насамперед у великих організаціях інформаційна діяльність, або інформаційно-аналітичне управління, стає відносно самостійним видом діяльності. Водночас, щоб бути ефективною, інформаційна діяльність повинна здійснюватися відповідно до загальних положень і механізмів управління. З іншого боку, інформаційна діяльність, як окремий вид послуг, має свої особливості, без врахування яких нею неможливо ефективно управляти. Так, з позицій системного підходу у структурі інформаційної діяльності можна виділити процесну підсистему, яка створює інформаційні продукти/послуги і є об’єктом управління з боку суб’єкта — управлінської підсистеми. Остання, по суті, й виконує функції організації інформаційної діяльності. Відповідно до принципів кібернетики організація інформаційної діяльності може бути також представлена за схемою “вхід — переробка — вихід”, де безпосередньо інформаційну (інформаційно-аналітичну) роботу, або процесну підсистему, можна розглядати як процес переробки вхідних даних у вихідні. Крім того, щоб бути ефективною, організація інформаційної діяльності повинна мати достатній запас міцності та гнучкості з точки зору її ресурсної забезпеченості та механізму функціонування.
Водночас інформаційна діяльність має свої особливості, які треба
враховувати для її ефективної організації:
1. У структурі ресурсів інформаційної діяльності значне місце посідають нематеріальні активи, інформація.
2. Ключову роль в організації інформаційної діяльності, в тому числі і для встановлення порядку використання всіх ресурсів, відіграють потреби споживачів інформації.
3. Визначення якісних характеристик інформації значною мірою
має суб’єктивний характер.
4. Для ефективної організації інформаційної діяльності особливе значення має кваліфікація кадрів.
5. “Виробничі потужності” (ресурси) інформаційної діяльності для її ефективної організації треба розраховувати за рівнем попиту на них у період “пік”.
6. Можливості формування запасів “готової продукції” у формі “придатної до використання” інформації обмежені, як правило жорсткими рамками часу через схильність інформації до швидкого старіння. [Кулицький]
Остання суперечність розв’язується завдяки створенню, наприклад, баз даних, які регулярно доповнюються новітньою інформацією, що й дає змогу задовольняти вимоги споживачів при наявності обмежених ресурсів.
Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. У результаті отримання і використання інформації вини- кають інформаційні відносини у політичній, економічній, культурній, соціальній, екологічній, науково-технічній, міжнародній сферах життєдіяльності людини, суспільних організацій і держави. Через інформаційні відносини, точніше, через їх упорядкування стосовно об’єкта зацікавленості, виникає інформаційна діяльність – сукупність системних основних і допоміжних процесів пошуку, збирання, аналізу, петворення, зберігання, та поширення інформації. Інформаційна діяльність є складовою суспільного виробництва,
Інформаційна діяльність є складовою суспільного пов’язаного
з підготовкою інформаційних продуктів і послуг, спрямованих на задо-
волення суспільних потреб.
Управління інформаційною діяльністю базується на використанні різнобічної інформації , необхідної для прийняття рішень. Якість цих рішень значною мірою залежить від інформації , яка використовується . Потреба в інформації на різних стадіях управління інформаційною діяльністю у може бути різною (див. Додаток А). На кожній стадії спеціалістам необхідна конкретна вхідна інформація, одночасно формується результатна вихідна інформація, яка використовується як вхідна на інших стадіях управління. Здійснення результативної інформаційної діяльності можливе лише за наявності різнобічної, актуальної та достовірної інформації [Пінчук Н.С. інформаційні системи і технології в маркетингу:навч.посібник. – К.: КНЕУ. – 327с.ст 5-6].
На сьогодні поширений ресурсний підхід до інформації. Як ресурс інформація має властивості товару і її можна купити, продати, накопичувати, знищувати і т.п. Водночас інформація має унікальні властивості, найбільш суттєва з яких полягає у тому, що відсутність інформації про товар, об’єкт, процес, явище тощо створює ілюзію відсутності зазначених елементів. Якщо виробник не матиме інформації, що його конкурент розпочав продаж аналогічного товару , але з кращими споживацькими властивостями , то він помилково вважатиме себе монополістом на ринку. Отже, відсутність інформації може призвести до тяжких фінансово-економічних наслідків для підприємства. Наявність актуальної інформації дозволяє оперативно стежити за станом зовнішнього середовища та оцінювати внутрішню ситуацію, отримувати інформаційну підтримку при прийнятті рішень, що в результаті дозволяє підвищити показники діяльності фірми чи підприємства [Пінчук Н.С. інформаційні системи і технології в маркетингу:навч.посібник. – К.: КНЕУ. – 327с.ст 7].
Інформацію класифікують за різними ознаками, але з точки зору здійснення інформаційної діяльності інформацію поділяють таким чином, як це зображено на рисунку 1.1.2.Ст 12 ПінчукН.С.:(див. Додаток Б). Класифікація інформації за основними характеристиками дає змогу ефективно використовувати її на практиці [Кулицький ст.. 52].
Менеджер часто не в змозі сформулювати в певних термінах вимоги до інформації, тому таке завдання покладається на особу, яка надає інформацію. Менеджер сподівається, що інформація допоможе йому прийняти рішення без особливого залучення його в процес збору інформації. Однак, він бажає одержати необхідну інформацію у відповідній формі й у потрібний час. Джерело інформації залежить від потреб [Вісник (Київський ін.-т бізнесу та технологій). – 2007. - №2. – С. 86-87]. Згідно із Законом України “Про інформацію” “джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою
матеріальні об’єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи”[ЗУ«Про Інформацію»Стаття 26]. Потреба у класифікації джерел інформації обумовлена необхідністю їх раціонального використання. Адже для підготовки та прийняття управлінських рішень часто доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації, вдаватися до послуг різних інформаційних посередників. До того ж цільова функція частини цих джерел інформації може не відповідати напряму діяльності, в якому приймаються відповідні управлінські рішення.
Треба зазначити, що цільова функція та механізми функціонування певного джерела інформації, інформаційна політика ЗМІ та критерії відбору повідомлень, якими вони користуються, повинні враховуватись при використанні різних джерел інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень. Тому зазначені моменти знайшли своє відображення при класифікації джерел інформації за морфологічними ознаками та механізмами функціонування (див. рис. 1.1.3 Додаток В).
Доцільність саме такої класифікації, а також певні обмеження в плані її використання, потребують пояснень. Мета будь-якої класифікації — адекватно відобразити головні, найсуттєвіші ознаки об’єкта, що класифікується, та полегшити умови його аналізу та використання. Запропонована класифікація має змішаний характер. Морфологічні ознаки джерел інформації, тобто ознаки їх будови, пов’язані з