Таблиця 1.2 – Перелік прізвищ, імен та адрес платників

Код платника | Прізвище платника | Ім’я платника | Адреса

1 | Петренко | Петро | вул. Зелена, 6

2 | Дрозд | Ольга | пл. Героїв, 23

3 | Сіренко | Степан | пер. Косий, 2

Таблиця 1.3 – Перелік назв фондів

Код фонду | Назва фонду

1 | Фонд взаємодопомоги "Хрещатик"

2 | Туристський фонд "Гавайські острови"

3 | Фонд кредитної спілки "Селяни"

Таблиця 1.4 – Перелік оплат

Код платника | Код фонду | Сума оплати | Дата оплати

1 | 1 | 10,00 | 2000.11.16

2 | 2 | 1.000,00 | 2000.12.08

2 | 3 | 10.000,00 | 2000.12.25

1 | 1 | 10,00 | 2001.01.08

3 | 1 | 100,00 | 2001.01.09

2 | 2 | 8,00 | 2001.01.16

2 | 1 | 1.100,00 | 2001.01.16

В таблиці 1.2 кожен платник ідентифікований унікальним серед всіх платників кодом платника, який ніде (ні в одному рядку) більше не повторюється. Цим кодом можна користуватися для однозначного встановлення про якого саме платника йдеться. Він використаний у таблиці 1.4, але тут повторюється лише цей код, а не вся інформація про платника. Решту відомостей про платника можна знайти за його кодом з таблиці 1.2. Те саме стосується і назв фондів.

Пакет MS Access, на відміну від MS Exsel, оснащений засобами для автоматичного об'єднання даних з різних таблиць та запитів за допомогою спільних кодів і в цьому його перевага. Використовуючи її, запропонуємо внести у квитанцію не скорочений, а текстовий формат дати з назвою місяця. Тому нашу БД доповнимо таблицею 1.5 з назвами місяців у родовому відмінку і їхніми кодами.

Таблиця 1.5 – Назви місяців і їхніх кодів

Код місяця | Назва місяця

1 | січня

2 | лютого

3 | березня

4 | квітня

5 | травня

6 | червня

7 | липня

8 | серпня

9 | вересня

10 | жовтня

11 | листопада

12 | грудня

Таблиця 1.6 – Використання елементів БД

Назва функції | Елементи бази даних

Таблиці | Запити | Форми | Звіти

Зберігання даних | +++–––

Фільтрування, відбір даних за умовою | ++ | +++ | + | +

Пошук, редагування, доповнення даних | ++ | ++ | +++–

Наглядне представлення інформації БД | + | ++ | +++ | ++

Видача графічних даних БД (фото, логотип, і т.д.) | + | + | +++ | +

Виконання обчислень на основі інформації БД | + | +++ | +++ | +++

Групування даних – | +++ | + | +++

Видача друкованих документів | + | ++ | ++ | +++

Видача поштових наклейок––– | +++

Видача діаграм––– | +++

Отже, в нашому прикладі база даних oplaty буде складатися з чотирьох таблиць,

назвемо їх, відповідно: Платники_т - таблиця 1.2, Фонди_т - таблиця 1.3, Оплати_т - таблиця 1.4 і Місяці_т - таблиця 1.5.

Решта складників БД будуються на основі таблиць, їх призначення показано в таблиці 1.6, де знаком "+" відмічені види робіт, які можна виконувати за допомогою відповідного елемента. Чим більше плюсів має елемент БД, тим він приорітетніший (як вважає автор цього конспекта) для даної функції.

Таблиця Таблиця Таблиця Таблиця

Платники_т Фонди_т Оплати_т Місяці_т

Запит Форма Запит Запит Запит

Оплати_ зз Оплати_ф Оплати_знг Оплати_зк Оплати_зд

Форма

Запит Платники_ф Запит

Оплати_ззп Оплати_зкм

Звіт Квитанція Діаграма

Макрос Макрос Макрос Макрос

Звіт_м Платники_м Квитанція_м Діаграма_м

Рисунок 1.1 – Структура бази даних Oplaty.mdb

На рисунку 1.1 показана структура БД для нашого прикладу. Крім таблиць, у БД будуть знаходитися шість запитів, дві форми, три звіти (Звіт, Квитанція на основі поштової наклейки та Діаграма) і чотири макроси, з яких три послужать для запуску звітів з форми Оплати_ф, а один – для відкриття форми Платники_ф з метою внесення даних про нового платника. Запит Оплати_знг послужить для видачі інформації про наявність грошей платника в заданому фонді. На прикладі їх виготовлення і використання покажемо прийоми роботи з MS Access.

1.3 Структура (макет) таблиці

1.3.1 Поля таблиці

Вертикальні графи (стовпці) таблиці називаються полями. Варто крайніми зліва таблиці ставити кодові поля (в нашому прикладі це – код платника і код фонду), правіше за ними – поля з іншими даними. Чим важливішою є інформація поля, тим воно повинно знаходитися ближче до лівого краю таблиці, це полегшить доступ до полів, які частіше переглядаються. Не варто включати в таблицю поле з порядковим № рядка, його можна просто визначити за допомогою засобів СУБД.

На відміну від інших таблиць, наприклад, MS Excel, поле повинно мати ім’я, яке є унікальним для даної таблиці. Ім’я поля може мати довжину до 64 будь-яких символів, крім:

. – точка,

! – знак оклику,

’ – зворотній апостроф,

[ ] – відкрита і закрита квадратні дужки.

Як правило, ім’я поля відображає зміст даних, які в ньому знаходяться, наприклад: Прізвище, Вага, Кількість і т.д. Не варто захоплюватися надмірною довжиною імені поля. Не слід розділяти складні імена пробілами, хоча вони і дозволені, замість них краще вживати символ підкреслювання. На відміну від імені