днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити строк розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на 1 місяць, повідомивши про це заявника у п'ятиденний строк. Усі скарги, заяви, пропозиції потрібно розглядати вчасно, без зайвої тяганини. Категорично забороняється направляти скарги громадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.
Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені у пропозиціях, заявах і скаргах,
зобов'язані уважно розібратися у їх суті, прийняти обгрунтовані рішення,
забезпечити їх оперативне і правильне виконання, повідомити громадян про свої рішення, вчасно виявити та усунути причини порушення прав громадян.
1. 6 Програмне забезпечення Калуської районної ради, система автоматизації
Калуська районна рада - орган місцевого самоврядування, робота якого пов'язана з великим обсягом специфічної інформації, яку необхідно упорядковувати, тому виникає потреба у створенні відповідного програмного забезпечення . Ідеться про розробку цілісних пакетів програм у вигляді електронних баз даних, які б легко та швидко обробляли і впрорядковували інформаційні потоки, виконували пошук, друк, реалізовували контролюючі функції, вибирали необхідні дані, формували різні підсумкові звіти. На даний момент в Калузькій районній раді створена система автоматизації документообігу, а також перебуває на стадії розробки інтернет веб-сторінка, призначена для висвітлення діяльності районної ради у мережі Інтернет. Розглянемо практичне використання цих інформаційних ресурсів. Всі операції під час роботи з програмою можна виконувати трьома способами : за допомогою відповідних комбінацій клавіш, використовуючи меню, що розкривається, або кнопки панелей інструментів. Для полегшення введення та редагування інформації використані так звані поля вибору, за допомогою яких користувач має змогу навіть не вводити дані з клавіатури, а просо вибирати із списку стандартні для відповідних полів бази даних значення. Це також дає змогу уникнути дрібних та малопомітних помилок, таких як пропуски букв, неправильно поставлені розділові знаки тощо. Це особливо доречно при введенні назв міністерств, відомств, організацій.
Система автоматизації документообігу передбачає функціонування розподіленої бази даних. Це дає можливість одночасної роботи з документами із різних робочих місць.Система контролю документообігу призначена для реєстрації, обліку, аналізу документообігу та контролю за виконанням. Функціонально система призначена для:
а) введення контрольної картки документа;
б) роботи з контрольними картками;
в) формування та виводу статистичної інформації;
г) ведення архіву;
На серверній частині розміщуються база даних та службові програми для її адміністрування. База даних містить спеціальні процедури формування статистичної звітності, що вимагають роботи із усією базою даних.Також запроваджена система паролів для захисту інформації від несанкціонованого-доступу та навмисного псування . Пошук документів, введених в базу даних , здійснюється за всіма необхідними критеріями. Для цього розроблено спеціальне меню і написано програмний модуль. Залежно від результатів пошуку програма видає відповідне повідомлення. Виклик меню здійснюється за допомогою однієї операції. Отже, виконувати пошук документів легко та зручно. Можна шукати як перший документ. Що відповідає критерію пошуку, так і наступний або попередній (рахуючи від документа, з яким працює в даний момент користувач). Базовою одиницею зберігання інформації є контрольна картка документа, яка містить інформацію про:
1) номер документа;
2) назву кореспондента (для вхідних документів ) або назву адресата (для вихідних документів );
3) короткий зміст документа;
4) дату надходження або дату виправлення;
5) вид документа (лист, телефонограма, факс тощо);
6) вид контролю;
7) стан виконання ( новий, виконується, виконаний, порушення терміну);
8) хід виконання документа ( виконавці, їх резолюції та результати виконання, конкретні дати );
9) може бути включено повний текст документа ( для реалізації функції документообігу).
Процес роботи з контрольною карткою документа включає такі етапи:
- введення картки - інформація з паперового документа вводиться у
форму вводу програми. Ця операція переважно виконується канцелярією на одному робочому місці (хоча передбачено можливість введення карток одночасно з кількох робочих місць);
- поетапне введення інформації про хід виконання документа: заповнюється інформація про виконавців, контрольні дати виконання; вводяться реєстри керівництва та результати виконання;
періодично виконується підготовка статистичних звітів для контролю виконання , підготовка та вивід нагадувань.
Слід зазначити, що у програмі реалізовані функції контролю документів: відслідковування прострочених документів з можливістю їх перегляду у відповідній екранній формі та друку; фільтрація документів , термін виконання доручень за якими закінчується на поточному тижні. Розглянемо процедуру реєстрації вхідного та вихідного документів системи автоматизації документообігу. Отже, практичне використання системи дозволило створити єдину комплексну технологію опрацювання документів, яка забезпечує фіксацію і попередню підготовку інформації, зберігання, актуалізацію, дублювання інформації на випадок можливих пошкоджень оригіналу й оперативне надання даних користувачам у потрібних їм аспектах. Впровадження системи електронного контролю за документообігом забезпечило вчасну обробку даних, достатнє інформаційне забезпечення , застосування сучасних наукових методів та засобів обробки даних, можливість використання принципу одноразової фіксації та колективного використання даних, технології їх опрацювання і пересилки.
Оскільки інтернет веб-сторінка Калуської районної ради перебуває на
стадії розробки , то розглянемо наступні спроектовані розділи :
1. Головна сторінка (містить найменування органу, основні розділи,
електронну поштову адресу) .
2.Розділ "Рішення обласної ради" дає можливість перегляду та пошуку
рішень сесій обласної ради за такими категоріями:
за скликаннями та сесіями;
- за номерами;
- за датами.
З Розділ "Каталог всіх рішень" містить перелік та кількість записів і сторінок, на яких розміщені назви рішень, дата їх прийняття і номер, а також гіперпосилання, за допомогою яких можна переглянути основні відомості і дані про документ.
4.Розглянемо яка інформація розміщується на сторінці одного із рішень районної ради. Перш за все - це назва документа, далі йде основна інформація, до якої відноситься номер скликання,дата його проведення, короткий зміст,контроль, головуючий, коментар до рішення. Додаткова інформація стосується питань покладення контролю, відсилання для