Кожен рядок таблиці має тільки одне значення зі стовпця.

Перевагою Microsoft Access є те, що дана програма дозволяє задання типу даних, наприклад текстовий, числовий тип, грошовий формат та інші. Програма дозволяє задати умову на введення даних, що надає впевненість у тому, що у базі даних зберігаються дані у заданих форматах, що, у свою чергу, забезпечить вірні результати виконання функцій.

Розділ 2 структура програмного комплексу

Cистема управління базами даних Access орієнтована на роботу з об’єктами, до яких відносять таблиці бази даних, запити, а також об’єкти додатків для роботи з базою даних: форми, звіти, макроси і модулі, що я і використала в своїй роботі.

Тепер надамо коротку характеристику кожному з цих об’єктів.

Таблиця – це об’єкт, який служить для зберігання даних.

Запит – об’єкт, з допомогою якого можна автоматизувати процес оновлення або видалення записів з одної чи декількох таблиць, а також виконувати обчислення, базуючись на значеннях, що зберігаються в таблицях.

Форма – об’єкт, який використовуються для роботи з індивідуальними записами з таблиць БД. За допомогою форм можна вводити інформацію в таблиці, редактувати, видаляти, обмежувати доступ до даних, або відображати їх тільки в режимі перегляду.

Звіти - об’єкти, з допомогою яких можна вивести форматовані дані та результати підсумкових звітів на папір в найбільш презентабельному вигляді, в тому числі графіки та діаграми.

Макроси – об’єкти, що являють собою послідовність макрокоманд вбудованої мови Access, які задають автоматичне виконання деяких операцій, наприклад „Вихід з бази даних”.

Модуль – об’єкт, являє собою сукупність описів, інструкцій та процедур на мові VBA, збережену під загальним іменем.

В даній базі даних між таблицями використано зв’язки один-до-багатьох. Це дозволяє, ввівши в одну форму деякі дані – автоматично заповнити іншу, яка міститиме такі ж поля. Оскільки таблиця „Книжки бібліотеки” є головною, то всі інші таблиці під’єднані до неї.

Взаємодія цих об‘єктів між собою показана на Рисунок. 2.1.

Рисукок 2.1 Взаємодія об‘єктів в Access

Нижче приведено приклад схеми даних в моїй базі даних (рисунок.2.2).

Рисунок 2.2 Схема даних

На основі цього утворено різні об‘єкти. Відповідно структура файлу бази даних буде складатись з таких основних об‘єктів:

2.1 Таблиці

Switchboard Items – таблиця елементів головної форми;

Головна таблиця – містить інформацію про книги в бібліотеці (Таблиця 1)

Таблиця 1 "Головна таблиця"

Назва поля | Тип поля

Код книги | Числовий

Автор | Текстовий

Назва книги | Текстовий

Видавництва | Текстовий

Рік випуску | Числовий

Тип обгортки | Текстовий

Кількість примірників | Числовий

Ціна | Грошовий

Рисунок 2.1.1 Таблиця “Головна таблиця”

Видавництво – таблиця з переліком надрукованих книг (Таблиця 2)

Таблиця 2 ''Видавництво''

Назва поля | Тип поля

№/П\П | Числовий

Назва книги | Текстовий

Автор | Текстовий

Видавництво | Текстовий

Адреса | Текстовий

Телефон | Числовий

Рисунок 2.1.2Таблиця “Видавництво”

Видані книги– таблиця з переліком виданих книг (Таблиця 3)

Таблиця 3 ''Видані книги ''

Назва поля | Тип поля

№п\п | Числовий

Прізвище | Текстовий

Ім’я | Текстовий

По батькові | Текстовий

Стать | Текстовий

Назва книги | Текстовий

Код книги | Числовий

Дата видачі | Дата\Время

Термін | Текстовий

Дата повернення | Дата\Время

Група | Числовий

Рисунок 2.1.3 – Таблиця “Видані книги”

Формуляр читача – тут містяться інформація про постійних відвідувачів (Таблиця 4)

Таблиця 4 ''Формуляр читача''

Назва поля | Тип поля

П.І.П | Текстовий

Домашня адреса | Текстовий

№ телефону | Дата/время

Рік народження | Текстовий

Група | Числовий

Дата поступлення | Числовий

Рисунок 2.1.4 – Таблиця “Формуляр читача”

2.2 Запити

Вибір книги за видавництвом – з допомогою цього запиту проводиться відбір записів по видавництвах (Рисунок 2.2.1);

Вибір книги за групою – з допомогою цього запиту відбираються книги за певною групою (Рисунок 2.2.2);

Вибір книги за назвою – проводить вибір книги за назвою (Рис 2.2.3);

Вибір книги за терміном – з допомогою цього запиту відбирається запит за певним автором ( Рисунок.2.2.4);

Вибір періодики за типом обгортки - з допомогою цього запиту відбираються періодичні видання за типом (Рисунок 2.2.5);

Книги для списання - з допомогою цього запиту з головної таблиці відбираються записи про книги які підлягають списанню (Рисунок 2.2.6);

В режимі конструктора ці запити мають наступний вигляд:

Рисунок 2.2.1 – Запит “Вибір книги за видавництвом”

Рисунок 2.2.2 – Запит “Вибір книги за групою”

Рисунок 2.2.3 – Запит “Вибір книги за назвою”

Рисунок 2.2.4 – Запит “Вибір книги за терміном”

Рисунок 2.2.5– Запит “Вибір книги за типом обгортки”

Рисунок 2.2. 6 – Запит “Книги для списання”

2.3 Форми

Кнопочная форма – головна кнопочна форма. Форма з допомогою якої здійснюється навігація по базі даних (Рисунок. 2.3.1 );

Книги за видавництвом – форма для введення даних в таблицю з однойменною назвою (Рисунок. 2.3.2);

Книги за типом обгортки – форма для введення даних в таблицю з однойменною назвою (Рисунок. 2.3.3);

Книги за назвою - форма для внесення змін в інформацію по відвідувачах (Рисунок. 2.3.4);

Книги на списання - форма для внесення змін в інформацію по книгах на списання (Рисунок.2.3.5);

Книжки в бібліотеці – форма для введення даних в таблицю з однойменною назвою (Рисунок 2.3.6);

Книги за терміном – форма для введення даних в таблицю з однойменною назвою (Рисунок 2.3.7);

Про базу даних – коротка довідкова інформація про програму (Рисунок. 2.3.8);

Рисунок 2.3.1 – Форма “Кнопочная форма”

Рисунок 2.3.2 – Форма “Вибір книги за видавництвом”

Рисунок 2.3.3 – Форма “Вибір книги за назвою”

Рисунок 2.3.4 – Форма “Вибір книги за терміном”

Рисунок 2.3.5 – Форма “Вибір книги за типом обгортки ”

Рисунок 2.3.6 – Форма “Книги для списання ”

Рисунок 2.3.7 – Форма “Списані книги ”

Рисунок 2.3.8 – Форма “Про базу даних ”

2.4 Звіти

Вибір книги за видавництвом – з допомогою цього звіту проводиться друк