Винахід друкарської машинки, телефона, диктофона, модернізація системи почтового зв’язку дозволили суттєво удосконалити як окремі операції, так і весь технічний процес обробки інформації, різко підвищити продуктивність управлінської праці. Така «механізація» інформаційної технології стала базою формування існуючих організаційних структур в економіці .

На зміну «механічній» інформаційній технології в 40-50-х роках ХХст. прийшла «електрична технологія», яка базувалася на широкому використанні електричних друкарських машинок, копіювальних машин, портативних диктофонів. Різко підвищилася якість, кількість і швидкість обробки документів. З появою і широким розвитком ЕОМ і перефирійної техніки настала ера комп’ютерної інфотехніки, яка отримала назву нової (сучасної, безпаперової) інформаційної технології.

Інформаційна технологія – це сукупність методів та засобів цілеспрямованої зміни яких-небудь властивостей інформації. Вона має відповідати таким вимогам:

забезпечувати високий ступінь розчленовування всього процесу обробки інформації на етапи (фази), операції, дії;

включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

мати регулярний характер; етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що дозволить більш ефективно здійснювати цілеспрямоване керування інформаційними процесами [64, с.77].

В основу нової сучасної інформаційної технології, яка базується на широкому застосуванні персональної комп’ютерної техніки, покладені три основні принципи: інтегрованість, гнучкість, інтерактивність. Інтегрованість забезпечує комплексний підхід до розв’язання поставлених завдань за рахунок об’єднання можливостей, як технічних, так і програмних засобів. Гнучкість дозволяє динамічно і невеликими зусиллями виконувати поставлені завдання. Інтерактивність в свою чергу дозволяє динамічно переналагоджувати завдання з врахуванням конкретних вимог [32, с.204].

Для забезпечення управлінської діяльноті використовуються різноманітні види інформаційних технологій (ІТ). Класифікація ІТ може стати методологічною основою їх вибору та використання при вирішенні завдань управлінської діяльності (Додаток Г).

Функціонування сучасних інформаційних технологій забезпечують програмні засоби, які в цілому розділяються на системні та прикладні:

системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп’ютерних систем як таких. В їх складі виділяють: текстові та діагностичні програми; антивірусні програми; операційні системи; командно-фійлові процесори;

прикладні програмні засоби класифікуються наступним чином: системи підготовки текстових, табличних та ін. документів; системи підготовки презентацій; системи обробки фінансово-економічної інформації; системи управління базами даних; системи управління проектами; експертні системи та системи підтримки прийняття рішень; системи інтелектуального проектування та удосконалення управління; інші системи ( Додаток Д) [ 23, с.65].

Існує поняття «автоматизована інформаційна техноло-гія» (АІТ), котра являє собою сукупність прийомів, методів і програмно-технічних засобів послідовного автоматизова-ного перетворення інформації на відповідних етапах інфор-маційних процесів. Автоматизовані технології мають значні переваги в порівнянні із традиційними ( Додаток Е).

Комп'ютерні інформаційні технології — це, власне, АІТ, які реалізуються на базі персональних комп'ютерів з вико-ристанням такого сучасного пакету програм, як «Microsoft Office 2000» або «Microsoft Office ХР» в середовищі Windows (98, Міllеnnium, 2000 Рrof., ХР).

Впровадження сучасних офісних ІТ змінює технологію управління, звільнює користувачів від трудомістких проце-дур обробки інформації, значно підвищує оперативність прийняття рішень, поліпшує комфортність праці [48, с.13].

При впровадженні інформаційної технології на підприємстві необхідно вибрати одну з двох основних концепцій, які відображають точки зору на існуючу структуру організації та роль комп’ютерної обробки інформації в цій структурі.

Перша концепція орієнтується на існуючу структуру підприємства. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури і відбувається лише локальна модернізація існуючих методів роботи. До переваг стратегії можна віднести мінімальний ступінь ризику та мінімальні витрати. Основний недолік – необхідність безупинних змін форми подання інформації. Будь-яке оперативне рішення «грузне» на різних етапах інформаційної технології.

Друга концепція орієнтується на майбутню структуру підприємства. Існуюча структура буде модернізуватися. Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв’язків, раніше економічно недоцільних. До основних недоліків цієї стратегії варто віднести: істотні витрати на першому етапі, пов’язані з розробкою загальної концепції й обстеження усіх підрозділів підприємства; наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними змінами структури підприємства і як наслідок змінами штатного розкладу. Перевагами даної стратегії є: раціоналізація організаційної структури підприємства, максимальна зайнятість усіх працівників, високих професійний рівень, інтеграція професійних функцій за допомогою комп’ютерних мереж [64, с.100-101].

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до даної концепції основою інформаційної технології є дані, організовані в БД, що адекватно відбивають реалії дійсності в тій або іншій предметній області, і які забезпечують користувача актуальною інформацією у відповідній предметній області.

База даних (БД) є сукупністю у певний спосіб організованих даних, що зберігаються на комп'ютерних носіях і відображають стан об'єктів та їх взаємозалежність у конкретній предметній ділянці [20, с.49]. За логічною структурою даних, що зберігаються у базі, розрізняють реляційні, ієрархічні та мережні БД. Для організації інформації у БД, її накопичення, зберігання та обробки створюють системи керування базами даних (СКБД), які становлять комплекс мовних і програмних засобів, призначених для створення та спільного використання БД багатьма користувачами. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях абстракції опису БД структура зображується по-різному (схема 1.1).

Схема 1.1 – Складові БД

На фізичному рівні структура БД – це структура файлів даних і допоміжних файлів. Самі файли даних також складаються з двох компонентів: структури і даних. Структура файла в реляційній моделі (схема 1.2) – це ім’я, тип поля, його довжина, точність (для числових полів).

Схема