Лабораторна робота № 1
Лабораторна робота №
Використання діаграм в звітах та здійснення обчислень в запитах
Мета: навчитися використовувати Microsoft Access для створення та використання бази даних.
Короткі теоретичні відомості:
Переважно звіти являють собою набори слів та чисел, організованих так, щоб полегшити сприйняття інформації. Але бувають випадки, коли словам і числам потрібно надати наглядності. Тоді і слід використати діаграми.
Для того щоб побудувати діаграму вам буде потрібно не менше двох полів (але й не більше шести). Одне поле повинно містити числові дані, які будуть графічно представлені в звіті, а друге – написи, що характеризують ці числа. При побудові діаграм можна використовувати таблицю або запит.
В основному вікні бази даних клікніть на вкладці Отчеты, а потім – на кнопці Создать.
Виберіть із списку пункт Мастер диаграмм.
Із списку, що відкривається Выбрать виберіть ім’я таблиці або запиту. Клікніть на кнопці Ok.
Виберіть числові і текстові поля, а потім клікніть на кнопці Далее.
Access покаже варіанти побудови графіків. Клікніть на потрібному зображені, а потім на кнопці Далее.
Майстер підкаже, як розмістити дані в діаграмі і дозволить внести необхідні зміни. Потім клікніть на кнопці Далее. (Хоч майстер заповнює поля самостійно, ви можете все поміняти місцями: перенести на графік поля, розміщені в правій частині вікна, змінити елементи діаграми, двічі клікнувши на них і т.д. клікніть на кнопці Образец, щоб подивитися, як буде виглядати діаграма на екрані. Якщо вам щось не сподобалсь, клікніть на кнопці Отменить і побудуйте новий графік).
Введіть ім’я нової діаграми і клікніть на кнопці Готово.
Для того, щоб таблиці не вміщували зайвих полів, можна скористатися так званим полем, що обчислюється. Поле, що обчислюється отримує інформацію від другого поля БД і виконує над нею деякі арифметичні операції. Фактично обчислюване поле може отримувати дані із декількох полів і комбінувати їх для створення абсолютно нового поля.
Для здійснення обчислення ви, як правило, просто вводите команди, як на калькуляторі, хіба що замість чисел використовуються імена полів. Основним елементом тут є символ квадратних дужок [], в які вводяться імена полів. Всі інші символи, які використовуються у виразі (наприклад, числа) Access вважає постійними величинами.
Приклад: піднялася ціна на 45%.
[Ціна]+[Ціна*0,45]
Ім’я кожного поля, яке використовується в розрахунку треба вводити вручну. Перетягувати ці імена із списку таблиці не можна, бо в цьому випадку буде додане саме поле, а не його ім’я.
Для того щоб ввести в поле, що створюється вирази з декількох таблиць, для кожного поля вкажіть ім’я відповідної таблиці.
Приклад: [ім’я таблиці]![ім’я поля]
Нове поле буде мати ім’я – Выражение 1. Для присвоєння полю іншого імені просто замініть Выражение 1 яким-небуть іншим. Крім зміни імені поля можна змінити і його формат. Для цього в режимі конструктора запиту клікніть правою кнопкою мишки на обчислюваному полі і із поля, що зявилося виберіть команду Свойства. В діалоговому вікні Свойства поля клікніть в полі Формат, а потім на кнопці списку, що розкриється. Із списку виберіть потрібний формат.
Access дозволяє проводити в одному запросі декілька обчислень. Нове поле може пиймати участь у створенні наступного поля. Зверніть увагу, якщо ви міняєте ім’я одного із полів, що приймає участь в подальших обчисленнях, то вам слід змінити і посилання на це поле.
Завдання:
На основі своєї БД:
Побудувати діаграму довільної форми, типу. Роздрукувати створену діаграму.
Створити додаткові полі, які б відображали результати обчислень.
Наприклад: Загальна сума=кількість товару*ціну
Створити форму звіту, яка би вміщувала декілька даних і результати операцій над ними.
Роздрукувати звіт.
