1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)

2. Вибрати значок Створення запиту в режимі Конструктора (Create query in Design view) або натиснути кнопку Створити (New) та у вікні Новий запит (New Query) вибрати Конструктор (Design view) і натиснути на кнопку ОК.

3. У вікні Додавання таблиці (Show Table) вибрати одну або декілька таблиць або запитів для побудови нового запиту і натиснути кнопку Додати (Add). Для зручності вибору таблиць і запитів у вікні існують наступні вкладки: Таблиці (Tables), на якій відображається список таблиць; Запити (Queries), на якій відображається список запитів; Таблиці і запити (Both), на якій відображається список таблиць і запитів разом.

4. Після додавання всіх необхідних таблиць нажинати кнопку Закрити (Close) у вікні Додавання таблиці (Show Table).

5. Щоб додати поле в запит, необхідно в таблиці-джерелі у верхній частині вікна Конструктора запитів вибрати потрібне поле. Для додавання в запит всіх полів таблиці необхідно виділити поле, позначене зірочкою (*).

6. Двічі натиснути лівою кнопкою миші на виділеному полі. При цьому в нижній частині вікна Конструктора запитів в бланку запиту з'явиться стовпець, відповідний вибраному полю. Можна також додати поле у бланк запиту і іншим способом. Для цього потрібно натиснути на ліву кнопку миші на виділеному полі таблиці і перетягнути його в потрібне місце бланка запиту в нижній частині вікна Конструктора запитів і відпустити кнопку. Останній спосіб дозволяє розмістити поле в будь-яке місце бланка запиту. Приклад відбору полий для формування запиту в режимі Конструктора запитів приведений на рис. 2.

Рис.2. Приклад відбору полів для нового запиту в режимі Конструктора

Розглянемо призначення рядків в бланку запиту вікна Конструктора запитів.

У верхній частині бланка запиту знаходиться вузька область виділення. При установці курсора миші на область виділення він приймає форму стрілки вниз чорного кольору. Щоб виділити один стовпець поля запиту, потрібно клацнути лівою кнопкою миші на області виділення над відповідним полем. Для виділення декількох стовпців полів запиту потрібно нажинати на ліву кнопку миші на області виділення, потім, утримуючи кнопку миші, перемістити покажчик, виділивши таким чином потрібні стовпці і відпустити кнопку миші. Після виділення потрібних стовпців їх можна копіювати, переміщати або видаляти.

Рядок Поле (Field) призначено для вводу імені поля запиту і позначення поля-джерела даних або обчислюваного виразу. Звичайно ім'я поля запиту співпадає з ім'ям поля таблиці джерела даних, але поля запиту можна перейменувати, щоб точніше описати їх вміст. Це особливо корисно при визначенні нового обчислюваного поля або при розрахунках суми, кількості записів або інших підсумкових значень за даними існуючого поля. Для таких полів Microsoft Access сам вибирає імена, наприклад вираз (Expri). Вказати ім'я поля запиту можна перед ім'ям поля таблиці або перед виразом, розділивши їх двокрапкою (:). Зміна імені поля в бланку запиту приводить до зміни заголовка стовпця при перегляді запиту в режимі таблиці. Крім того, якщо на основі запиту створити новий об'єкт, такий як нова форма або звіт, в новому об'єкті буде використано нове ім'я поля. Ім'я поля базової таблиці при цьому не змінюється. Це ім'я також не змінюється у формах і звітах, які були створені на основі запиту до зміни імені поля. Імена полів в запитах повинні відповідати угодам про імена Microsoft Access.

Наступний рядок бланка запиту Ім'я таблиці (Tables) призначена для завдання імені таблиці – джерела даних. У кожному стовпці бланка запиту в цьому рядку розташовується поле із списком, в якому вказуються імена таблиць, включених в запит. Із списку для кожного поля запиту можна вибрати таблицю – джерело даних. Для обчислюваних полів указувати базову таблицю не обов'язково.

У рядку Сортування (Sort) можна вказати порядок сортування в даному полі. Вибрати порядок сортування можна за допомогою поля із списком, в якому містяться наступні значення: за збільшенням (Ascending), за зменшенням (Descending) і відсутній (Not sorted). За умовчанням у всіх полях запиту встановлюється значення (відсутній) (Not sorted). При вказівці порядку сортування в декількох полях Microsoft Access сортує записи в першу чергу по крайньому лівому стовпцю, а потім по кожному наступному зліва направо.

Щоб провести обчислення над значеннями полів, необхідно:

1. Натиснути на кнопку Групові операції (Totals) на панелі інструментів Конструктор запитів (Query Design). При цьому в бланку запиту над рядком Сортування (Sort) з'явиться рядок Групова операція (Total).

2. У рядку Групова операція (Total) для кожного поля запиту можна вибрати з поля із списком тип групової операції: Sum, Avg, Сount, Min, Max, StDev, Var, First, Last, Вираз (Expression), Умова (Where) або угрупування (Group by). Ці дії виконуються над значеннями зі всіх записів в запиті або для однієї або декількох груп записів. У рядок Умова відбору (Criteria) додаються умови відбору, що визначають дані, що беруть участь в розрахунках (рис.3).

У наступному рядку Вивід на екран (Show) бланка запиту відображається прапорець, який указує на те, чи виводитиметься відповідне поле запиту на екран при прогляданні запиту в режимі таблиці або при побудові на основі запиту форми або звіту. Прапорець виводу на екран зручно використовувати при необхідності включення в запит