здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах товариства;

організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи на підприємстві [16].

Адміністратор ПК, який працює з базою даних “Кадри” здійснює введення інформації в неї та виправлення неточностей, якщо такі були допущені.

2.2 Аналіз процесу формування бази даних “Кадри” як невід’ємної складової документообігу підприємства

Дана програма база даних “Кадри” написана в середовищі Windows. Вона складається з таких основних розділів:

1.1Сервіс – Налаштування програми

1.2Сервіс - Експорт інформації. Імпорт інформації

1.3 Довідники

1.4 Реєстр – Медичний заклад

1.5 Реєстр – Акредитаційний сертифікат

1.6 Реєстр – Штатний розклад

1.7 Реєстр - Кадри

1)Паспортні дані

2)Склад родини

3)Освіта

4)Знання іноземних мов

5)Вчений ступінь

6)Підвищення кваліфікації

7)Атестація

8)Держслужба - категорія, ранг

9)Місце роботи

10)Щорічна відпустка основна

11)Кількість днів тимчасової непрацездатності

12)Військовий облік

13)Пенсії

14) Нагороди, відзнаки

15)Участь у вибірних органах

16)Трудова книжка

17)Ліцензія

18)Зміна прізвища

Для входу в програму необхідно зробити подвійне натискання лівої клавіші мишки на ярлику програми і натиснути кнопку <Вхід>.

Ми попадаємо в звичне вікно Windows. Вгорі на синьому полі знаходиться рядок заголовка вікна. Нижче – меню програми. Розглянемо оглядово основні функції меню, оскільки дана база даних є громіздкою то зупинимось детальніше на розділі Кадри.

Сервіс – Налаштування програми

Рис. 2.1- Налаштування програми

Настроювання на медичний заклад або регіон:

За допомогою відповідних довідників спочатку вибирається область, далі група, територія і номер медичного закладу з реєстру медичних закладів. Можна зупинитися на будь якому рівні, наприклад, на рівні області або району (міста). Для настроювання на конкретний медичний заклад номер задавати обов’язково.

1.2 За допомогою програми можна здійснювати експорт та імпорт інформації.

1.3 Довідники

Ведення довідників

Програмою повинно виконуватися ведення необхідних довідників. Повинні підтримуватися такі функції: додавання записів, коректування, видалення, перегляд як у режимі форми так і в режимі таблиці, сортування і пошук необхідних записів по всіх основних реквізитах, фільтри і вибір списків записів за різними критеріями чи комбінаціям критеріїв і роздруківка обраних списків.

Майже з усіх довідників значення "-" вибирається за замовчуванням і є тимчасовим явищем, у наступному вимагає заповнення.

1.4 Реєстр – Медичний заклад

Внесення даних у програму починається з заповнення реєстру медичних закладів

Програма дає можливість мати табличне представлення внесених в базу даних закладів охорони здоров’я. Список медичних закладів видається у вигляді дерева.

Рис 2.2 – Реєстр медичних закладів

Команди в нижній частині екрана:

„редагувати” – дає можливість внести зміни в уже існуючий запис.

„новий запис” – дозволяє створити новий запис

„за аналогом” – дозволяє змінити трудомісткість процесу занесення інформації і використати уже занесену інформацію, вносячи в неї окремі зміни.

„вилучити” – при помилці або відсутності потреби, дозволяє вилучити запис.

Вікна “район”, “тип закладу (скорочений)”, “повна назва” – використовуються при роботі з базою даних певної території (район, міськздороввідділ, управління охорони здоров’я). При роботі програми в конкретному лікувальному закладі немає необхідності у використанні цих вікон.

1.5 Реєстр – Акредитаційний сертифікат

Для кожного медичного закладу заноситься інформація про акредитацію та заповнюється довідник Підрозділ.

1.6 Реєстр – Штатний розклад

Тепер можна приступити до введення штатного розкладу.

Рис 2.3 – Штатний розклад

Для цього береться затверджений штатний розклад. Кожен рядок у комп'ютері відповідає рядку зі штатного розкладу.

Рис 2.4 – Штатний розклад

Код – порядковий номер цього запису у комп'ютері.

Підрозділ вибирається з довідника Підрозділ.

Далі вибирається назва посади з класифікатора з довідника Посади (назви посад повинні бути в класифікаторі професій).

Після вибору посади відповідні їй медична спеціальність і тип персоналу автоматично заносяться з того ж довідника Посади в поля Спеціальність і Тип персоналу (довідник Тип персоналу). Для немедичних працівників з довідника спеціальностей автоматично вибирається "-".

Поле назва посади в штатному розкладі за замовчуванням збігається з полем назва посади з класифікатора, але при необхідності редагується (міняється на назву посади в штатному розкладі). У всіх записах про виконувані роботи слід застосовувати повну назву професії відповідно до "Довідника кваліфікаційних характеристик професій" і кваліфікаційний розряд (категорію), наприклад: інженер 1 категорії, слюсар 7 розряду.

Кількість ставок всього по цій посаді береться також зі штатного розкладу.

Якщо з будь якої причини в даному розрахунку відбувся збій, то для перерахунку штатного розкладу написана процедура, котра викликається натисканням кнопки <^v>. Дані перераховуються згідно фактично занесеним даним про місця роботи.

Умови праці (шкідливість) вибирається з довідника Умови праці. Тривалість щорічної основної (24, 30, ... днів) і додаткової відпустки відповідають обраній посаді. Додаткових щорічних відпусток може бути дві (щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці, щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці чи іншою відпусткою, передбаченою колективним договором).

Дата початку дії рядка зі штатного розкладу обов'язкова. Дата закінчення дії будь-якого рядка зі штатного розкладу заповняється, якщо дана посада ліквідується.

В нижній частині екрана виводиться кількість рядків в штатному розкладі.

Натиснути кнопку "Зберегти"

1.7 Реєстр - Кадри

І тільки тепер можна приступати до занесення інформації про співробітників.

Рис 2.5 - Кадри

Для формування особової картки працівника необхідно вибрати відповідний рядок і натиснути на кнопку <Форма П-2>.

За допомогою кнопки <Новий запис> входимо в картку працівника. Внесення даних необхідно починати з закладки “Паспортні дані”

1) Паспортні дані

Рис. 2.6 – Паспортні дані

Код медичного працівника в реєстрі – тільки для лікарів (буде використовуватися в майбутньому в реєстрі медичних працівників).

Код працівника в Лікувально-профілактичному закладі (ЛПЗ) – табельний номер, або номер карти за формою П2, або порядковий номер у комп'ютері (кожний заклад повинен обрати свій вид інформації).

Дата заповнення форми П-2 – вводиться дата.

Ідентифікаційний