Щоб створити елемент управління, пов'язаний з яким-небудь полем джерела даних для створюваного звіту (таблиці або запиту):

1. На панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design). натисніть кнопку Список полів (Field List).

2. Виділіть потрібне поле і за допомогою миші перетягніть його в область одного з розділів звіту.

3. У звіті з'явиться вибране поле з міткою, що містить назву поля таблиці або запиту. Тепер його можна переміщати і форматувати стандартними методами, використовуваними для модифікації елементів управління.

1.8.2 Видалення елементів звіту

Щоб видалити із звіту який-небудь елемент управління:

1. Виділіть елемент управління, клацнувши по ньому лівою кнопкою миші.

2. Натисніть клавішу <Del> або виберіть команду Правка, Видалити (Edit, Delete).

Щоб відразу видалити декілька елементів управління, виділіть їх, використовуючи клавішу <Shift>, і натисніть клавішу <Del> або виберіть команду Правка, Видалити.

1.8.3 Оформлення сторінок звіту

При створенні звіту важливо не тільки визначити дані, які повинні бути представлені в звіті, але і потрібним чином оформити звіт: правильно розбити його на сторінки, пронумерувати сторінки, виділити найбільш важливі дані.

Додавання розривів і нумерації сторінок

Якщо не всі потрібні дані знаходяться на одній сторінці, Access дозволяє вставити примусовий розрив сторінки, щоб не розривати групи даних і не порушувати структуру звіту. Для цього:

1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора.

2. На панелі елементів натисніть кнопку Розрив сторінки (Page Break). У тих областях звіту, де можна вставити розрив сторінки, курсор миші прийматиме вид маленького хрестика, до якого прикріплена сторінка.

3. Помістіть покажчик миші в те місце, де необхідно розірвати сторінку, і клацніть лівою кнопкою миші. З'явиться символ розриву сторінки.

Тепер вся інформація, розташована після вставленого розриву сторінки, виводитиметься на новій сторінці. При необхідності використання примусових розривів сторінок і в інших місцях звіту повторіть описану вище процедуру.

Вставлений розрив сторінки можна переміщати в межах всього звіту. Для цього виділіть його і за допомогою миші перетягніть в нове положення.

Щоб видалити розрив сторінки, виділіть його, клацнувши по ньому лівою кнопкою миші, або вибравши його назву в списку Об'єкт (Object) панелі форматування, і натисніть клавішу <Delete>, або виберіть команду Правка, Видалити (Edit, Delete).

Після того, як звіт потрібним чином розбитий на сторінки, їх потрібно пронумерувати. Access 2000 надає декілька можливостей нумерації багатосторінкових звітів. Номери сторінок можуть бути двох форматів, виводитися внизу або вверху кожної сторінки, використовувати різне вирівнювання. Для вставки номерів сторінок:

1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора.

2. Виберіть команду Вставка, Номери сторінок (Insert, Page Numbers).

3. У діалоговому вікні Номера сторінок (Page Numbers) встановіть потрібні параметри і натисніть кнопку ОК.

У розділі нижнього або верхнього колонтитулів (залежно від вибраного у вікні Номера сторінок (Page Numbers) значення) з'явиться текстове поле, джерелом даних якого буде вираз, що задає номер сторінки у вибраному форматі. Як і будь-яке інше текстове поле, номер сторінки можна переміщати і форматувати, змінювати його властивості і розмір.

Використання в звіті ліній і прямокутників

Щоб зробити звіт ефектнішим і наочнішим, можна використовувати в ньому лінії і прямокутники. За допомогою цих елементів можна виділяти заголовки і групи даних.

Щоб додати до звіту лінію відкрийте звіт в режимі Конструктора та виберіть на панелі елементів інструмент Лінія (Line).

Намальовану лінію можна переміщати, змінювати її розміри і властивості за допомогою тих же прийомів, що і будь-який інший елемент управління. Через меню Властивості (Properties) можна змінити форматування лінії.

Охопивши в прямокутник декілька елементів управління, можна виділити відповідну групу даних.

1.8.5 Створення в звіті обчислюваних полів

Обчислювані поля призначені для відображення в звітах значень виразів на основі початкових даних. Обчислювані поля в звітах можна використовувати для отримання підсумкових значень або проведення спеціальних обчислень, наприклад, щоб відобразити добуток кількості на ціну виробу.

1.8.6 Сортування і групування даних

Звіти стають зрозумілішими і структурованими, якщо дані в них організовані в групи і підгрупи. Щоб відкрити діалогове вікно Сортування і групування (Sorting and Grouping), відкрийте звіт в режимі Конструктора і натисніть кнопку Сортування і групування (Sorting and Grouping) на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design).

У цьому діалоговому вікні можна визначити поля або вирази, по яких Access групуватиме записи. Крім того, згруповані дані можна сортувати за зростанням або спаданням. Символ Сортування і групування (Sorting and Grouping) на кнопці виділення в лівій частині вікна вказує на те, що поле або вираз в сусідній колонці використовується для групування записів.

Access 2000 дозволяє групувати дані двома способами – по категоріях (при цьому кожній категорії повинне відповідати унікальне значення) і по діапазону значень, який може бути як числовим, так і алфавітним. При цьому для групування даних можна використовувати не тільки значення полів, але і вирази.

1.9 Застосування шаблону звітів

Як правило, звіти, що готуються по одній базі даних, повинні бути виконані в одному стилі. Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх подальших звітів необхідно:

1. У вікні База даних клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New).

2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) виберіть елемент Конструктор (Design View) і натисніть