Практичне занняття

Створення форм для введення даних

Мета: вивчити різні методи створення форм для вводу даних

Access дозволяє організувати зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з даними за допомогою форм. Формами називаються діалогові вікна, що настроюються, зберігаються в базі даних у вигляді об'єктів спеціального типу. Форми Access є об'єктами бази даних, так само, як таблиці і запити. Форми використовуються в додатку для введення і відображення даних. Формами можна управляти програмно з помошыо процедур на VBA.

Форми надають зручніший спосіб перегляду і правки даних в таблицях, чим режим Таблиці. Форми містять так звані елементи управління, за допомогою яких здійснюється доступ до даних в таблицях. Елементами управління є текстові поля для введення і правки даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, написи, а також рамки об'єктів для відображення графіки і об'єктів OLE. Створення форм, що містять необхідні елементи управління, істотно спрощує процес введення даних і дозволяє запобігти помилкам.

Форми Access надають функціональні можливості для виконання багатьох завдань, які не можна виконати іншими засобами. Форми дозволяють виконувати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, і забезпечують доступ до даних в зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм.

1. Автоматичне створення форми на основі таблиці або запиту

Access пропонує декілька способів створення форм. Найпростішим з них є використання засобів автоматичного створення форм на основі таблиці або запиту. Автоматично створювані форми (автоформи) бувають трьох видів: організовані "в стовпець" (Columnar), стрічкові (Tabular) і табличні (Datasheet).

Щоб створити форму за допомогою засобу автоматичного створення форм:–

натисність ярлик Форми (Forms) у вікні База даних (Database) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Нова форма (New Form)–

в списку діалогового вікна Нова форма виділіть один з елементів:
Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar), Автоформа: стрічкова (AutoForm: Tabular) або Автоформа: таблична (AutoForm: Datasheet). –

У полі із списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Нова форма, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть бути використані як джерело даних для форми. Клацніть лівою кнопкою миші по кнопці із стрілкою, щоб розкрити список, і виберіть в нім потрібний елемент. –

Натисніть кнопку ОК.

В результаті буде автоматично створена і відкрита форма вибраного вигляду. Щоб створену форму можна було використовувати надалі, її необхідно зберегти. Для збереження форми виберіть команду Файл, Зберегти (File, Save) або натисніть на кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Стандартна (Standard). У полі Ім'я форми (Form Name) діалогового вікна Збереження (Save As) введіть потрібна назва і натисніть кнопку ОК.

Вид автоматично створеної форми визначає спосіб відображення даних. Записи з джерела даних в табличній формі відображаються у вигляді таблиці; у формі "в стовпець" кожен запис відображається у вигляді набору елементів управління, відповідних полям запису, розташованим в один стовпець; у стрічковій формі — в один рядок. Автоматично створена форма включає всі поля у вибраному джерелі даних.

Для будь-якої форми можна вибрати один з трьох режимів відображення даних: Проста форма (Single Form), Стрічкова форма (Continuous Form), Таблиця (Datasheet). Щоб змінити режим відображення даних, відкрийте форму в режимі Конструктора, потім відкрийте вікно властивостей форми, і виберіть відповідний елемент в списку, що розкривається, Режим за умовчанням (Default View).

2. Створення форми за допомогою Майстра

Іншим простим і швидким способом створення форми є використання Майстра форм. За допомогою Майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці і складніші форми на основі декількох таблиць і запитів, що мають підлеглі форми. Набагато простіше і швидше створювати форми за допомогою Майстра, а потім удосконалити їх в режимі Конструктора. Тому Майстер форм корисний не тільки користувачам, що починають, але і професійним розробникам.

Майстер форм розбиває процес створення форми на декілька етапів. На кожному етапі потрібно встановити певні параметри в одному з діалогових вікон Майстра, кожне з яких визначає один крок створення форми. Якщо на якому-небудь кроці була допущена помилка або виникла необхідність зміни встановлених параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку Назад (Back). Крім того, у будь-який момент можна нажинати кнопку Відміна (Cancel) для відмови від створення форми і повернення до вікна бази даних.

Щоб за допомогою Майстра створити просту форму, що не містить підлеглих форм:–

Клацніть по ярлику Форми (Forms) у вікні База даних (Database) і натисніть кнопку Створити (New) на панелі інструментів вікна бази даних або клацніть по ярлику Створити форму за допомогою майстра (Create form by using wizard), що знаходиться на початку списку існуючих форм в базі даних. З'явиться діалогове вікно Нова форма (New Form) (рис. 1).

Рис. 1 Діалогове вікно Нова Форма–

У списку діалогового вікна Нова форма (New Form) виділите елемент Майстер форм (Form Wizard).–

У полі із списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Нова форма (New Form), відображаються імена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть бути використані як джерело даних для форми. Розкрийте цей список і виберіть бажану таблицю. Натисніть кнопку ОК. З'явиться перше діалогове вікно Майстра форм (рис.2).

Рис.2. Перше діалогове вікно Майстра форм

4. У списку Доступні поля (Available Fields) цього діалогового вікна відображаються всі поля вибраної на попередньому кроці таблиці або запиту. Додавання полів у форму дозволить редагувати дані вибраної таблиці. Щоб додати в створювану форму тільки деякі поля, виділіть кожне з