Задача 7. Виготовити форми для перегляду вмісту таблиць з даними та доповнення БД відомостями про нових працівників. Забезпечити форму засобами запуску звітів та внесення в базу нових даних.

Задача 8. Виготовити поштову наклейку з відомостями про працівників. Додати напис, що працівник є ветераном праці, якщо він працює більше ніж 25 років.

Задача 9. Скласти програми для видачі звітів.

2.Теоретичні відомості

2.1.Програмування таблиць

Для запуску MS Access та утворення нової бази даних слід виконати такі команди операційної системи Windows:

Вікно Робочий стіл: Пуск – Програми – Microsoft Office – Microsoft Access;

Вікно інтерфейсу MS Access: Файл – Створити;

Вікно Створення файлу: Створення нової бази даних;

Вікно Файл нової бази даних: вибір зі списку імені потрібної папки, внесення у поле вводу імені, команда Створити.

Виконання цих команд приводить до появи на тлі вікна інтерфейсу MS Access вікна База Даних.

На рисунку 3.2 показано вікно Таблиця Misjaci_t в режимі конструктора (на фоні вікон Microsoft Access та База даних). У його верхній частині розташовані 4 графи:

Ім’я поля для внесення імені поля, Тип даних для вибору типу поля за допомогою кишеньки у вигляді трикутничка, поверненого вниз (на рисунку кишенька не показана, її видно лише при встановленному курсорі в графу типу поля), Опис (для приміток, які необов’язкові) та крайню ліву (на рисунку в ній знаходиться трикутник, повернений вправо) – поле виокремлення рядка.

В нижній частині вікна зліва містяться перемикачі для вибору атрибутів поля таблиці (Формат поля, Число десяткових знаків і т. д.), вони ситуативні – приймають різні види та значення для кожного поля. Зправа знаходиться ситуативна підказка. В середній частині маємо два перемикачі: Загальні та Підстановка. На рисунку 3.2 встановлений перемикач Загальні. Підстановка служить для використання поля підстановки.

2.2. Програмування запитів

Викличемо вікно конструктора запиту з вікна База даних командами:

об’єкт Запити – Створити;

вікно Новий запит – Конструктор.

В результаті появляється вікно Конструктора таблиці, на тлі якого знаходиться вікно Додати таблицю. Відзначимо таблицю Постачальник натиснемо кнопку Додати. Закриємо вікно Додати таблицю командою Закрити.

У вікні Конструктора таблиці, яке залишилося і яке показане на рисунку 3.6, з таблиці Постачальник перенесемо в середню частину запиту два поля: Код виробу, Постачальник . Перед полем Код виробу у запиті зробимо напис Kilkist: (з двокрапкою), бо ми в цьому полі надіємося мати іменно кількість, цей напис стане іменем даного поля запиту. Для даного випадку (для підрахунку кількості записів) не має значення яке поле вносити, можна було і дату. Дочекаємося, коли конструктор надасть цим полям назви: Выражение1: і Выражение2: (з двокрапками) – для цього необхідно перенести курсор у інше поле запиту, та замінимо ці абстрактні імена на, відповідно, Код виробу, Постачальник.

Для виклику рядка Групова операція скористаємося командою Групування з вікна MS Access або контекстного меню, її кнопка має вигляд букви У. При цьому курсор повинен бути встановленим у нижній частині вікна запиту. У полі Kilkist цього рядка виберемо з кишеньки групову операцію Count – підрахунок кількості записів. У полі Rik рядка Умова відбору запишемо вираз Код виробу –код поточного виробу. Закриємо запит, запишемо його ім’я Постачальник і запит готовий.

2.3.Виготовлення запитів для звіту

Для формування звіту мусимо мати, як мінімум, два запити. Перший слугуватиме цілям підготовки даних для перехресного запиту, в режимі конструктора. У його верхній частині містяться три таблиці з готовими зв’язками, перенесені туди за допомогою вже знайомого нам вікна Додавання таблиць.

Для виготовлення другого – перехресного запиту у вікні База даних виберемо перемикач Запити і команду Створити. Потім у вікні Новий запит відмітимо напис Перехресний запит та виконаємо команду Ok. Ці дії приведуть до появи майстра перехресного запиту, нам тільки залишається уважно придивлятися до його пропозицій і виконувати потрібні операції.

2.4. Виготовлення звітів

Щоб представити в друкованому вигляді інформацію з БД використовуються звіти, які маюсть певні переваги над таблицями та запитами.

Попри зображення вмісту полів із таблиць чи запитів, у звітах також можна вираховувати різні сумарні значення

За допомогою звітів можна гарно оформлювати різні документи, що є необхідним в тих чи інших сферах професійної діяльності

Для відображення основних даних та вирахуваних сумарних значень у звітах можна використовувати наступні можливості:

Здійснення обрахувань будь-якої складності з інформацією, яка знаходиться не тільки в одній а навіть в різних групах даних.

Використовування ієрархічної структури у відображенні груп даних (в структурі може знаходитись до 10 рівнів).

Друк верхнього та нижнього колонтитулів на кожній сторінці звіту.

Для звіту можна встановлювати текс заголовку та приміток.

В кожній групі даних можуть бути власні заголовки та примітки.

Крім перерахованих можливостей, к звітах (аналогічно до створення форм) використовуються також вставлені малюнки та об’єкти, а також підчинені звіти.

2.5. Виготовлення форм

Основними режимами створення будь-якої форми є Конструктор та Майстер форм.

Робота з майстром форм.

Якщо в будь-якому полі таблиці використовується підстановка, то при додаванні такого поля у форму майстер створення форм автоматично встановлює режим відображення таким чином, щоб замість реального значення в даному полі використовувалася підстановка. З іншої сторони, при розробці форми в режимі конструктора подібне використання підстановки буде важко реалізувати, так як в цьому випадку прийдеться змінювати значну кількість властивостей того елементу, а якому повинно відображатися значення підстановки.

На першому етапі роботи