Проектуваня бази даних інформаційної системи “Формування замовлень на товари на фірмі”

Лабораторна робота

Порядок виконання роботи:

МS Ассеss - це система управління базами даних під управлінням Windows. МS Ассеss входить в пакет Microsoft Office.

Для запуску програми необхідно:

- виконати - Пуск —> Програми —> Microsoft Office—> Microsoft Ассеss;

- клацнути по значку в панелі Microsoft Office.

Для створення нової бази даних необхідно виконати : Файл —> Створити —> Нова база даних. Після чого появиться діалогове вікно, в якому необхідно вказати назву бази даних, вибрати її розташування і виконати команду Створити. Відкриється вікно бази даних, яке має наступний вигляд:

Таблиця є базовим об'єктом МS Ассеss ; це об'єкт призначений для зберігання даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблицю можна створити трьома різними способами, а саме: створити таблицю в режимі конструктора; створити таблицю за допомогою майстра; створити таблицю шляхом введення даних.

Створимо таблиці використовуючи конструктор створення. Для запуску конструктора необхідно натиснути кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Після цього відкриється вікно проектування структури таблиці:

Для створення таблиці "Товари" в стовпці "ім'я поля" вносимо дані В стовпці "Тип даних"

вкаазуємо тип для кожного поля. Вказуємо ключове поле (в даній таблиці це код товару), натиснувши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля і вибравши пункт "Ключове поле" меню. Далі зберігаємо таблицю за допомогою команди Файл —> Зберегти, вказавши при цьому назву таблиці.

Аналогічно створюємо ще три таблиці: Покупці, Замовлення, Ціна/знижка. Наступним кроком є внесення даних у таблицю. Для цього відкриваємо таблицю (натиснути кнопку "Відкрити" на панелі інструментів) і вносимо дані.

Перед створенням зв"язків використаємо "Майстер підстановок". Відкриємо таблицю «Замовлення» в режимі конструктора, перейдемо до типу даних "Код категорії" із списку, що розкриється. виберемо "Майстер підстановок". Відкриється діалогове вікно, де буде запропонований

ряд питань про параметри поля, яке підставляємо, що настроюється:

Необхідно вказати наступні параметри:

- об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту;

- значення вибиратимуться з таблиці "Товари":

- у стовпець підстановки включаємо поле "Найменування";

- залишаємо запропоновані параметри ширини стовпців;

- залишаємо підпис "Кодкатегоріі" для стовпця підстановок.

Тісля натиснення кнопки "Готово" появиться попередження про необхідність зберегти таблицю. Для створення зв"язків між таблицями необхідно відкрити вікно "Схеми даних", вибравши пункт меню Сервіс— Схема даних. Появиться діалогове вікно схеми даних, в якому необхідно додати таблиці між якими буде створюватися зв'язок.

Після вибору команди "додати таблицю" появиться діалогове вікно, в якому необхідно вибрати таблиці і натиснути кнопку "додати".

Для створення зв'язків між полями необхідно перетягнути мишею ім'я одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановиться зв'язок і відразу ж появиться діалогове вікно в якому тонується налаштувати його параметри. Створимо зв'язки між таблицями Товари, Постачальники, Замовлення та Ціна/знижка:

Для збереження макета бази даних необхідно виконати команду меню "Файл —> Зберегти".

Запит як об’єкт бази даних дозволяє одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць.

Для створення запиту необхідно у вікні "База даних" перейти до вкладки "Запити". Запит можна створити 2 способами, а саме: в режимі конструктора, за допомогою майстра.

Створимо запит в режимі конструктора. Для цього виберемо команду "конструктор" на панелі інструментів. Після нього відкриється діаіогове вікно, яке буде складатися з двох частин:

у верхній частині розташовані списки полів тих таблиць, на основі яких ґрунтується запит; у нижній частині міститься таблиця, яка визначає структуру запиту.

Рядок "Поле" заповнюється шляхом перетягуванням назв полів з таблиць у верхній частині, а решта полів заповнюється автоматично. Можна також вказати параметри сортування, що дозволить згрупувати дані "за збільшенням" або " за зменшенням". Після цього зберігаємо запит, вказуючи його ім'я . Щоб продивитися результати запиту, необхідно відкрити його: клацнути двічі лівою кнопкою миші по відповідному записі у вікні "База даних".

Форма не є самостійним об'єктом МS Ассеss . Вона просто допомагає вводити, переглядати і модифікувати інформацію в таблиці або запиті.

Для створення форми необхідно у вікні "База даних" перейти до вкладки "форма". Форму можна створити двома способами, а саме:

створити форму в режимі конструктора: створити форму за допомогою майстра.

Створимо форму за допомогою майстра. Для цього виберемо команду "Створити форму за допомогою майстра".

За допомогою Форми ми також створюємо будь-який вид діаграм :

Звіт - об'єкт БД призначений для друку даних.

Для створення звітл необхідно у вікні "База даних" перейти до вкладки "звіти". Звіт можна створити двома способами, а саме: створити звіт в режимі конструктора; створити звіт в режимі мастра. Ми створимо у режимі майстра

Щоб експортувати таблицю у Microsoft Word, необхідно виконати: файл-експорт. Появиться діалогове вікно, в якому треба вказати назву та тип файлу. Після цього зберігаємо все.

Щоб експортувати таблицю в Microsoft Excel необхідно виконати: Файл — Експорт. Появиться в діалогове вікно: в рядку ім'я файлу необхідно вказати його назву, а в рядку тип файлу задати тип Microsoft Excel ,також необхідно вказати папку в якій необхідно зберегти документ. Після відкриття створеного документу в ньому з'явиться таблиця яку було експортовано.

Щоб імпортувати таблицю з Microsoft Excel необхідно відкрити базу даних і виконати: Файл-Зовнішні дані- Імпорт.Появиться діалогове вікно, в рядку ім'я файлу необхідно вказати його назву, а в рядку тип файлу задати тип Microsoft Excel .Після цього появиться діалогове вікно імпорту, в якому необхідно вибрати таблицю яка буде імпортуватися з Microsoft Excel , задати заголовки стовпців,