(складений) ключі. Перший однозначно ідентифікує будь-який запис, а другий — кілька записів одночасно. Наприклад, первинним ключем в базі даних студентів може бути «№ залікової книжки», а складе-ним — «Група» і «Дата народження». Первинний ключ може призначатися системою або користувачем, а складе-ний - тільки користувачем.
Найпростішу базу даних, що складається з однієї таб-лиці, можна створювати, не вдаючись до СУБД Access 97, наприклад за допомогою MS Excel 97. Фактично це навіть не база даних, а звичайний список. Реальна ж реляційна база даних містить багато пов'язаних між собою таблиць і може оброблятися тільки засобами СУБД типу Access. Подання бази даних кількома таблицями не тільки спро-щує технологію їх оброблення, а й виключає несанкціоно-ваний доступ користувачів до закритої для них інфор-мації. В умовах комерціалізації стосунків клієнтів ця об-ставина часто є вирішальною.
Система управління базами даних реляційного типу, як правило, підтримує чотири типи зв'язків між таблиця-ми: «один—до—одного», «один—до—багатьох», «бага-то—до—одного» і «багато—до—багатьох».
Зв'язок «один—до—одного» (1:1) передбачає, що кож-ний запис у таблиці А відповідає тільки одному запису в таблиці В. При зв'язку «один—до—багатьох» (1:М) одному запи-су таблиці А відповідає кілька записів таблиці В. При цьо-му кожний запис таблиці В пов'язаний не більш як з од-ним записом таблиці А. Зв'язок «багато—до—одного» (М:1) є зворотним відно-сно попереднього. Зв'язок «багато—до—багатьох» (M:N) реалізується, ко-ли між записами двох таблиць А і В одночасно підтриму-ються відношення вигляду (1:N) і (М:1).
Етапи роботи з базою даних
Під час роботи з базою даних можна виділити ряд ос-новних етапів.
Побудова моделі даних предметної області, внаслідок чого на підставі основних документів предметної області розробляється інформаційно логічна модель даних.
Визначення структури бази даних, коли на основі роз-робленої інформаційної моделі проводиться проектування структури таблиць відповідно до реквізитів різних доку-ментів, тобто визначається склад полів таблиць, у тому числі ключових. Для кожної з таблиць визначаються кількість атрибутів, типи даних і зв'язку, а для кожного атрибута — унікальний ідентифікатор (ім'я атрибута), тип і формат даних.
Конструювання таблиць, внаслідок чого спроектовані таблиці реалізуються за допомогою різних засобів СУБД.
Створення схеми зв'язків між таблицями на основі роз-робленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.
Введення даних у таблиці, оскільки під час введення може виникнути необхідність модифікувати таблицю (змінити склад атрибутів, тип полів, формат даних тощо).
Ведення бази даних, що передбачає проведення опе-рацій для підтримки бази даних в актуальному стані, тоб-то виконання таких дій:
доповнення бази даних новими таблицями у зв'язку з появою нових документів предметної області;
вилучення таблиць у разі їх непотрібності (ця дія має проводитися з особливою обережністю через на-явність зв'язків між документами);
зміну записів, тобто коректування даних у разі не-обхідності.
У процесі ведення бази даних можливим є сортування даних за заданим ключем (ключами) або фільтрація даних через наявність у СУБД спеціального засобу селекції за запитом (query). Критерій відбору задає користувач, а си-стема перебирає всі записи і відбирає ті з них, які відповідають запиту.
Для надання початковою базою даних необхідної фор-ми СУБД дають користувачеві можливість розробляти звіт (report), тобто йому надаються засоби для вирішення таких завдань:
розміщення та оформлення взятих із бази даних відомостей;
підрахунок сум, відсотків та ін.;
оформлення ділової графіки і т. д.
Для швидкого встановлення зв'язку між таблицями є можливість індексувати поля посилань у зв'язаних даних завдяки індексу (index), що має вигляд окремого файла. Ідеальними індексними полями, які називають ключами (key), є унікальні в кожному запису поля (табельний но-мер, шифр виробу, ідентифікаційний номер тощо).
Система управління базами даних Microsoft Access є 32-розрядною СУБД нового покоління, що входить до складу Microsoft Office і працює в середовищі Windows.
У СУБД MS Access підтримується реляційна модель даних, орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, макросами, модулями.
Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області.
Форми призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.
Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за
зразком (QBE — Query By Example) або за допомогою структурованої мови запитів (SQL — Structured Queries Language). За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.
Звіти призначені для формування вихідного докумен-та, що виводиться, як правило, на друкування.
Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макроко-мандою.
Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для ре-алізації нестандартних процедур під час створення до-датків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.
Під час роботи з названими об'єктами безліч Майстрів MS Access допомагають користувачеві виконати роботу, не вдаючись до конструювання. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запи-ти, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т.д.
Система управління базами даних Microsoft Access є додатком, що входить до складу програмного комплексу Microsoft Office. її запуск проводиться з ОС Windows вибором і запуском програми MS Access.
Структура вікна відповідає прийнятим в ОС Windows правилам оформлення і складається з таких основних еле-ментів:
рядка заголовка, що містить кнопку виклику систем-ного меню заголовка з ім'ям додатка, кнопки мінімізації («Свернуть»), максимізації («Развернуть») і закриття («Закрить») вікна;
рядка меню, що містить команди для виконання