Лабораторна робота

Розробки найпростіших БД

Мета: Отримати навики розробки найпростіших БД в середовищі Access

1 Теоретичні відомості

Система управління базами даних (СУБД)

Microsoft Access

Основні поняття MS Access.

Мета : познайомитися з основними поняттями MS Access.

MS Access – це система управління базами даних під управлінням Windows. MS Access входить в пакет Microsoft Office.

База даних (БД) призначена для зберігання і організації інформації, введення нових записів, зміни вже існуючих записів, вибірки і управління інформацією.

Запуск MS Access.

Пуск Програми Microsoft Access

або клацнути по значку в панелі Microsoft Office.

Завершення роботи MS Access.

Будь-яким із стандартних способів завершення роботи в Windows.

Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних, що має довільне ім'я і розширення .MDB

У цей файл входять основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси і модулі.

Об'єкти MS Access.

MS Access працює з наступними об'єктами:

таблицями

формами

запитами

звітами

Крім того, кваліфіковані користувачі можуть працювати ще з двома об'єктами: макросами і модулями.

Макрос – набір спеціальних макрокоманд (відкрити форму, надрукувати звіт).

Модуль – це програма, написана на спеціальній мові.

Таблиця є базовим об'єктом MS Access. Вся решта об'єктів є похідними і створюються тільки на базі раніше підготовлених таблиць. Таблиця – це об'єкт призначений для зберігання даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Звичайно кожна таблиця використовується для зберігання відомостей поодинці конкретному питанню.

Форма не є самостійним об'єктом MS Access, вона просто допомагає вводити, переглядати і модифікувати інформацію в таблиці або запиті.

Запити і звіти виконують самостійні функції. Запит – об'єкт БД, що дозволяє одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Звіт – об'єкт БД призначений для друку даних.

Кожен об'єкт MS Access має ім'я. Довжина імені не більше 64 символів, включаючи російські букви і пропуск (виключення – крапка і деякі спеціальні символи).

Поле – елемент таблиці, стовпець або осередок.

Запис – повний набір даних про певний об'єкт, в режимі таблиці це рядок.

З кожним об'єктом працюють в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:

1) оперативний режим – коли є видимим, змінюється, вибирається інформація;

2) режим конструктора – коли створюється, змінюється макет, структура об'єкту.

Крім того у файл БД входить ще один документ, що має власне вікно – Схема даних. У цьому вікні створюють, переглядають, змінюють і розривають зв'язки між таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити і звіти.

Вікно додатку MS Access і вікно БД.

1)Заголовок додатки MS Access;

2)Горизонтальне меню;

3)Панель інструментів;

4)Вікно бази даних:

а)заголовок вікна;

б)три командні кнопки: Відкрити, Конструктор, Створити;

г)шість вкладок по числу об'єктів: Таблиці, Запити, Формули, Звіти, Макроси, Модулі.

Якщо вибрана вкладка Таблиці, у вікні цієї вкладки відображається список існуючих таблиць даної БД.

Щоб відкрити існуючу таблицю, треба виділити її ім'я в цьому списку і натиснути кнопку Відкрити.

Щоб включити в БД нову таблицю, треба натиснути кнопку Створити.

Щоб виправити макет існуючої таблиці, треба виділити її ім'я і натиснути кнопку Конструктор.

Такі ж операції виконуються зі всіма іншими об'єктами MS Access.

Набір пунктів горизонтального меню і склад панелей інструментів залежать від типу і режиму вікна документа, яке в даний момент активно.

Будь-який об'єкт можна створювати або уручну (Нова таблиця), або за допомогою майстра.

Основні прийоми роботи з БД в Access розглянемо на прикладі побудови БД «Телефонний довідник», у вигляді звичайного списку телефонів з вказівкою для кожного телефону номера, імені абонента, його адреси і його категорії (друзі, родичі, майстерні, магазини і т.д.).

1.1 Початок роботи з Microsoft Access–

Запустіть Microsoft Access. Найнадійніший спосіб - через меню кнопки "Пуск" (див. рис. ). Проте, якщо ваш комп'ютер настроєний відповідним чином, зробити це можна і через ярлик, розташований на робочому столі.

Рис. 1. Запуск MS Access через головне меню–

Вкажіть в діалоговому вікні, що відкрилося, що ви хочете створити нову базу даних (див. рис.2). Якщо подібне діалогове вікно вам запропоновано не було, то викличте його, давши команду меню "Файл > Створити"

Рис. 2. Створення нової бази даних

Вам буде запропоновано задати ім'я файлу створюваної бази даних (виберіть свій каталог і вкажіть ім'я файлу, наприклад, telephone).

Зверніть увагу, що в MS Access, ім'я файлу задається ДО створення нової бази, а не Після того, як вся робота виконана і залишається тільки зберегти результат (як, наприклад, в MS Word або Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення збереження даних. Всі зміни, що вносяться до бази даних, відразу ж відображаються і в її файлах (а тому програмі із самого початку треба знати їх імена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).–

Перед вами відкриється вікно "База даних" (див. рис.3). Це вікно є початковим елементом управління Microsoft Access.

Рис. 3. Вікно "База даних"

На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи управління для виклику всіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми і т.д.). На правій - елементи управління для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються і створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття, редагування, видалення і т.п.).

1. 2. Створення таблиць бази даних–

Запустіть конструктор створення таблиць, натиснувши по відповідному елементу управління або натиснувши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед вами відкриється вікно проектування структури таблиці (див. рис. ).

Рис. 4. Вікно проектування структури таблиці

У верхній частині вікна знаходиться створюваний або існуючий макет таблиці, який є списком полів з вказівкою імені поля, типу даних і опису (необов'язковий параметр).

У стовпці "Ім'я поля" набирається довільне ім'я поля, а