або контекстного меню, її кнопка має вигляд букви У. При цьому курсор повинен бути встановленим у нижній частині вікна запиту. У полі Кількість цього рядка виберемо з кишеньки групову операцію Count – підрахунок кількості записів. Запит готовий.
3.3.2 Виготовлення запитів для звітів
Для формування звіту мусимо мати, як мінімум, два запити. Перший слугуватиме цілям підготовки даних для перехресного запиту. Назвемо його – Індифікаційні дані, Спеціальність запит для звіту. У його верхній частині містяться три таблиці з готовими зв’язками, перенесені туди за допомогою вже знайомого нам вікна Додавання таблиць.
У нижнє вікно запиту перенесені поля, необхідні для звіту: спеціальност, дата влаштування на роботу, табельний номер, освіта. Для виготовлення другого – перехресного запиту Динаміка розвитку вікні База даних виберемо перемикач Запити і команду Створити. Потім у вікні Новий запит відмітимо напис Перехресний запит та виконаємо команду Ok. Ці дії приведуть до появи майстра перехресного запиту, нам тільки залишається уважно придивлятися до його пропозицій і виконувати потрібні операції.
3.4. Виготовлення звітів
Виготовлення звіту Працівники. Нагадаємо, що звіт повинен відображати розподіл внесків платників по фондах. Вся необхідна інформація для нього відібрана за допомогою перехресного запиту Працівники.
Виготовимо звіт, назвемо його Освіта. Скористаємося майстром, виконаємо такі команди:
вікно База даних: команда Створити;
вікно Новий звіт. Виберемо зі списку майстра і запиту Освіта, як джерела інформації. Команда Ok;
вікно Створення звітів, перший крок майстра: на пропозицію вибрати імена полів натиснемо подвійну стрілку вправо – всі поля. Це вікно дозволяє підключити до звіту інші таблиці та запити, але в даному випадку вони нам не потрібні, тому цю пропозицію майстра залишимо без уваги;
на другому кроці пропонується додати рівень групування. Так як усі наші дані вже згруповані за прізвищами платників, то і цю пропозицію майстра ми могли би залишити без уваги. Проте, додамо поле назва родовища, це дозволить підсумувати дані не тільки для (показати після) кожного прізвища, але й для всіх платників загалом. Потім у режимі конструктора ми проміжні підсумки вилучимо, як непотрібні, а останній (останній рядок звіту – Всього по вертикалі) залишимо;
у своєму третьому вікні майстер пропонує встановити порядок сортування рядків. Заглянувши в кишеньку, ми не знайдемо там поля з прізвищами, які варто було б представити в алфавітному порядку, тому залишимо все без зміни. Натиснемо кнопку Підсумки;
проміжне вікно Підсумки – майстер дозволяє вибрати види групових операцій у кожному стовпчику звіту. Нагадаємо, що в нас є чотири стовпчики: три з назвами фондів та четвертий підсумковий для кожного рядка. Виберемо операцію типи працівників підсумовування навпроти назви кожного стовпчика. Встановимо перемикач у стан Показати дані і підсумки. Обчислювати проценти нам не потрібно, тому відповідний вмикач не активізуємо. Команда Ok;
повернення у вікно Створення звітів, натиснувши на кнопку Далі, вийдемо на четвертий крок майстра, де він пропонує вибрати зручний макет звіту за допомогою групи перемикачів. В нашому випадку тип макету не має особливого значення, залишимо – Ступінчастий. Інша група перемикачів дозволяє вибрати орієнтацію, наш звіт не надто широкий, тому підходить Книжна. Залишимо ввімкненим вмикач Налагодити ширину полів для розміщення на одній сторінці;
на п’ятому кроці можна вибрати стиль, виберемо Чорно-білий;
за шостим і останнім разом майстер пропонує ввести у відповідне поле назву нашого звіту, напишемо – спеціальност. Крім того, встановимо перемикач у стан Перегляд, щоб оцінити роботу майстра та визначити які треба буде зробити зміни в режимі конструктора. Кнопка Готово.
вікно освіта в режимі перегляду.
Виготовлений майстром звіт потребує корегування, виконаємо такі роботи:
корегування заголовка звіту, заміна напису на Індифікаційні дані. Корегування примітки звіту – виконання державною мовою напису про підсумки, перенесення напису вправо ближче до чисел.
написання державною мовою назви поля підсумків у верхньому колонтитулі;
знищення примітки групи, заголовка групи та нижнього колонтитула;
зміна формату чисел на З розділювачами розрядів;
зняття рамок у всій таблиці;
зміна висоти і ширини полів, типів та висоти шрифтів у написах.
Коли звіт у режимі конструктора, то можна виконати певні зміни. Корегування напису виконується шляхом його виокремлення, встановлення на ньому курсора і виконання робіт так, як це робиться в інших редакторах текстів. Для перенесення напису необхідно його перетягнути на нове місце. При перетягуванні групи відзначених елементів курсор повинен набрати вигляду п’ятірні, одного – вказівного пальця. Знищення цілого розділу виконується шляхом його виокремлення у стовпчику виокремлення розділу і виконання команди Виправлення–Вирізати з вікна MS Access або – натискання клавіші DEL. Висоту і ширину полів та розділів змінюють шляхом перетягування їхніх меж. Такі роботи як зміна формату чисел, зняття та встановлення рамок, зміна типів та висоти шрифтів у написах та інші виконуються в розділі Макет вікна Властивості. Це вікно для групи вибраних елементів (усіх числових полів звіту) викликається за допомогою команди Властивості, яку можна виконати у контекстному меню або з вікна MS Access, де його кнопка має вигляд таблички з рукою зверху. Вікно Властивості ситуативне, його вигляд змінюється залежно від елемента або їх групи, відзначених у момент його виклику.
На рисункупоказано вікна Панель елементів, воно викликається на екран з вікна MS Access командами Вигляд–Панель елементів або з контекстного меню. Кнопка команди має вигляд перехрещених молотка і гайкового ключа.
Звіт може містити будь-які елементи Панелі елементів, зокрема, наш звіт Звіт повинен мати поле з системною датою. Під час установлення поля звіт повинен бути відкритий в режимі конструктора.