1.3 Характеристика традиційного та електронного документообігу

Управлінська діяльність будь-якого підприємства знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь [47]; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору, документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Документи як носії інформації сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Традиційний документообіг включає декілька етапів.

1. Реєстрація і облік документів

Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправки або здача в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою забезпечення документації і затверджуються керівництвом організації.

Реєстрація документів – фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах реєстрованого масиву документів, який, виходячи із задач пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по класифікатору, що використовується. Складові частини індексу відділяються один від одного косою межею.

Документи реєструються в організації один раз: поступаючі – в день надходження, створювані – в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший повторно не реєструється.

1.1 Порядок обробки поступаючих документів

Документи, що поступають на підприємство, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На одержаному документі проставляється реєстраційний номер.

Документи з грифом «особисто» не розкриваються, а передаються за призначенням.

Документи, адресовані керівництву підприємства або ті, які не мають вказівки конкретного посадовця або структурного підрозділу, заздалегідь розглядаються в службі забезпечення документації.

На розгляд керівництва передаються документи, одержані з урядових і вищестоящих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і вимагають рішення керівництва. Решта документів після попереднього розгляду службою забезпечення документації прямує виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюються в день надходження документів в службу забезпечення документації або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.

1.2 Порядок обробки документів, що відправляються

Документи, що відправляються підприємством, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправка документів здійснюється централізовано службою забезпечення документації відповідно до Поштових правил [41].

1.3 Передача документів усередині організації

Передача документів між структурними підрозділами проводиться через секретарів структурних підрозділів та осіб, відповідальних за забезпечення документації. Документи передаються з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

1.4 Облік кількості документів

Облік проводиться в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах та групах документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожний екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.

2 Організація контролю за виконанням документів

Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба забезпечення документації і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах [53].

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що поступили з інших організацій – з дати їх надходження. Кінцева дата виконання указується в тексті документа або в резолюції керівника.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання.

Формування справ – угрупування виконаних документів в справи відповідно до номенклатури справ [54]. Справи формуються централізовано. Формуванням справ в структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою забезпечення документації.

При формуванні справ дотримуються загальних правил:

- Поміщають в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі

- Поміщають разом всі документи, що відносяться до даного питання

- Поміщають додатки разом з основними документами

- Групують в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ

- Роздільно групують в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання

У справу не поміщають документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 листів.

3. Зберігання документів, складання номенклатури справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік справ з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається в цілях обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові