До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

1.2 Інформаційне забезпечення в процесі формування баз даних

1.2.1 Характеристика інформаційних джерел у формуванні баз даних

Інформаційне забезпечення, за твердженням Г.М. Швецової Водки, - сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих систем документації, а також масивів інформації, що використовуються в автоматизованій інформаційній системі [53]. Відповідно до тверджень В. Дрожжинова, для інформаційного забезпечення вирішення соціальних проблем необхідно мати чітку уяву про такі види інформації, як:

виявлена;

невиявлена;

відображена [56].

За визначенням Г.Г. Воробйова виявлена інформація притаманна будь-яким формам соціального буття. Семінар, що відбувся, конференція за участю представників трьох секторів, тренінги з економічного розвитку, впорядкування членами територіальної громади свого мікрорайону – все це приклади виявленої інформації. Виявлену інформацію можна спостерігати, вимірювати.

Невиявлена інформація – це інформація в потенціалі. З самого початку вона притаманна соціальному буттю, але поки що прихована від людської свідомості до можливого її запиту. До невиявленої інформації відносяться ті потреби громадян, у яких іще чітко не зафіксовано предмет їх задоволення. Прикладом цього виду інформації можуть бути також соціальні проекти, моделі, котрі перебувають на початковому етапі їх розробки [56].

Невиявлена інформація переходить до форми виявленої, коли фіксується людською свідомістю, тобто невиявлена інформація трансформується у відображену (ідеальну), після чого має можливість “матеріалізуватися”, “законсервуватися” за допомогою творчих зусиль людини (повідомлення у газеті, науковому журналі, файлі комп’ютера і т.д.).

Правильно складена класифікація створює реальніші умови для автоматизації та механізації цих процесів. Існують piзнi види класифікації інформації.

Всю інформацію за своїм характером класифікують на науково-технічну, правову, історичну, політичну, ідеологічну, виробничо-управлінську, художньо-публіцистичну, побутову.

Для успішного функціонування автоматизованої системи необхідне її інформаційне забезпечення. До складу інформаційного забезпечення входять: нормативно-довідкова інформація, класифікатори техніко-економічної інформації, форма подання й організації даних у системі, у тому числі форми документів, відеограм, протоколи обміну даними.

Все це інформаційне забезпечення поділяється на дві великі групи: замашинне і внутрішньомашинне. В свою чергу машинне поділяється на: нормативно-довідкові документи, система класифікації і кодування, оперативні документи, методичні і інструктивні матеріали. До внутрішньомашинного належать: інформаційні масиви, програми. Інформаційні масиви є вхідні, проміжні, вихідні (Додаток Б).

Існують різні визначення інформації. У них мова йде про її сутність, точність і форми представлення, канали передавання, засоби, час, кількість, техніку оброблення і т. п. При цьому завжди вважається, що інформація була, є і буде, а коли її не вистачає, завжди можна знайти ту інформацію, якої бракує.

У процесі управління підприємством переробляються числен-ні потоки різноманітної економічної інформації у вигляді відомо-стей і повідомлень про явища, дії та процеси виробництва, що ві-дображають зміни станів системи відповідно до її складності та структурних особливостей.

Інформаційний потік - стабільний рух даних, спрямований від джерела інформації до одержувача, визначений функціональ-ними зв’язками між ними [53].

Первинною називається інформація, що збирається безпосередньо на об’єктах спостереження для досягнення конкретної мети дослідження фірми.

Вторинна інформація - це інформація, яка вже зібранана (іноді частково оброблена та систематизована) іншими і для інших цілей, існує в опублікованому вигляді, але придатна до використання для досягнення мети, що ставить перед собою фірма в конкретній ситуації.

Практично всі керівники використовують вторинну інформа-цію для прийняття управлінських рішень. Цей вид інформації, у свою чергу, поділяється на внутрішню і зовнішню вторинну інфор-мацію.

Внутрішня вторинна інформація - це дані, що збираються та узагальнюються в середині підприємства. Це бухгалтерські звіти, звіти про обсяг закупівель, продажу тощо.

Зовнішня вторинна інформація - це інформація, опублікова-на за межами фірми.

Серед найбільш важли-вих видів джерел вторинної інформації можна ви-ділити:

внутрішні джерела компанії: періодичні звіти спеціалізова-них груп співробітників і підрозділів, поточні інформаційні звіти підрозділів;

опубліковані джерела: звіти урядових агентств, звіти торговельних асоціацій, звіти з котирування акцій на біржі, статистич-ні звіти, наукові публікації, торговельні журнали, прес-релізи, довідники, аналітичні огляди, загальні публікації;

інші джерела: постачальники, замовники, споживачі, конку-ренти, посередники, винахідники і раціоналізатори, рекламні агентства, засоби масової інформації. Окремо треба виділити по-ки що нетрадиційну глобальну комп’ютерну інформаційну мере-жу “Internet”, яка, безперечно, найближчим часом вийде на одне з перших місць серед використовуваних інформаційних джерел;

інформаційна індустрія: фірми, що займаються моніторин-гом, аудитом, консалтингом, дослідженнями в галузі маркетингу, інші спеціалізовані агентства, такі як служба газетних вирізок, служба перевірки реклами, служба кредиту тощо.

1.2.2 Механізм роботи з інформацією

Механізм роботи з інформацією відбувається таким чином.

Здійснюється перевірка інформації. Найбільш поширений і надійний метод перевірки інформації – порівняльний аналіз, тобто одержання однозначної відповіді на одне і те саме питання з різних джерел. Якщо інформація не підтвердилася одним або декількома джерелами чи отримано суперечливі відомості, треба поставити під сумнів всю отриману інформацію і підтвердити або спростувати припущення про її помилковість. Така неузгоджена інформація вважається неякісною і непридатною для прийняття рішення [28].

Оброблення інформації. Закінчивши перевірку інформації на вірогідність відбувається її аналіз та формування висновку, що пояснює усі встановлені факти. Після того, коли висновки було сформульовано, - переходять до рекомендацій. Щоб підготувати вмотивовані висновки та рекомендації, необхідно дотримуватись двох обов’язкових умов: щоб з інформацією працював професіонал і щоб він був досить обережний, обґрунтовуючи рекомендації для керівництва фірми.

Відсіювання надлишкової інформації. Інформація не тільки полегшує і забезпечує швидке обґрунтоване прийняття рішень у будь-якій галузі діяльності з мінімальним ризиком, а й, якщо вона є