спеціалізація (документи повинні відображати тільки суть тієї установи, який спеціалізується на певному виді діяльності);

безперервності (у роботі діловодних структур не повинно бути простоїв);

ритмічність (заклад повинен працювати у чіткому злагодженому ритмі);

пропорційність (всі структури діловодного процесу повинні мати однакове навантаження у роботі з документами);

паралельність (робота з документами певних структур повинна, вестися паралельно розгляд, вивчення, погодження, копіювання, розмноження та інше);

точність (кожен документ повинен на вході чи на виході потрапити саме тій службовій особі або у той структурний підрозділ, де опрацьовуватиметься далі).

Дуже важливою для кожної установи є оперативність у роботі з документами. Чим більший об'єм документів, опрацьованих за календарний рік, тим більшим і складнішим є процес їх руху - документообігу. Документообігом називається рух документів в установі з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фази - створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які той чи інший документ проходить.

Перша фаза - створення складається з двох етапів:

- одержання документів установою зі сторони (згідно з класифікацією, це вхідні документи);

- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза - завершення роботи з ними, складається з трьох етапів: відправлення створених документів (вихідні); здавання відпрацьованих документів на збереження в архів; знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в установі вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

точність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особі, яка працюватиме з даним документом);

пропорційність (передбачає приблизно однакове документацій не навантаження на певні структури діло виробничого процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка);

паралельність (застосовується у значенні одночасної функціональної роботи над одним документом кількох діловодних підрозділів);

ритмічність (забезпечується роботою з документами всіх діловодних структур у єдиному робочому ритмі);

безперервність (відсутність тривалих пауз - "простоїв" під час роботи з документами);

спеціалізація (та чи інша структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці її діяльності);

одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Районна рада здійснює увесь процес документування згідно з "Інструкцією з організації діловодства". У той же час організація роботи з документами - це створення оптимальних умов у тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них. Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача до дії, контроль, збереження, подальше використання та ін.) називається діловодством. Діловодство складається з двох основних процесів: документування та документаційного забезпечення безпосередньої роботи з документами.

Процес документування передбачає такі операції:

- складання проекту документа

- погодження проекту документа

- перевірка правильності оформлення (редагування)

-створення чистового зразка

- підписання

- реєстрація

Процес документаційного забезпечення включає:

- розгляд документа керівником

- виконання документа

- контроль за виконанням документа

- формування справ

- поточне збереження і використання

- передача на архівне збереження

- знищення документа

При цьому слід розрізняти такі поняття: документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та документальний фонд.

Документальний потік (ДП) - організована кількість документів (первинних та вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловиробничому середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться у русі, динаміці.

Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документальних видань у закладі.

Документальний масив (ДМ) - визначена незмінна у часі кількість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Документальні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована кількість документів, які слугують засобом чи об'єктом документообігу або поповненням документального фонду.

Документальний фонд (ДФ) - сукупність документів, зосереджених в установі, у тому числі функціонуючих у даний момент та тих, які знаходяться pa збереженні.

У більшості випадків види оперативної роботи з документами тісно пов'язані між собою і є тими проміжними ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створення та завершення) у процесі документообігу. Проміжні ланки у своїй сукупності та чіткій послідовності не є обов'язковими для всього потоку документів - вхідних, вихідних та внутрішніх.

У районній раді вхідні та вихідні документи проходять різні етапи обробки.

1. Приймання документів

2. Первинна обробка

При цьому виконуються такі операції:

2.1 Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.

2.2 Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість листів і примірників. Конверти з поміткою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо у конверті з поміткою "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання він підлягає реєстрації.

2.3 Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли:

- дату відправлення можна визначити за датою поштового штампеля; - адресу відправника можна встановити тільки по конверту,

- конверти зі службовими помітками ("таємно", "рекомендований", тощо)

- документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка особисто".

2.4 Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до

основного документа. 2.5 Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження).Індекс документа у штампі проставляється у момент реєстрації. 3. Попередній розгляд вхідних документів

3.1 Сортування документів на реєструючі та нереєструючі згідно з

переліком нереєструючих документів. Не реєструються документи, помічені "особисто".

3.2 Реєстрація документів (проставлення індексу).

3.3 Передача документів, у залежності від важливості інформації, керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються безпосередньо їм у руки. Керівнику направляється