Номенклатура для організації складається службою забезпечення документації на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

4. Уніфікація та стандартизація документів

Основним напрямом вдосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація – це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, що приймаються за початкові для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкту стандартизації і затверджується компетентним органом. Вживання стандартів сприяє покращанню якості документа.

Стандартизація – складний процес. В її склад входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегація. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого — види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Типізація використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст — це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту [54].

Під уніфікацією розуміється «приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, одноманітності». Управлінські документи, що використовуються на різних рівнях управління оформляються одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці і виконанню, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівників керівників до рядових співробітників.

Управлінські документи відповідають уніфікованим формам документів, встановленим національними стандартами, іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм, правилами створення документів. Склад реквізитів управлінського документа забезпечує набуття ним чинності, ідентифікує його вид, назву, дату, місце створення та інші характеристики. Носії документної інформації управлінських документів, способи та засоби фіксування документної інформації забезпечують збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

У процесі роботи будь-якої організації накопичується великий обсяг різних документів (накази, листи, договори, службові записки, інструкції й т.д.). При цьому згодом неминуче ростуть складності з пошуком необхідних документів, підтримкою їхньої актуальності, деякі документи губляться, для ознайомлення документи багаторазово копіюються, порушується режим конфіденційності, на столах накопичується велика кількість паперів і т.д. У результаті управлінські рішення приймаються не оперативно, і в умовах недостатності інформації збільшуються управлінські витрати на документообіг, що негативно позначається на ефективності роботи організації в цілому.

При роботі з документами по традиційній паперовій технології:

- середній співробітник виконує в день 10 операцій по пошуку різних документів;

- пошук одного документа займає в середньому дві хвилини;

в 10% випадків співробітник не знаходить потрібний документ;

- у випадку, якщо документ не був знайдений відразу, на його пошуки витрачається ще дві хвилини;

- якщо документ все-таки не знайдений, співробітник перемикається на іншу роботу.

Якщо врахувати, що будь-який новий продукт або процес може зажадати сотень пов'язаних з ним документів, і представити описаний вище процес у рамках всієї компанії протягом року, то висновки можна зробити зовсім невтішні. Паперовий документообіг досить сильно гальмує діяльність фірми. А сьогодні в бізнесі зволікання смерті подібно. Не оперативно відповіли на запит, і все - замовлення дісталося вашому конкурентові. Висновок: впровадження системи електронного документообігу дає фірмі реальні конкурентні переваги. Ці переваги зв'язані в основному зі скороченням витрат на документообіг, і їх досить легко виміряти. Вони можуть бути легко полічені на основі того, скільки можна забрати шаф для зберігання документів, скільки звільнити площ, серверів, які найчастіше зберігають багато копій тих самих документів. Але все-таки це не головне. Набагато більш важливо те, що важко виразити в грошовому вимірі, але приносить фірмі більше дивідендів, чим все перераховане вище. Це більше оперативні відповіді на запити замовників, швидке і якісне прийняття рішень, широкі можливості контролю з боку керівництва, відповідність документообігу існуючим правилам. У підсумку компанія одержує різке підвищення продуктивності роботи співробітників, а це, погодитеся, один з найважливіших факторів для підвищення загальної конкурентноздатності фірми.

На сьогоднішній день на ринку представлена безліч як російських, так і закордонних рішень для автоматизації документообігу. Перевага російських систем електронного документообігу полягає в тому, що вони чудово враховують вітчизняну специфіку й традиції роботи з документами. Основні системи електронного документообігу це:

, , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Системи електронного документообігу дозволяють побудувати повноцінну систему керування інформаційними потоками й документами організації, а також містять весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності й форми власності. Системи розраховані на роботу як у рамках невеликого відділу, наприклад канцелярії, так й у рамках всієї організації зі складною схемою інформаційних потоків [25].

Системи електронного документообігу допомагають у вирішенні наступних завдань:

підвищення ефективності керування бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань, аналізу організаційно-розпорядницької діяльності;

скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і витрат на видаткові матеріали;

створення єдиного інформаційного простору підприємства;

забезпечення надійності обліку й зберігання документації;

організація ефективного захисту інформації.

Системи електронного документообігу дозволяють:

здійснювати реєстрацію, зберігання й миттєвий пошук документів у єдиній базі даних;

організовувати контроль виконання доручень;

формувати різні журнали й звіти.

Для забезпечення конфіденційності роботи з документами всім співробітникам даються права доступу відповідно до їхніх посадових обов'язків і статусу в організації.

У системах можна формувати користувальницькі ролі й указувати їх замість конкретних виконавців, що дозволяє організувати роботу в режимі тимчасового або постійного заміщення одного співробітника іншим.

Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування й застосування електронно-цифрового підпису (ЭЦП) при узгодженні документів повністю виключає ймовірність несанкціонованого доступу.

Пошук документів можливий не тільки по кожному з полів реєстраційної картки, але й по тексту приєднаних до картки файлів.

Система контролю виконання дозволяє повністю