внесення імені поля, Тип поля для вибору типу поля за допомогою кишеньки у вигляді трикутничка, поверненого вниз (на рисунку кишенька не показана, її видно лише при встановленному курсорі в графу типу поля), Опис (для приміток, які необов'язкові) та крайню ліву (на рисунку в ній знаходиться трикутник, повернений вправо) – поле виділення рядка. В нижній частині вікна зліва містяться перемикачі для вибору атрибутів поля таблиці (Формат поля, Число десяткових знаків і т. д.), вони ситуативні – приймають різні види та значення для кожного поля. Справа знаходиться ситуативна підказка. В середній частині маємо два перемикачі: Загальні та Підстановка.
Рисунок 1.3 – Вікно Таблиця в режимі конструктора
На рисунку 1.3 встановлений перемикач Загальні. Підстановка служить для використання поля підстановки.
Вікно Таблиця Місяці_т в режимі таблиці показано на рисунку 1.4. Крім двох заданих полів (Код_м та Наз_м), таблиця має спеціальне поле (крайнє ліве), яке називається полем виділення запису. Маленький трикутник, який знаходиться в цьому полі вказує на поточний запис (на рисунку 1.4 поточним є 1-й запис). Номер поточного запису та загальну їх кількість видно в спеціальному віконці внизу таблиці. Поруч знаходяться кнопки для зміни поточного запису та кнопка внесення в таблицю нового запису.
Рисунок 1.4 – Вікно Таблиця Місяці_т в режимі таблиці
1.6 Приклад
Постановка задачі: каса № 6, відома з прикладу розділу 1.2, за результатами роботи виготовила таблицю Excel, названу Oplaty.xls, її дані показані в таблиці 1.1. Необхідно створити базу даних Oplaty.mdb, в яку перенести ці дані у вигляді таблиці Оплати_імпорт, та виготовити таблицю Місяці_т.
Хорошим тоном ведення бази даних є її зберігання в спеціальному каталозі, тому під час виконня роботи утворимо корінний каталог BASE, куди і помістимо нашу БД. Почнемо з виготовлення таблиці Місяці_т, команди виконаємо в такій послідовності:
вікно MS Access: команда: Файл, Створити базу даних;
вікно Створення: перемикач Загальні, відмітити напис Нова база даних, команда Ok;
вікно Файл нової БД: команда Нова папка;
вікно Створення папки: вхід у каталог C:\, ввід у поле імені BASE, команда Ok;
вікно Файл нової БД: вибір із списку та відкриття папки BASE; ввід у поле імені Oplaty.mdb, команда Створити;
вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;
вікно Нова таблиця: перемикач Конструктор, команда Ok;
вікно Таблиця в режимі конструктора: встановимо курсор (якщо він там не встановлений конструктором) у перший рядок графи Ім'я поля, введемо Код_м;
вікно MS Access: команда Ключове поле, її кнопка має вигляд ключика від замка. При цьому у полі виділення запису має появитися символ цього ключика так, як це показано на рисунку 1.3;
вікно Таблиця: перехід у графу Тип поля, вибір з кишеньки Лічильник;
вікно Таблиця: перехід у наступний рядок верхньої частини вікна, введення імені поля Наз_м та вибір з кишеньки його типу Текстовий. Корегування розміру поля в нижній частині вікна, введення числа 15 – такої клькості символів достатньо для назв місяців;
закриття вікна Таблиця в режимі конструктора, відповідь Так на пропозицію конструктора зберегти таблицю. Ввід імені таблиці Місяці_т у запропоноване поле вводу;
вікно База даних: відмітка імені таблиці Місяці_т, команда Відкрити;
вікно Таблиця в режимі таблиці: внесення імен місяців у родовому відмінку в поле Наз_м. Замітимо, що поле Код_м має тип Лічильник, тому вводити в нього порядкові номери місяців не потрібно, вони формуються автоматично;
вікно Таблиця: регулювання висоти та ширини видимої частини полів. Для цього необхідно помістити курсор на лінію рамки в рядку назв полів для ширини або – у стовпчику виділення запису для висоти (він набере форми лінії, паралельної до лінії рамки) і пересунути відповідну лінію в потрібному напрямку.
Після виконання вищеперелічених робіт таблиця Місяці_т готова (вона показана на рисунку 1.4), закриємо її.
Залишимо відкритою базу даних Oplaty.mdb. Таблицю Оплати_імпорт виготовимо в такій послідовності:
вікно MS Access, команди: Зовнішні дані, Імпорт;
вікно Імпорт, вибір типу *.xls, вибір із списку імені Oplaty.xls, команда Імпорт;
вікна кроків майстра імпорту таблиці:
встановити перемикач перший рядок – заголовки стовпців, команда Далі;
встановити перемикач помістити в новій таблиці;
встановити перемикач не створювати ключові поля;
у запропоноване поле ввести ім'я таблиці Оплати_імпорт, команда Готово;
вікно База даних, команда Відкрити, переглянути таблицю Оплати_імпорт.
Імпортувати таблицю можна, також, іншим способом, а саме:
вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;
вікно Нова таблиця: перемикач Імпорт таблиць, команда Ok.
Отже, наша база даних Oplaty готова, вона вже містить дві щойно виготовлені таблиці. Закрити її можна за допомогою команди Файл, Закрити з вікна MS Access або – закривши вікно База даних.