В центрі цього вікна розташовані три списки, які дозволяють задати до трьох рівнів групування даних. Ці списки містять всі поля таблиці. Для групування даних вибирають потрібне поле із списку один. При створенні другого і третього рівнів групувань використовують відповідно списки 2 і 3.

9. Для задання інтервалу групування активізують кнопку Grouping options (Опції групування). Відкривається діалогове вікно Grouping Intervals (Інтервали групування). Список Grouping Intervals цього вікна містить такі значення:*

Entire Field - інтервал групування задається, виходячи із повного значення поля таблиці;*

1st Letter - групування здійснюється за першою буквою значення поля таблиці;*

2,3,4,5 Initial Letters - групування здійснюється за 2, 3, 4, 5 першими буквами значення поля таблиці.

Встановити необхідні значення і закрити вікно, активізувавши кнопку ОК.

10. Для формування у звіті підсумкових значень використовують діалогове вікно Summary Options, яке відкривається при активізації кнопки Summary Options (Підсумкові опції).

У цьому вікні міститься таблиця, рядками якої є поля таблиці, а стовпцями - можливі підсумкові значення звіту. Встановлюють прапорці на тих підсумкових значеннях, які потрібно помістити у звіті. Під таблицею розташована групу перемикачів:*

Detail and Summary - відображається область даних, проміжні підсумкові значення по групах та підсумкові значення по звіту;*

Summary only - відображається область даних і підсумкові значення по звіту;*

No totals - відображається тільки область даних;*

Calculate percent of total for sum - в якості підсумкового значення буде обчислено процент проміжного підсумкового значення від кінцевого підсумкового значення звіту.

11. У третьому діалоговому вікні задається стиль відображення об'єктів у звіті. Список Style (Стиль) містить декілька варіантів відображення об'єктів у звіті. Вибравши стиль, активізують Next і переходять у наступне вікно.

12. На четвертому кроці створення звіту вказують порядок розташування об'єктів у звіті і орієнтацію сторінки звіту.

13. На п'ятому кроці задаються поля, за якими будуть впорядковані дані у звіті. Для цього із списку Availablle fields or index teg (Вибрані поля і індекси) переносять у список Selected fields (Вибрані поля) потрібні поля в тому порядку, в якому будуть впорядковані дані.

Задають тип сортування: Ascending або Descending.

14. На останньому, шостому кроці задають заголовок звіту в полі Туре а title for your report.

У цьому вікні можна вибрати один із варіантів подальшої роботи із звітом:*

Save report for later use (Зберегти звіт);*

Save and run report (Зберегти й запустити звіт на виконання);*

Save report and modify it in the Form Designer (Зберегти і відкрити для модифікації в конструкторі звітів).

Кнопка Preview призначена для попереднього перегляду звіту. Ввівши заголовок і вибравши відповідні перемикачі, активізують кнопку Finish. Відкривається діалогове вікно для задання імені створеному звіту.

Створення звіту в режимі конструктора. Встановлення середовища оточення звіту

Для відкриття вікна конструктора звітів можна виконати команду File-New. У вікні New вибрати опцію Report, активізувати кнопку New file. Для роботи у конструкторі звітів використовуються панелі інструментів Report Designer та Report Controls, а також команди пункту меню Report.

Рис.19. Вікно конструктора звіту

Вся робоча область конструктора за замовчуванням розділена на

три смуги:*

Title - смуга для розташування назви звіту;*

Page Header - інформація, поміщена в цій смузі, друкується на початку кожної сторінки. Це може бути назва звіту, поточна дата, номер сторінки;*

Group Header - смуга використовується при групуванні даних. Інформація виводиться перед групуванням. Це може бути назва групи;*

Detail - смуга містить дані полів або результати обчислень над ними;*

Group Footer - смуга використовується для виведення підсумкової інформації по групі;*

Page Footer - смуга використовується для розташування інформації в кінці кожної сторінки звіту. Це може бути дата, номер сторінки, підсумкові значення за даними сторінки;*

Summery - смуга для розташування інформації, яка виводиться один раз у кінці звіту. Це можуть бути підсумки по звіту, висновки.

1. Створення стандартного (швидкого) звіту

Процес створення звіту передбачає всі або чистину із таких процедур:*

визначення середовища оточення;*

розташування у звіті об'єктів: тексту, полів, ліній, прямокутників і рисунків;*

групування даних у звіті;*

збереження звіту;*

перегляд звіту;*

друк звіту.

Прискорити розташування даних у звіті можна за допомогою команди Quick Report (Швидкий звіт) із меню Rерогt. Звіт, який створюється таким способом, називається швидким або стандартним. Такий звіт можна модифікувати, змінюючи текст написів, порядок розташування полів, додаючи у звіт групування даних та заголовок.

Для створення швидкого звіту необхідно:

1. У вікні конструктора звіту виконати команду Report -Quick Report.

2. У вікні Open вибрати таблицю із списку всіх таблиць відкритого проекту бази даних.

3. Після вибору таблиці відкривається вікно Quick Report, в якому пропонуються варіанти розташування полів у звіті - у стовпець або в рядок.

Рис. 20. Діалогове вікно Quick Report

У нижній частині цього вікна можна встановити такі опції:*

Titles - у звіт поміщаються поля і написи до них;*

Add Alias - визначає, чи вказувати псевдонім таблиці в іменах полів;*

Add Table to Data Environment - вказує, що таблиця буде поміщена в середовище оточення звіту.

4. Для відбору полів у звіт необхідно у вікні Quick Report активізувати кнопку Fields. Відкриється вікно Field Picker, в якому за допомогою кнопки Move вибираються поля, які будуть поміщені у звіті.

5. Відібравши поля, активізують ОК. У вікні конструктора відобразиться структура створеного звіту. Крім того, у смузі Page Footer будуть поміщені функція Date() і системна змінна GENO.

6. Переглянути зовнішній вигляд звіту можна за допомогою команди

Preview контекстного меню.

7. Для збереження створеного звіту виконують команду File-Save.

8. Видрукувати звіт можна за допомогою команди File-Print.

2. Встановлення середовища оточення