За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення змісту документа з урахуванням інших форм взаємопов'язаних первинних документів, після чого визначається формат бланка уточненої форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов'язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:

Ш == Пл + Пп + Ш(з + г) + 0,5Вт + 2,2Вс,

де Пл, Пп — ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; ш — ширина одного символа; з — максимальна або найбільш імовірна кількість символів у рядку; г — кількість стовпців у документі; Вт і Вп — кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Аналогічно обчислюється довжина бланка:

Д = Пв + Пн + Поф + вс + 0,5 Гт + 2,2 Гп,

де Пв, Пн — висота чистого відповідно верхнього і нижнього поля бланка; в — висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів); с — кількість рядків; Гт, Гп — кількість горизонтальних ліній відповідно тонких і потовщених.

За знайденими значеннями ширини та довжини (Ш і Д) добирають придатний формат за стандартом з можливим коригуванням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Найчастіше використовуються такі стандартні формати, мм: 420х297; 297x210 210x148. За уточненим ескізом підготовлюється зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.

Організація документообігу, тобто проходження документів у процесі їх складання й обробки, має бути максимально простою відповідати таким основним принципам:*

своєчасної підготовки документів із широким використанням засобів автоматизації збору, реєстрації і передачі інформації;*

оптимізації шляхів їх проходження та раціональної обробки;*

взаємозв'язку документів і повноти охоплення всіх процесів виробничої діяльності конкретного об'єкта управління.

Для раціональної організації документообігу розробляються схеми потоків інформації по кожному підрозділу та об'єкту управління в цілому, аналізуються взаємозв'язки між різними потоками з використанням економіко-математичних методів. Наприклад, широке відомий метод аналізу та оптимізації внутрішніх документопотоків за допомогою транспортної моделі лінійного програмування. При цьому за критерій оптимальності беруть підсумкову кратність передач за маршрутами їхнього руху.

Список літератури:

1. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 для Windows 95. - СПб.: Питер, 1997.

2. Пінчук Н. С, Галузинський Г. П., Орленко Н. С. Інформаційні системи і технології у маркетингу. — К.: Вид-во КНЕу, 1999.

3. Ситник В. Ф. Писаревська Н. В., Єрьоміна Н. В. Краєва О. С. Основи інформаційних систем: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 1997.