1 Створення бази даних
Створення бази даних. Загальна характеристика пакета Microsoft Access
Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access разом з іншими подібними програмами, такими як Microsoft Word та Microsoft Excel відноситься до сімейства Microsoft Office. Вона призначена для обробки баз даних (БД) реляційного типу. База даних цього типу складається з таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів. Таблиці є головним джерелом даних, вони можуть бути зв’язані між собою за допомогою спільного поля (стовпця). Це дозволяє ефективно використовувати оперативну та магнітну пам’ять ПК за рахунок уникнення повторення інформації, спростити процес обробки даних. Можливість зв’язування таблиць і дала назву базам даних, у перекладі з англійської relation означає зв’язок.
Одна з перших СУБД – dBASE була створена в 1970 році, вона поклала початок цілому сімейству систем: dBASE-Ш+, Карат, Пролог, Clipper, dBASE-IV, FoxPro. Від своїх попередників MS Access відрізняється функціонуванням під управлінням операційної системи типу Windows та використанням її інструментів.
Серед засобів Microsoft Access можна умовно виділити такі три типи:
основні, вони, власне, і призначені для виконання всіх робіт;
додаткові, які забезпечують покращання візуального сприйняття об’єктів системи (зміна типу та розміру шрифтів, кольору ліній та фону і т.п.);
дублюючі засоби, вони часто дублюють основні засоби обробки даних, що, звичайно, затрудняє вивчення системи.
Характер обробки інформаціїї в Access відбувається подібно до роботи з іншими пакетами сімейства Microsoft Office: практично всі команди виконуються за допомогою натискання відповідних кнопок. Специфікою СУБД MS Access є наявність порівняно великої кількості спеціальних вікон. Кожне вікно має власну, відмінну від інших, назву, яка знаходиться в лівому верхньому куті вікна. Назва вікна відповідає темі роботи, яка виконується з його допомогою. Крім назви та пояснювальних написів, вікно може мати:
кнопки-команди, при їх натисканні відбуваються певні дії;
кнопки-перемикачі, кожна має два стани: увімкнений, що відображається наявністю точки чи іншого значка навпроти відповідного напису, і вимкнений;
поля для вводу, наприклад, для введення імені таблиці, імені поля таблиці і т.д.;
списки для вибору запропонованих об’єктів, наприклад, імен полів таблиці чи запиту, імен стандартних функцій тощо.
Команди є головними елементами вікон. Перемикачі, поля для вводу та списки є параметрами команд, вони впливають на характер їх виконання та одержані результати.
1.2 Розробка структури БД
База даних зберігається в магнітній пам’яті як один файл. Ім’я файлу будується за загальними правилами, воно має стандартне розширення *.mdb (Microsoft Data Base). Не варто вживати літери кирилиці та символ пробілу для формування імен БД, хоча вони і дозволені. В окремих випадках це може привести до виникнення непорозумінь. Для прикладу, назвемо БД oplaty (від слова оплати), після запису в магнітну пам’ять вона дістане ім’я oplaty.mdb.
Перш, ніж утворювати БД, необхідно визначити її структуру, склад. Найважливішими її елементами є таблиці, саме в них зберігається вся первинна інформація. Від правильного оформлення та побудови таблиць залежить якість БД.
Таблиці моделюють технологічний об’єкт і головною вимогою до них є повне і адекватне відображення цього об’єкта. Не слід перевантажувати БД інформацією, яка не має відношення до теми. Хорошим тоном ведення БД є відсутність дублювання даних, бо при внесенні змін прийдеться дублювати (виконувати лишню) і роботу. Слід практикувати збереження головної і другорядної та конфіденціальної інформації в різних таблицях. Не варто захаращувати головну таблицю (з якою, звичайно, найчастіше прийдеться працювати) даними, які рідко використовуються.
Найпростіша БД може складатися з однієї таблиці. Проте, в цьому випадку доцільно скористатися більш простими засобами, наприклад, MS Excel або MS Word. Можливості Access найкраще проявляються при наявності декількох таблиць.
Наведемо приклад. Нехай фірма, назва якої "Каса № 6", обслуговує три банківські рахунки – фонди. Фірма вже почала діяти і на даний момент зібрала інформацію, яка зберігається в файлі Oplaty.xls, вона показана в таблиці 1.1. На основі поточних даних потрібно видавати такі документи:
квитанцію про прийняття або видачу грошей після кожної грошової операції;
звіт про поточний розподіл внесків платників по фондах;
діаграму підсумованої за кожний місяць поточного року кількості операцій.
Таблиця 1.1 – Відомості про оплати
Прізвище | Ім'я | Адреса | Назва фонду | Сума | Дата
Петренко | Петро | вул. Зелена, 6 | Фонд кредитної спілки
"Хрещатик" | 10,00 | 2000.11.16
Дрозд | Ольга | пл. Героїв, 23 | Туристський фонд "Гавайські острови" | 1.000,00 | 2000.12.08
Дрозд | Ольга | пл. Героїв, 23 | Фонд взаємодопомоги "Селяни" | 10.000,00 | 2000.12.25
Петренко | Петро | вул. Зелена, 6 | Фонд кредитної спілки "Хрещатик" | 10,00 | 2001.01.08
Сіренко | Степан | пер. Косий, 2 | Фонд кредитної спілки "Хрещатик" | 100,00 | 2001.01.09
Дрозд | Ольга | пл. Героїв, 23 | Туристський фонд "Гавайські острови" | 8,00 | 2001.01.16
Дрозд | Ольга | пл. Героїв, 23 | Фонд кредитної спілки "Хрещатик" | 1.100,00 | 2001.01.16
Як видно з таблиці 1.1, три платники виконали сім різних оплат. Оскільки два платники: Петренко Петро та Дрозд Ольга зробили по декілька оплат, маємо повторення їхніх прізвищ, імен та адрес. Повторюються і назви фондів. Подібне явище зустрічається порівняно часто в умовах виробництва. Наприклад, на складі готової продукціїї підприємства вироби одного виду направляються до різних споживачів, декілька підприємств є постачальниками багатьох комплектуючих деталей даного заводу, декілька видів тканини використовуються для пошиття багатьох різних моделей одягу і т.д.
Це приводить, по-перше, до перевитрати пам’яті з-за дублювання інформації, що стає особливо відчутним в умовах
