Основные отличия MS Outlook Express и MS Outlook

Программы MS Outlook и MS Outlook Express являются программными продуктами одного класса – они относятся к так называемым почтовым клиентам, то есть являются приложениями для работы с электронной почтой. Кроме того, обе программы произведены одной фирмой – американской корпорацией Microsoft, поэтому они имеют много общего как в интерфейсе пользователя, так и в функциональных возможностях: отправка и получение электронной почты (в том числе и по нескольким учётным записям); возможность хранения почтовых сообщений на сервере IMAP (позволяет работать с сообщениями прямо на сервере, что при необходимости даёт возможность работать с электронной почтой пользователя на разных компьютерах); добавление в сообщения подписей и использование бланков; работа с группами новостей Usenet и др.

Однако следует заметить, что программы MS Outlook и MS Outlook Express фактически ориентированы на разные сегменты рынка. MS Outlook Express является приложением к браузеру Microsoft Internet Explorer и предназначена для осуществления базовых операций по работе с электронной почтой; в то же время входящая в состав интегрированного офисного пакета Microsoft Office программа MS Outlook рассчитана на профессиональное использование: она ориентирована на расширенные возможности организации различных бизнес-проектов (прежде всего средствами электронной почты). Таким образом, MS Outlook сочетает в себе функции почтового клиента и программы-органайзера, в то время как MS Outlook Express – исключительно почтовый клиент и является своего рода «облегчённым» вариантом MS Outlook.

Условно можно выделить три основные группы отличий программ MS Outlook и MS Outlook Express: в работе с контактной информацией; в возможностях постановки задач и контроле за их выполнением; в организации комплексного доступа к данным в рабочей группе. Ниже эти группы рассмотрены более подробно:

1. Работа с контактной информацией. MS Outlook Express предоставляет возможность сохранения контактной информации в адресной книге. Существует возможность сохранить информацию о фамилии, имени, отчестве, почтовом адресе, адресе электронной почты (обеспечивает возможность автоматического выбора адреса e-mail из списка доступных адресов при отправке электронного сообщения и идентификации авторов полученных сообщений), а также некоторую дополнительную информацию: день рождения, супруг (супруга), годовщина памятной даты и др. В MS Outlook для тех же целей используется специальная системная папка «Контакты». Она предоставляет пользователю расширенные возможности. Так, например, на основе контакта можно создать приглашение на собрание, контакту может быть сопоставлена задача которую следует выполнить или запись в дневнике.

2. Постановка задач и контроль за их выполнением. В MS Outlook присутствует возможность постановки задач и контроля за их выполнением, которая отсутствует в MS Outlook Express. Задачей может быть выполнение любого проекта: например, изготовление или продажа какого-либо продукта, ремонт оборудования, открытие нового филиала, модернизация средств вычислительной техники и т.д. Все сведения о задачах хранятся в папке «Задачи» MS Outlook. Каждой задаче можно присвоить имя, дату окончания, важность, процент выполнения и другие параметры, при необходимости для задачи можно задать оповещение – в этом случае в указанное пользователем время появляется специальное диалоговое окно, которое напоминает о выполняющейся задачи. Например, для задачи связанной с продажей товара оповещение может выводиться в то время, когда потенциального покупателя можно застать по рабочему телефону. Если этот телефон числится в сопоставленном задаче контакте, его можно узнать после выведения карточки контакта (в MS Outlook 2000 осуществляется двойным щелчком в поле «Контакты» открытой задачи).

Механизм назначения задач позволяет следить за ходом выполнения работы, порученной другим пользователям, или совместной работы над проектом. Например, руководитель может назначить задачу своему помощнику, сотрудник – своему коллеге по рабочей группе. В операции назначения задачи участвуют по крайней мере двое: один отправляет поручение, а другой отвечает на него.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не в праве изменять такие данные, как срок или процент выполнения задачи.

3. Организация комплексного доступа к данным в рабочей группе – недоступна в MS Outlook Express; возможность организации комплексного доступа к данным в группе присутствует только в MS Outlook. Так, MS Outlook позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование; расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов. В MS Outlook существует также возможность выделять папки с совместным доступом (общие папки). Они применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации; обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей а также позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Литература

Журин А. А. Самоучитель работы на компьютере: Internet Explorer. Outlook Express 6. — М.: ЮНВЕС, 2003.

Нейбауэр А. Эффективная работа с Microsoft Outlook 2000. – СПб.: Питер, 2003.