Зверніть увагу, що кнопка списку, що розкривається, з типами даних є прихованим елементом управління. Вона з'являється як тільки після вибору відповідного поля бланка. Треба мати на увазі, що в Microsoft Access дуже багато таких прихованих елементів, які не відображаються, поки не почати ввід даних. При вивченні програми рекомендується спеціально "переглядати" порожні поля бланків у пошуках прихованих елементів.

У нижній частині вікна задаються індивідуальні властивості для кожного поля. Набори властивостей можуть розрізнятися, їх склад визначається вказаним типом даних поля. При необхідності ви можете змінювати значення властивостей (в рамках допустимого для вибраного типу даних).–

Задайте структуру основної таблиці проектованої нами бази даних. Вважатимемо, що всі дані в нашій базі - текстові. Задайте імена полів, їх описи і довжини, згідно приведеної нижче таблиці:

Ім'я поля | Опис | Довжина

Номер | Номер телефону | 12

Ім'я | Ім'я абонента | 25

Адреса | Адреса абонента | 40

Код_категорії | Категорія абонента | 2–

Вкажіть наявність ключового поля (у нашому прикладі поле "Номер"). Це можна зробити через контекстне меню (натиснувши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля і вибравши пункт "Ключове поле" меню), давши команду меню "Правка > Ключове поле" або натиснувши на кнопку панелі інструментів Microsoft Access.

Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поряд з ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці (див. рис. ).

Ключове поле (первинний ключ) – це одне або декілька полів, значення яких однозначно визначають кожен запис в таблиці. Значення в ключових полях не повинні повторюватися. Ключові поля використовуються для встановлення зв'язків між таблицями (про це далі).–

Збережіть в поточній базі даних створену таблицю. Зробити це можна за допомогою команди меню "Файл > Зберегти" або за допомогою кнопки панелі інструментів Microsoft Access. Вкажіть ім'я таблиці, що зберігається: "ТЕЛЕФОНИ".

Закрийте вікно проектування структури таблиці і зверніть увагу на те, що у вікні "База даних" з'явився новий елемент – тільки що створена таблиця "ТЕЛЕФОНИ". Зверніть також увагу, що створена таблиця була збережена не у вигляді окремого файлу на диску, а в структурі бази даних.–

Категорію абонента в створеній таблиці ми позначили кодом. Це було зроблено з розрахунком, що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з розшифровками кодів (словник категорій). Такий підхід має ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) вводу даних про абонентів, гнучке управління списком категорій, виключення помилок в позначенні категорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера і ін.

Створіть за допомогою конструктора нову таблицю – словник категорій. Нехай всі поля в ній будуть текстовими. Їх імена, описи і довжини приведені в таблиці:

Ім'я поля | Опис | Довжина

Код | Код_категорії | 2

Найменування | Найменування категорії | 12

Обов'язково задайте ключове поле – "Код". Збережіть таблицю під ім'ям "КАТЕГОРІЇ"

1.3 Створення зв'язків між таблицями–

У структурі нашої бази даних вже є дві таблиці. Проте, вони поки існують незалежно і наша мета зробити так, щоб в таблиці "ТЕЛЕФОНИ" замість кодів категорій абонентів підставлялися їх повні найменування з таблиці "КАТЕГОРІЇ". Для цього необхідно набудувати підстановлювальні параметри поля "Код_категорії", а також задати параметри зв'язків між таблицями. –

Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ" в режимі конструктора, перейдіть до типу даних поля "Код_категорії" і із списку, що розкривається, виберіть "Майстер підстановок". Перед вами відкриється діалогове вікно, де вам буде запропонований ряд питань про параметри поля, яке підставляємо, що настроюється (див. Рис.5).

Рис. 5. Діалогове вікно майстра підстановок

Вкажіть наступні параметри (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):

Об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту

Значення вибиратимуться з таблиці "КАТЕГОРІЇ"

У стовпець підстановки включіть поле "Найменування" (треба виділити це поле і кнопкою перемістити його з вікна доступних полів у вікно вибраних полів)

Залишити запропоновані параметри ширини стовпців

Залишити підпис "Код_категорії" для стовпця підстановок

Після натиснення кнопки "Готово" вам буде видано попередження про необхідність зберегти таблицю.

Всі параметри, які були задані в процесі роботи з майстром підстановок, доступні на вкладці "Підстановка" вікна проектування структури таблиці. Відкрийте цю вкладку і подивіться, які параметри і відповідні ним значення були задані. Подивитеся на вміст цієї вкладки для інших полів. Якщо з яких-небудь причин вам треба з поля, яке підставляємо зробити "звичайне", то на вкладці "Підстановка" вкажіть "Тип елементу управління" – "Поле".

Закрийте вікно проектування таблиці "ТЕЛЕФОНИ".–

Налаштуємо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок вже був створений (в процесі настройки поля, яке підставляємо), але для забезпечення цілісності даних потрібно його додаткова налаштувати.

Відкрийте вікно "Схема даних" (див. рис. ). Для цього треба натиснути кнопку на панелі інструментів Microsoft Access або вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних".

Рис. 6. Вікно "Схема даних". Показано також вікно додавання таблиць.

При першому зверненні до вікна "Схема даних" вам відразу буде запропоновано і вікно додавання нових таблиць (показано на рис. ). Надалі це вікно можна буде викликати через контекстне меню вікна схеми даних, пункт меню "Зв'язок > Додати таблицю" або кнопку панелі інструментів.

Додайте в схему даних таблиці "ТЕЛЕФОНИ" і "КАТЕГОРІЇ". Закрийте вікно додавання таблиць.

У вікні "Схема даних" відображаються віконця із списками полів вибраних таблиць. Зв'язки між полями відображаються у вигляді ліній. При необхідності, тут же можна і створювати нові зв'язки між полями. Це робиться перетягуванням мишею імені одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановлюється зв'язок і відразу ж пропонується налаштувати