вона виникає; потім всю цю інформацію попередньо обробляти таким чином, щоб у ритмі виробництва повністю забезпечувати вихідною (результатною) інформацією, з одного боку, широкі потреби користувачів - керівників та фахівців даного (низового) рівня управління, а з другого, передавати в стислому чи іншому вигляді по інформацію на більш високий (середній та верхній ) рівень управління. На цьому рівні зібрана інформація (після додаткової обробки, а інколи і в такому, первинному, вигляді) використовується не тільки для аналізу і прийняття управлінських рівень, але і для обліку, контролю, комплексного економічного аналізу результатів виробничо-господарської та іншої діяльності структурних ланок і підприємства в цілому, а також для складання зведеної бухгалтерської, статистичної та іншої звітності..
Одноразове збирання фактичної інформації та її системна (разом з іншою) обробка на ПЕОМ дозволяє забезпечувати в принципі безпаперове (тобто на екран і ПЕОМ) повне оперативне інформування користувачів (керівників) різних рівнів про процеси та явища, що відбуваються на об'єктах управління. Забезпечення таким чином інформацією керівників створює умови для виконання у повному (в інформаційному аспекті) обсязі посадових функцій відповідно до наданих орав, обов'язків та міри відповідальності за доручену справу. Забезпечення інформацією керівників появ здійснюватись як автоматично (за заздалегідь розроблений графіком), так і у діалоговому режимі (за запитом користувача).
Отже, за допомогою сучасних засобів обчислювальної, периферійної і організаційної техніки може більш якісно і ефективно виконувати функції управління як виробництвом у цілому, так і його структурними ланками. Крім того, за допомогою автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації можна удосконалювати форми та методи управління виробництвом.
В умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут важливе значення має оперативне збирання і обробка показників, простота і доступність цих показників всім користувачам в часовому та пооб'єктному аспектах. Тому існуючі форми і методи обліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в нових умовах не підходять. Крім того, на основі автоматизованої, діючої у ритмі виробництва системи збирання і обробки економічної інформації, доцільно організувати лише один - господарський облік замість трьох видів обліку (оперативного або оперативно-технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують сьогодні на підприємствах. Це можливо тому, що: по-перше, використовується для нього тільки одне –загальне для усіх зазначених видів обліку джерело фактичної облікової інформації, це –виробничо-господарська та інша діяльність підприємства і його існуючі ресурси; по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, у ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як достовірна, оброблюється за різними алгоритмами і записується у бази даних, поставлену в місцях виникнення інформації, а потім передається по каналах зв'язку усім іншим користувачам більш вищого рівня, які використовують цю інформацію для складанняаналітичних та синтетичних реєстрів різного, в тому числі і бухгалтерського, призначення, прийняття управлінських рішень тощо.
Таким чином, завдяки безперервному технологічному процесу всій первинній інформації, яка збирається одноразово і записується у базу даних, можна забезпечити повну ув'язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному зведеному аспектах, достовірність цих даних, яку завгодно ступінь деталізації або групування, за станом на певну дату або за який завгодно час чи період та інше.
Маючи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідкову, договірну та іншу постійну інформацію, а також фактичні показники, які збираються у ритмі виробництва, і установлений єдиний крок для інформаційних сукупностей в плануванні і обліку, можна автоматично і оперативно порівнювати планові та зведені нормативні дані з фактичними в різних аспектах і отримувати кількісні і вартісні відхилення з відносними величинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім використовується користувачами різних рівнів. Робляться й інші обчислення та порівняння.
Такий метод автоматичного контролю і економічного аналізу дозволяє не тільки звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, але і підняти управління на більш високий ступінь, прискорити вироблення і прийняття оптимальних рішень тощо.
Автоматизована система збирання, обробки та зберігання інформації у базі даних істотно впливає на методи складання установленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бухгалтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не пристосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, більш придатними для машинного заповнення, а також значно спрощеними. При цьому треба виходити а того, що складання звітності повинно здійснюватись автоматично не тільки на підприємствах, але і на всіх зовнішніх (вищестоящих, територіальних) рівнях.
Автоматично складати звітність на рівні підприємства стало можливим тому, що є, з одного боку, база даних, в якій фактична інформація може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з другого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, які відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив бібліотеки типових форм, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий носій. Одночасно з складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою ж інформацією як і в звітності, яка потім передається по каналах зв'язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється.
Таким чином, організація системної обробки економічної інформації, застосування нових методів автоматизованого складання звітності на різних рівнях, а також заміна діючих тилових форм звітності більш досконалими і придатними для машинного складання, при іншій їх кількості, змісту та зовнішньому