різних операцій;
стандартної панелі інструментів, панелі інструментів для виконання робіт у кожному з режимів бази даних;
робочого поля MS Access;
рядка станів, в якому в разі готовності Access може прийняти команду користувача, про що видається повідомлення «Готово».
Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня від меню Файл до меню Окно та ? Розглянемо команди ме-ню, їхню структуру і призначення у порядку проход-ження.
Меню Файл
Це меню забезпечує виконання початкових і завер-шальних операцій з базою даних. Воно містить команди, що забезпечують запуск процесу створення нової бази да-них або відкривання існуючої, копіювання даних з інших баз або встановлення з ними зв'язку, перегляд об'єктів бази перед друкуванням і видачу на друку, збереження ба-зи даних і її закриття.
За командою Создать усім базам даних, які знову ство-рюються, автоматично дається системне ім'я «База да-них N», де N — кількість відкритих баз даних у поточно-му сеансі роботи. При збереженні файлів на магнітних, дисках або їх закритті такі імена за запитом системи, замінюються більш інформативними іменами. Це робить ся без вказання розширення .mdb, яка властива файлам Access.
За командою Открыть на екран монітора виводиться діалогове вікно, в якому вибирається ім'я файла, що відкривається. Імена відкритих файлів розміщуються в нижній частині меню Файл, це спрощує процедуру звер-нення в подальшому до них.
За командою Параметри страницьі встановлюються розміри друкарської сторінки та її полів, проводиться центрування даних, що друкуються, по горизонталі й вер-тикалі, вибираються масштаб друку і варіант орієнтації сторінок (книжкова або альбомна). Крім того, задається якість друку і визначається порядок нумерації сторінок.
Створення схеми даних у базі
Створені таблиці для спрощення конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів мають бути зв'язані між собою. Цей зв'язок забезпечується схемою даних, яка ви-значається інформаційно-логічною моделлю предметної області.
Під час побудови схеми даних MS Access автоматично визначає за вибраним полем тип зв'язку між таблицями. Якщо поля для зв'язку головної та підпорядкованої таб-лиць є унікальними ключами, то встановлюється зв'язок «один-до-одного». Якщо ж поле зв'язку в головній таб-лиці є унікальним ключем, а в підпорядкованій — неклю-човим, то встановлюється зв'язок «один—до—багатьох». При виборі як поля зв'язку не ключового поля встановлю-ються зв'язки-об'єднання.
Для зв'язків типів 1:1 та 1:М може бути заданий пара-метр забезпечення цілісності даних, що означає виконан-ня таких умов:
у підпорядковану таблицю не може бути введений запис з неіснуючим у головній таблиці значенням ключа зв'язку;
не можна вилучати записи з головної таблиці, якщо не вилучено пов'язані з ними записи підпорядкова-ної таблиці;
зміну значень ключа зв'язку головної таблиці треба проводити відповідно до змін підпорядкованої таб-лиці.
Створення схеми даних розпочинається з виконання команди Сервис—Схема данных або з клацання лівою клавішею миші на кнопці панелі інструментів «База данных». Внаслідок цього на екрані з'являється діалогове вікно «Схема данных». . Необхідно викликати діалогове вікно «Добавление таблицы», виконавши коман-ду Связи—Добавить таблицу або клацнувши лівою клавішею миші на кнопці панелі інструментів «Связь».
Вибір потрібної таблиці (запиту або таблиці та запиту) і клацання лівою клавішею миші на кнопці «Добавить» забезпечують її включення в схему даних. Після включен-ня всіх потрібних таблиць вікно «Добавление таблицы» закривається клацанням лівою клавішею миші на кнопці «Закрить».
У вікні «Схема данных» установлення зв'язку між кожною парою таблиць проводиться "буксируванням'" ключового поля головної таблиці у відповідне поле підпо-рядкованої таблиці. При цьому відкривається вікно «Свя-зи» для визначення параметрів зв'язку.
Сконструйована схема даних широко використо-вується під час роботи із запитами, формами і звітами.
Після конструювання таблиць, введення записів у них і створення схеми даних із записами кожної таблиці можуть бути виконані різноманітні операції. Зокрема, записи таблицях можуть бути відсортовані, з таблиць можуть бути відібрані записи за заданими користувачем критеріями тощо. В разі роботи з однотабличною базою даних ці операції аналогічні операціям у табличному процесорі Excel.
Запити і їх використання
Основою розв’язування економічних задач в Access є запити. З їх допомогою можуть бути виконані об-числення, відновлені дані в таблицях, додані або вилучені записи. При цьому результати виконання запиту подають-ся в зручному вигляді — у формі таблиці. Запит може бу-дуватися з використанням тимчасової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту.
Засобами запиту можна виконати такі дії:
вибрати записи з кількох таблиць, що задовольняють умови відбору;
включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;
згрупувати записи з однаковими значеннями в дея-кому полі;
на основі зв'язаних таблиць створити нову таблицю;
вилучити зі зв'язаних таблиць записи, що відповіда-ють деяким умовам, і т. д.
У СУБД MS Access залежно від задачі, яка роз-в'язується, може бути створено кілька видів запитів, кож-ний з яких має свою піктограму:–
запрос на выборку, що забезпечує вибір даних зі зв'язаних таблиць і таблиць, побудованих під час ре-алізації інших запитів;—
запрос на создание таблицы, який грунтується на запиті на вибирання і забезпечує формування та запов-нення нової таблиці;—
запрос на обновление, що дає змогу вносити зміни в групу записів, які відбираються за допомогою за-питу на вибирання;—
запрос на добавление, за допомогою якого запи-си з таблиці результату запиту добавляються в таблиці ба-зи даних;—
запрос на удаление, що забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв'язаних таблиць.
Основою будь-якого запиту є запит на вибирання. Ре-зультати виконання запиту відображаються у вигляді таб-лиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таб-лиці визначаються користувачем і зазначаються на блан-ку запиту.
Запити створюються за допомогою Майстра запитів та за допомогою Конструктора.
Вікно запиту на вибирання має дві частини.