Після розгляду пошти керівниками установи, секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення, строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від секретаря-референта, перевіряють правильність її надходження і негайно передають на розгляд своєму керівникові. Вони ж повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції. Розглянуті керівництвом підрозділів документи, діловоди передають секретареві-референтові, про що робиться відповідна позначка у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. При держанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів, їх також записують у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання. Приймаючи документи для підпису у керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцеві. Підписані керівництвом документи, у тому числі телеграми і телефакси, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції. Доповідні записки Керівників структурних підрозділів, секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду керівником передає і безпосередньо виконавцеві під розписку у цьому ж журналі. Діловодство у структурних підрозділах покладається керівником на одного із працівників-діловодів. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів. Діловод підрозділу щодня у встановлений час одержує кореспонденцію від секретаря-референта чи у канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа. Подання документів на розгляд заступників керівника установи за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків . Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва розглядаються негайно. Начальник підрозділу визначає безпосередньо виконавця документа і за потреби дає додаткові вказівки. Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів, діловод без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцям. При цьому він постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові. Передача взятих на облік, у підрозділі документів від одного виконавця іншому, здійснюється тільки через діловода, який зберігає усі виконані документи у правах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження, виконавець передав працівникові, який його заступатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що робиться позначка у журналі. Після остаточного вирішення усіх питань, порушених у документі, виконавець робить на документі запис про результати розгляду та ставить свій підпис. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні ознайомитися тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до його виконання. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки. Діловод також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані для ознайомлення, без затримки провертались для зберігання чи передачі секретареві-референтові.

Згідно з законом України від 12.10.96 "Про звернення громадян" порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97р. Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як усні, так і письмові. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигляді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Принцип реєстрації пропозицій, скарг, заяв подібний до принципу роботи із службовими документами. Реєстрації підлягають всі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведуться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовуються за прізвищами заявників в алфавітному порядку. За потреби алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині за прізвищами (згідно з алфавіту).Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги, картка заповнюється повністю (за винятком деяких колонок).У разі повторного надходження заяви реєструються у тій самій картці в спеціально передбачених ?????афах. У ряді випадків ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки. Інколи надходять повторні листи громадян з одного й цього ж питання. Доводиться перегортати журнал, щоб з'ясувати, чи заява не повторна. Бувають випадки пропусків при перегляді журналу, внаслідок того документи знову реєструються і направляються на розгляд іншим виконавцям. про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах 1 і 2 категорій, щомісяця складається окреме зведення, 3-4 категорії -заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовуються для узагальнення і аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця.

Термін розгляду заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимагають додаткового ?????рчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не раніше 15