Слід зазначити, що реєстрація документів у районній раді здійснюється наступним чином.

Факт створення або надходження документа фіксується проставленням на ньому позначень - реєстраційних індексів з дальшим записом у реєстраційних нормах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація документів зазвичай здійснюється централізовано.

Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та з огляду на специфіку діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають документи :

- що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

- ті, що створюються і використовуються в установі;

- що надходять від інших установ і приватних осіб.

Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні - днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - днем підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється (див.: додаток 2).

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються, індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспонденцію. Для реєстрації вхідних і створюваних документів у районній раді застосовуються реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. Якщо довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються в двох примірниках, у разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводять окремо на кожен календарний рік. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

- нормативних документів;

- урядових документів (кореспонденція Верховної Ради України,

Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств, доручення державних адміністрацій, запити та звернення депутатів);

- наказів керівника установи з основних питань;

- наказів щодо особового складу; - рішень колегії чи вченої ради установи;

- відряджень співробітників;

- актів ревізії фінансово-господарської діяльності.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в

місцях реєстрації-документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу в ПК з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, автор, дата документа, індекс документа, заголовок або його короткий зміст, резолюція, відповідальний виконавець, строк виконання, позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазченням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення додаткових реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові чи ні. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення. На розгляд керівника установи передаються: Закони України, постанови Верховної Ради України; Укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України; постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України; запити та звернення депутатів України; листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом перших керівників; звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України "Про звернення громадян". На розгляд заступників керівника за напрямами подаються :

- доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді,

інформація, листи, телеграми та інші документи;

- кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо у документах порушуються питання, що мають вирішуватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає необхідні матеріали і вносить свої пропозиції. Під час перебування керівника у відрядженні або (відпустці всі документи розглядає перший його заступник. Однак уся Кореспонденція, що передається керівникові, попередньо розглядається Канцелярією чи секретарем-референтом, які визначають, кого потрібно ознайомити з документом.

У резолюціях на документах повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й міститись такі обов'язкові елементи:

- прізвище особи, відповідальної за виконання документа;

- зміст дій для виконання документа (доручення);

- конкретний строк виконання;

- особистий підпис керівника;

- дату