Система керування базами даних (СКБД)

ВСТУП

Основою для обліку даних завжди служили папки документів, картотеки, реєстраційні журнали, списки і т.д. Вони поступово накопичуються і обновляються. При великому об'ємі інформації пошук і узагальнення необхідних відомостей про ту чи іншу інформацію, здійснюваних вручну, є досить трудомістким процесом. Широке використання ЕОМ призвело до авто-матизації обробки і використання ве-личезної кількості інформації у різ-них галузях діяльності людини.[1]

Поступово з розвитком програмного забезпечення ЕОМ з'явилися ідеї створення управляючих систем, які дозволяли б накопичувати, зберігати і обновлювати взаємозв'язані дані по цілому комплексу вирішуваних задач. Ці ідеї знайшли своє втілення в системах управління базами даних. Системи управління базою даних взаємодіють не з локальними, а взаємозв'язаними за інформацією масивами, званими базами даних. З появою персональних комп'ютерів системи управління базою даних стають найпопулярнішим засобом обробки табличної інформації. Вони є інструментальним засобом проектування банків даних при обробці великих об'ємів інформації.[3]

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що люди, які навіть добре розуміються в комп'ютерах, уникали працювати з ними до тих пір, поки не одержували повних, орієнтованих на користувача додатків.

В сучасних СУБД використовується реляційна структура – дані організовуються в двовимірних таблицях. Ця конструкція була запропонована Коддом у 1970 році.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна система управління базою даних. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення і обробки даних, а також для управління ними при роботі з великими об'ємами інформації. Що стосується легкості використовування, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот і багато хто для створення своїх власних баз даних і додатків звертається саме до неї.

Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів. Вона є дуже поширена на підприємствах, в закладах в яких введеться реєстрація того чи іншого продукту та багато іншого.

Система управління базами даних (СУБД) MS Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows. [5]

1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ

В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації з однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна виконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати інформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій: визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.[4]

При створенні даної БД потрібно визначитись з основними об’єктами, а саме: таблицями, запитами, формами, звітами, макросами та модулями.

Таблиця – об’єкт, який використовується для збереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких зберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся інформація про деякий об’єкт.

Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць.

Форма – об’єкт, призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку.

Звіт – об’єкт, призначений для створення документа, який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

Макрос – являє собою послідовність макрокоманд вбудованої мови Access, які задають автоматичне виконання певних операцій.

Модуль – сукупність описів, інструкцій та процедур на мові VBA, збережену під загальним іменем. В Access використовуються модулі трьох типів: форми, звіту та стандартний.

Отже, дана база даних міститиме наступі таблиці:

- Абоненти – зберігає інформацію про абонентів, код їхнього тарифу, номер телефону та кількість несплачених хвилин.

- Тарифи – зберігає інформацію про існуючі тарифи оплати для абонентів телефонної мережі.

- Платежі – зберігає інформацію про дати платежів та внесені суми абонентів.

На основі таблиць можна створювати запити. Дана база даних містить такі запити:

- Загальна внесена сума – виводить загальну внесену суму оплати абонента за міські, міжміські та міжнародні розмови (запит з параметром, необхідно вказати дату оплати)

- Зменшена вартість – для певної пільгової категорії зменшений тариф на деякий відсоток.

- ПІП абонента – виводить дані про оплату абонентів телефонної мережі (запит з параметром, тобто при відкритті запиту Вам запропонують вказати ПІП абонента, дані про оплату якого Ви хотіли б дізнатись).

- Не сплатили за телефон – користувачі, які не сплатили за розмови.

На основі вище вказаних таблиць створюватимуться форми, що слугують для заповнення таблиць даними:

- Абоненти – створена для введення даних про абонентів, код їхнього тарифу, номер телефону та кількість несплачених хвилин.

- Платежі – створена для введення даних про дати платежів та внесені суми абонентів.

- Тарифи – створена для введення даних про існуючі тарифи оплати для абонентів телефонної мережі.

Також є форми:

- Головна кнопочна форма – відкривається автоматично при завантаженні бази даних. Полегшує та прискорює навігацію