Створення і друк звітів

Мета заняття: Освоїти основні прийоми створення та редагування звітів

1 Основні теоретичні відомості

Одним з основних завдань створення і використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access 2000 для цих цілей призначені форми і звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачем інформацію і оформити її у вигляді документів, які можна переглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Окрім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислені за початковими даними значення, наприклад, підсумкові суми.

Звіти і форми Access мають багато загального. Проте, на відміну від форм, звіти не призначені для введення і правки даних в таблицях. Вони дозволяють лише переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити початкові дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча в звітах можна використовувати такі ж елементи управління для вказівки стану перемикачів, прапорців і списків.

Звіт, як і форма, може бути створений за допомогою Майстра. Розділи звіту подібні до розділів форми і включають заголовок і примітки звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У примітках звіту часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані в звіт за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичною тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування і угрупування елементів управління в звіті виконується аналогічно форматуванню і угрупуванню елементів управління у формі. Форми можуть містити підлеглі форми, а звіти — підлеглі звіти.

1.1 Автоматичне створення звіту на основі таблиці або запиту

В Access існує декілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту (авто звіт у стовпець або стрічковий).

Щоб створити автозвіт:

1. На панелі об'єктів вікна База даних (Database) клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Новий звіт (New Report).

2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) слід вибрати формат автозвіту.

3 В полі із списком Новий звіт (New Report) слід вибрати джерело даних для звіту.

В результаті Access автоматично створить звіт на основі вибраного джерела даних, використовуючи вибраний. Автозвіт, створений з використанням будь-якого з цих форматів, включатиме всі поля і записи, наявні у вибраному джерелі даних.

Щоб зберегти звіт виберіть команду Файл, Зберегти (File, Save).

1.2 Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Майстер дозволяє створювати звіти, що містять поля з однієї або більше за таблиць або запитів.

Щоб створити простій звіт:

1. На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Новий звіт (New Report).

2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) виділите елемент Майстер звітів (Report Wizard).

3. У полі із списком Новий звіт (New Report) слід вибрати джерело даних та перейти за посиланням Далі.

4. За допомогою кнопки > по черзі перемістіть вибрані поля із списку Доступні поля (Available Fields) в список Вибрані поля (Selected Fields). Якщо звіт повинен включати дані з декількох таблиць, то необхідно повторити крок 3.

5. Вибираємо формат представлення даних. Натиснувши кнопку Вивести додаткові відомості (Show Me More Information) можна переглянути та вибрати різні способи групування даних, які Майстер звітів може автоматично застосувати до створюваного звіту.

6. Access дозволяє сортувати записи в межах групи по значенню довільного поля, при цьому сортування проводиться не більше ніж по чотирьох полях.

7. На завершення можна вибрати один з шести стилів макету звіту або створити свій власний для використання Майстром звітів.

1.3 Перетворення звітів

Звіти Access можна експортувати у формати документів інших додатків. Наприклад, звіт може бути перетворений в текстовий документ, документ Microsoft Excel, документ Microsoft Word формату RTF або в новий формат знімків звітів (snapshot). Після експорту із звітом можна працювати засобами відповідного додатку.

Перетворення звіту у формат документа Word

Access дозволяє перетворити створений звіт в документ Microsoft Word формату RTF. Щоб виконати таке перетворення:

1. Відкрийте звіт в будь-якому режимі.

2. Виберіть команду Сервіс, Зв'язки з Office, Публікація в MS Word (Tools, Links, Office Links, Publish It with MS Word).

В результаті в поточному каталозі буде створено файл формату RTF.

Перетворення звіту в Web-сторінки

Дляч перетворення звіту в Web-сторінку:

1. Клацніть правою кнопкою миші по потрібному звіту і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть команду Експорт (Export).

2. У діалоговому вікні Експорт об'єкту розкрийте список Типи (Save as Type) і виберіть елемент Документи HTML (HTML Documents).

3. У полі Ім'я файлу (File Name) вкажіть назва документа HTML.

Access запропонує вибрати шаблон документа HTML, який потрібно використовувати при перетворенні звіту. Щоб вибрати потрібний шаблон, в діалоговому вікні, що з'явилося, натисніть кнопку Огляд (Browse).

Звіт у форматі HTML буде збережено в поточному каталозі.

1.4 Режими роботи із звітами

Робота із звітами може відбуватися в трьох режимах: у режимі перегляду зразка Зразок (Layout Preview), в режимі попереднього перегляду Попередній перегляд (Print Preview) і в режимі Конструктора Конструктор (Design View). Вибрати режим роботи можна або за допомогою кнопки Вигляд (View) панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design), або за допомогою відповідної команди меню Вигляд (View)

Звіт,