відтворити порядок проходження документа в організації. Це досягається за рахунок створення паралельних (що мають декількох співвиконавців) і послідовних (що виконуються не одночасно, а один за одним) доручень, а також післядоручень , що виходять від відповідального виконавця. Зручна настроювана система, що, повідомленнями і нагадуваннями допомагає співробітникам правильно організувати свою роботу й поліпшити виконавську дисципліну в організації. Всі основні дії по кожному дорученню (початок роботи над дорученням, відправлення звіту, зміна строків, створення подпоручений, особливі оцінки) фіксуються в поле "Хід виконання", що спрощує роботу контролерові, дозволяючи йому в будь-який момент часу швидко визначити, на якому етапі перебуває виконання того або іншого доручення.
Основними функціями систем є:
- реєстрація документів у системі (заповнення реєстраційної картки), приєднання до картки будь-якої кількості файлів довільного формату;
- постановка документів на контроль;
- можливість створення паралельних і послідовних доручень, післяпоручень співвиконавцям;
- можливість проектування типових маршрутів руху документів;
- спостереження за ходом виконання доручень, розсилання повідомлень і нагадувань;
- пошук документів по кожному з полів реєстраційної картки й по тексту приєднаних до картки файлів з урахуванням морфології російської мови;
- розмежування прав доступу до документів, у тому числі з використанням ролей, що зручно при тимчасовому або постійному заміщенні посад;
- протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування й застосування ЭЦП;
- підготовка й печатка журналів і звітів;
- розсилання документів, переписка між користувачами системи за допомогою убудованої поштової служби.
- можливість автоматизації процесів зберігання й списання документів в архів;
- доступ до документів і доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу.
Обов'язкові завдання, рішення яких повинна забезпечувати будь-яка система електронного документообігу – це безпосередня робота з реєстраційними картками, контроль виконання, уведення й висновок документів, їхній пошук, а також організація захищеної роботи в мережевому режимі [8].
1.4 Інформатизація архівної справи: поняття та мета
Інформатизація архівної справи та актуалізація документальних ресурсів Національного Архівного Фонду України є одним із факторів якісно нового науково-інформаційного забезпечення розвитку економіки, культури й науки, швидкого входження у міжнародний інформаційний простів України як самостійної держави.
Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп’ютерних технологій. Процес інформатизації складається з :
а) розроблення взаємопов’язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку, використання документної інформації;
б) формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД в галузі;
в) створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).
Таким чином забезпечується перспектива створення взаємопов’язаної мережі БД та інформаційних систем архівної галузі.
Архівна практика цивілізованих країн засвідчує, що заміна ручних технологій на електронні дозволяє суттєво прискорити документообіг, управління інформацією та її використання. Інформатизація передбачає проведення системи заходів щодо створення умов для переведення традиційних архівних технологій на нові інформаційні комп’ютерні технології, формування електронних архівних документних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її раціонального і оперативного використання.
Процес залучення документів до соціального обігу називають доступом. Він має два аспекти. Перший – інтелектуальний доступ до інформації про документи та його зміст, тобто отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня – науково-довідковий апарат (НДА) та публікації текстів документів у спеціальних виданнях. Другий – фізичний доступ до фондів, тобто отримання власне первинного документа (оригіналу) в читальному залі архіву або бібліотеки завдяки добору документів у певні архівні документальні системи – фонди, справи та ін. Інформатизація значно розширює інтелектуальний доступ до архівної інформації, оптимізує її опрацювання.
Документальні архівні інформаційні системи, в основу яких закладено систему НДА, охоплюють документи вторинного документального рівня. В інформаційних системах вторинного рівня існують паперові (у вигляді традиційних документальних і довідкових видань, карток, описів) та електронні (у вигляді комп’ютерних БД) засоби передачі вторинної інформації.
Перехід від паперових до електронних технологій потребує від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог: чіткої структури опису документів, справ, фондів; взаємозв’язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та НДА; усталеного технологічного апарату архівної галузі тощо.
Інформатизація за змістом ширша від традиційного поняття, оскільки вона вирішує проблему вдосконалення функціонування архівної галузі на нових методичних засадах формування архівних ресурсів та інтелектуального доступу до архівної інформації. Засобом реалізації інформатизації є комп’ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку – програмне-технологічне і матеріально-технічне забезпечення функціонування технологічних процесів завдяки електронній техніці, комп’ютерним БД та інформаційним системам. Архівісти створюють структури опису (моделі даних) різної документальної інформації, формулюють завдання архівної галузі, а програмісти забезпечують реалізацію цих завдань засобами комп’ютеризації. Тому інформатизація потребує спільних зусиль архівістів та інформатиків.
Архіви і архівна справа мають всі передумови для швидкого переходу до інформаційних технологій та зайняття важливого ареалу в інформаційній інфраструктурі й національних автоматизованих ресурсах.
Загальною метою інформатизації в архівній справі є актуалізація інформації, що міститься в архівних документах, вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації, оптимізація зберігання, формування, захисту та використання документ них ресурсів архівної галузі, прискорення залучення їх до суспільного обігу, введення до міжнародного інформаційного простору [35].
1.5 Структура та класифікація баз даних
Для зручності вводу - виводу, збереження та обробки інформації в організаціях почали використовувати бази даних. Бази даних стали реальністю завдяки створеним комп’ютерам і пристроям довготермінової пам’яті, здатних зберігати у цифровій формі значні обсяги інформації. Комп’ютер з допомогою відповідного програмного забезпечення дозволяє оперувати необхідною інформацією, яка є у довготерміновій пам’яті,