnyky_t, Fondy_t і Oplaty_t.

Для виконання роботи у вікні База даних скопіюємо таблицю Oplaty_import три рази (один раз виконаємо команду Виправлення–Копіювати та три рази – Виправлення–Вставити), одержимо три нові однакові таблиці. Назвемо їх, відповідно, Platnyky_t, Fondy_t та Oplaty_t. Відкриємо таблицю Platnyky_t в режимі таблиці та знищимо зайві записи, залишимо лише по одному екземпляру прізвищ платника. Перейдемо в режим конструктора за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів. Додамо два нові поля: Kod_p (код платника) та Foto для занесення в нього фотографій кожного платника. Фотографії можуть знадобитися касиру при виконанні грошових операцій, адже платники не тільки вносять гроші, але й забирають. Переіменуємо (замінимо більш короткими) поля Priz, Ім і Adr та знищимо решту. Виберемо з кишеньки типи полів: Kod_p – Лічильник, Foto – Об'єкт OLE та Текстовий – решту. Поле Kod_p зробимо ключовим, подібно до того, як ми це зробили при виготовленні таблиці Misjaci_t – при встановленому в цьому полі курсорі натиснемо клавішу Ключове поле. Після цього таблиця Platnyky_t набере вигляду, показаного на рисунку 2.4.

Таблицю Fondy_t відредагуємо так само, доповнимо її ключовим полем Kod_f (код фонду), замінимо ім’я поля Naz_f і решту знищимо.

Запишемо хід виконання робіт у вигляді переліку назв вікон, після кожної з яких перелічимо команди та інші використані елементи вікон для одержання таблиці Oplaty_t. Задачу виконаємо в два етапи, на першому створимо таблиці:

вікно MS Access: команда Відкрити;

вікно Відкриття файлу БД: вхід у каталог BASE, відзначити файл Oplaty, команда Відкрити;

вікно База даних: перемикач Таблиця, відзначити таблицю Oplaty_import;

вікно MS Access: команда Виправлення–Копіювання;

вікно MS Access: команда Виправлення–Вставити;

вікно Вставка таблиці: занести в поле ім’я Platnyky_t;

повторити команди 5, 6 для таблиць Fondy_t та Oplaty_t;

вікно База даних: відзначити по черзі імена нових таблиць, відкрити та переглянути їх за допомогою команди Відкрити.

На другому етапі внесемо в таблиці зміни за допомогою команд:

вікно База даних: виокремити таблицю Platnyky_t,