4 Розгляд документів керівником або керівниками структурних підрозділів

4.1. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації.

4.2 Результати розгляду документів керівником відображаються у резолюції.

4.3 Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами). 4.4 Передача документів виконавцю. 5 Робота виконавця з документами

5.3 Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.

5.4 Коли робота над документами завершена, вони направляються у справу.

При оцінюванні важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження);

2. Складність і новизна питання, проблеми;

3. Авторство (положення службової особи);

4. Терміновість виконання;

5. Вид документа та його призначення.

Проходження і порядок виконання вихідних документів у районній раді передбачає наступні етапи, які є обов'язковими для виконання:

1. Складання проекту документа

2. Оформлення документа (рукописний варіант коректується і віддруковується)

3. Погодження документа

Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документа. У процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення.

4. Перевірка правильності оформлення. Перевіряються резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики і орфографії.

5. Підписання.

Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець.

6. Реєстрація документа (документ реєструється у канцелярії чи у секретаря).

7. Відправлення документа. Відправлення включає у себе такі етапи:

перевірку правильності оформлення, наявності додатків; повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання;

сортування за адресами і видами техніки відправлень; фальцювання (складання) документа і вкладання його у конверт; заклеювання конверта;

визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою.

У процесі роботи із вхідними і вихідними документами здійснюється на двох етапах:

розгляд керівником - виконання документа.

Для внутрішніх документів процес проходження більш простіший, ніж для вхідних та вихідних: 1. Створення документа

Відбувається складання документа працівником, його розгляд, доопрацювання ( редагування та внесення коректив).

2. Оформлення документа

Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими

вимогами.

3. Погодження документа.

Документ погоджується у структурних підрозділах або співробітниками, які у межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених у документі, реєстрація.

4. Розмноження документа (створення відповідної кількості копій).

5. Виконання документа.

У структурних підрозділах документ належним чином виконується. Здійснюється контроль за його виконанням.

6. Зберігання документа.

Весь потік обігу документів (вхідних, вихідних та внутрішніх)в установі рекомендується підрахувати.

Об'єм документів в установі підраховується за видами у структурних підрозділах та адресатами. Облік об'єму документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому. Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження. Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні та вихідні), а знаменник - кількість копій. Облік об'єму документообігу найкраще здійснювати у певні періоди протягом календарного року. Підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім за рік. Це набагато спростить роботу у структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації у певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про об'єм документа. Свою діяльність районна рада здійснює згідно Інструкції по „Діловодству".

1.5 Інформаційне забезпечення службовців у процесі здійснення їх професійної діяльності

Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи Доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються усі конверти за винятком Іменних листів, тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадянським організаціям, установам(профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, потрібно зробити відповідну позначку у поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відповідників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті бракує окремих документів чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються до судових справ, позовних заяв і касаційних скарг листів, заяв, пропозицій і скарг громадян. Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена - для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схеми руху документів.

Керівництву передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням (див.: додаток 1).

Для