Режим перегляду зразка Зразок (Layout Preview) є зручним засобом перевірки макету створюваного звіту. У цьому режимі у вікно перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту.

У режимі Конструктора можна розробляти звіти, модифікувати їх структуру, змінювати зовнішній вигляд, додавати і видаляти поля.

1.5 Зміна властивостей звіту і його елементів

Елементами звіту є розділи звіту і додані в них елементи управління. Звіт і кожен його елемент володіють цілим рядом властивостей, які визначають їх зовнішній вигляд, поведінку і дані, які вони відображають. Ці властивості доступні для зміни у вікні властивостей елементу. Щоб відобразити вікно властивостей звіту або його елементу:

1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора. Для цього у вікні База даних (Database) клацніть по ярлику Звіти (Reports) і виділіть звіт в списку звітів бази даних, потім натисніть кнопку Конструктор (Design).

2. Виділіть звіт або його елемент і натисніть кнопку Властивості (Properties) на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design).

Вікно властивостей якого-небудь елементу звіту або самого звіту містить п'ять вкладок, кожна з яких об'єднує однотипні групи параметрів. На останній вкладці представлені всі властивості елементу або звіту.

На вкладці Макет (Format) вікна властивостей звіту або його елементу згруповані властивості, що керують зовнішнім виглядом звіту або його елементу.

Вкладка Дані (Source) дозволяє вказати джерело даних для звіту або виділеного елементу управління, а також налаштувати їх використання.

За допомогою вкладки Події (Event) вікна властивостей звіту або його розділу можна визначити дії, що виконуються, коли відбуваються певні події, наприклад, відкриття або закриття звіту, його активація або виникнення помилок.

На вкладці Інші (Other) зібрані властивості, які не можна віднести ні до однієї з перерахованих груп властивостей.

На вкладці Всі (Аll) зібрано всі властивості звіту або його елементу, розміщені на чотирьох основних вкладках вікна властивостей.

Значення властивостей встановлюються або за допомогою текстових полів, або за допомогою списків, що розкриваються.

Окрім ручної настройки властивостей звіту і його елементів, Access дозволяє використовувати автоформат для швидкої зміни параметрів оформлення всіх елементів звіту.

1.6 Структура звіту

Розглянемо тепер основні розділи звіту і їх призначення. Розділи (sections) звіту включають заголовок звіту, примітка звіту, область даних звіту, а також верхній і нижній колонтитули сторінок звіту. Заголовок і примітка звіту, верхній і нижній колонтитули сторінки не є обов'язковими елементами структури звіту. Ці розділи можна додати або видалити із звіту за допомогою відповідної команди меню Вигляд (View) в режимі Конструктора.

Розділ заголовка звіту визначає висоту області заголовка звіту, яка може містити текст, графіку і інші елементи управління, які виводитимуться у верхній частині звіту. У багатосторінковому звіті розділ заголовка відображається тільки на першій сторінці.

Розділ області даних призначений для відображення записів джерела даних звіту. Цей розділ може містити елементи управління для відображення даних з кожного запису в джерелі – таблиці і запиті.

Розділ приміток звіту визначає висоту області примітки звіту і додається разом з розділом заголовка звіту. При друці багатосторінкового звіту примітка буде відображена тільки внизу останньої сторінки.

При друці багатосторінкового звіту вміст розділів верхнього і нижнього колонтитулів сторінок звіту виводиться на кожній сторінці.

1.7 Зміна розмірів звіту і розділів

Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою миші перетягніть праву межу звіту вліво або управо. При цьому горизонтальна лінійка, розташована у верхній частині вікна Конструктора звітів, допоможе встановити точну ширину звіту.

Щоб змінити розміри області якого-небудь розділу звіту, помістите покажчик миші на нижню межу області так, щоб він прийняв форму межі з двома вертикальними стрілками, і перетягніть його вгору або вниз. В цьому випадку вертикальна лінійка, розташована в лівій частині вікна Конструктора звітів, допоможе встановити точну висоту області розділу.

Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами областей розділів звіту.

1.8 Робота із звітом в режимі Конструктора

1.8.1 Форматування звіту

Щоб створити свій автоформат або налаштувати стандартний, на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design) натисніть кнопку Автоформат (AutoFormat), а потім в діалоговому вікні Автоформат (AutoFormat) – кнопку Настройка (Customize).

Створення і видалення елементів управління звіту

Access надає два прості методи створення елементів управління: з допомогою панелі елементів Панель елементів (Toolbox) і за допомогою кнопки Список полів (Field List).

Створення елементів управління за допомогою панелі елементів

Для додавання списку в який-небудь розділ звіту елементу без допомоги Майстра елементів переконаєтеся в тому, що на панелі елементів не натиснута кнопка Майстра (Control Wizards). На панелі елементів виберіть необхідний інстумент та виділіть область для представлення даних у звіті.

Після додавання елементу управління для його переміщення і зміни розмірів використовуються кутовий маркер переміщення і маркери зміни розмірів. Положення кутового маркера переміщення визначає значення властивостей елементу управління Від лівого краю (Left) і Від верхнього краю (Тор). Маркери зміни розмірів встановлюють значення властивостей елементу управління Ширина (Width) і Висота (Height).

Якщо кнопка Майстра (Control Wizards) натиснута, то деякі кнопки панелі елементів, при створенні елементу управління викликають Майстер елементів.

Створення елементів управління за допомогою кнопки Список полів

Не менш простим і зручним способом створення