РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

"Створення рівнів структури

в MS Excel"

MS Excel дозволяє створювати проміжні і загальні підсумки за допомогою однієї команди Дані - Підсумки. Дана команда допомагає впорядковувати список засобом групування записів з виводом допоміжних підсумків. Команда Підсумки також використовується для виводу підсумків у верхній або нижній частині списку і полегшує сумування числових стовпців. Крім того ця команда відображає таблицю у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати розділи при допомозі мишки.

Включення проміжного підсумку в список виконується наступним способом:

Відсортовуємо таблицю по параметру, для кожної групи з якою треба буде підвести підсумки

Виконуємо команду Дані - Підсумки, відкривається діалогове вікно Проміжні підсумки

Із розкриваючого списку При кожній зміні в виберіть групу для якої ми хочемо підвести проміжні підсумки. Це повинен бути той же стовпчик , по якому сортувався список. Коли значення в групі змінюється, Excel вставляє новий рядок і підводить проміжний підсумок

Із списку Операція, виберіть статистичну функцію, яка буде використовуватись для проміжних підсумків (Sum, count, average, max, min, product, countnums) частіше всього використовується функція sum

Із списку Добавити підсумок, виберіть стовпчик або стовпчики для яких розраховуватимуться підсумки

Натисніть Ок.

Разом із проміжними підсумками, символами структури і загальною сумою дані набувають такого вигляду:

Таблиця перетворюється в структуру. У верхньому лівому кутку появляються цифри 1, 2, 3:

1 – виводить тільки загальний підсумок

2 – виводить загальний і проміжний підсумки

3 – виводить всі дані

Зліва від таблиці з’являються кнопки із значки +, - призначені для згортання і розгортання окремих груп таблиці.

Для того щоб добавити ще одну функцію для інших стовпців слід ще раз виконати команду Дані – Підсумки, вказати потрібний стовпчик і функцію, але при цьому змінити параметр Змінювати поточні підсумки. В даному вікні можна вказати: чи робити кінець сторінки між групами (для друкування інформації), та місце розміщення підсумків.

Команда Підсумки виконується кожного разу коли необхідно перегрупувати або змінити підведені підсумки. Після закінчення роботи з підсумками, натисніть кнопку Забрати все у вікні діалогу Проміжні підсумки.

Режим структури, якого набуває список після виконання команди підсумки, нагадує режим структури у Word і дозволяє проглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розташованих на лівому полі.