У процесі податкового планування пропонується створення трьох незалежних податкових груп, до основних обов'язків яких входить виконання таких функції планування: складання плану, реалізація плану і контроль за реалізацією плану.

Перша податкова група створюється з метою складання плану оптимізаційних заходів. Група складається, по-перше, з фахівців, зайнятих формуванням фінансової (бюджетної) частини виробничої програми - економістів планово-економічного відділу, бухгалтерів, фінансистів, співробітників податкового відділу, якщо такий відділ існує, і, по-друге, з юристів і сторонніх консультантів. Залучення співробітників фінансового блоку сприяє прийняттю такого плану заходів, направленого на оптимізацію податкових платежів, який би в повній мірі відповідав інтересам бюджетного процесу та будувався на однакових принципових положеннях з останнім. Використання знань юристів і думки висококваліфікованих сторонніх консультантів дозволить побудувати систему заходів щодо оптимізації оподаткування з врахуванням вимог діючого законодавства та наявної практики застосування методів мінімізації податкових платежів. Керівництво такою податковою групою доцільно здійснювати працівникові планово-економічного відділу, так як останній розробляє виробничу програму і функціонально відповідає за її правильність і адекватність, отже, фахівець цього підрозділу найбільш ефективно буде координувати роботу групи. Результати розробленого плану заходів щодо оптимізації податкових платежів накладаються на графік податкових виплат, який розробляється планово-економічним відділом разом з бухгалтерією або відділом податків при його наявності, та вноситься до бюджету підприємства.

З метою реалізації плану заходів щодо оптимізації податкових платежів формується друга група фахівців, яка складається із співробітників юридичного відділу, бухгалтерської служби, комерційного блоку і відділу податків. Залучення співробітників комерційного блоку (відділу постачання, продажів, маркетингу, зовнішньоекономічних зв'язків) пояснюється насамперед тим, що вказані фахівці

приймають безпосередню участь у господарсько-договірних відносинах підприємства, отже, повинні враховувати податкові наслідки укладених контактів з контрагентами. Необхідно відзначити, що в реалізації оптимізаційних заходів не повинні приймати участі треті особи, навіть з числа тих, хто займався їх плануванням, тому що практичне застосування способів оптимізації податкових платежів, свідомо чи несвідомо іноді виходить за рамки дозволені чинним законодавством, отже, вимагає дотримання визначеного рівня конфіденційності.

Координаційне керівництво групою реалізації заходів щодо оптимізації податкових платежів доцільно здійснювати начальнику відділу податків, або, при відсутності в структурі підприємства такої організаційної одиниці, заступнику головного бухгалтера по розрахункам за податками і платежами. Рішення щодо практичної реалізації запланованих оптимізаційних заходів, у зв'язку з ймовірністю застосування штрафних санкцій та притягнення до відповідальності посадових осіб у випадку використання незаконних способів мінімізації та оптимізації податкових платежів, приймаються директором по економіці і фінансам.

Контроль і оцінка ефективності заходів щодо оптимізації податкових платежів повинна здійснюватися службою внутрішнього аудиту і планово-економічним відділом разом з ревізором підприємства та стороннім консультантом (аудитором). Мета групи: знайти й обгрунтувати причини розбіжностей у запланованих і фактичних даних, підстави невиконання запланованих оптимізаційних заходів. Планово-економічна служба надає дані про фактичне виконання бюджету, внутрішні аудитори і ревізор оцінюють адекватність чинному законодавству і відповідність плановим параметрам заходів щодо оптимізації податкових платежів. Встановлені факти виявлених розбіжностей доповідаються керівництву. Консультанти аналізують результати застосування оптимізаційних заходів і дають висновки щодо виправлення допущених порушень. Керівництво групою здійснює старший аудитор відділу внутрішнього аудиту. Розроблені групою рекомендації застосовуються в подальшому плануванні заходів щодо оптимізації податкових платежів.

Ефективність контролю й оцінки заходів щодо оптимізації податкових платежів, так само як і результатів реалізації запланованих дій, залежить від наявності на підприємстві раціонально організованого документообороту податкового планування.

Безумовно, всі дії, які здійснюються в процесі податкового планування, вимагають їх документального закріплення, тому що, по-перше, чітко оформлений документооборот податкового планування дозволяє здійснювати об'єктивний контроль з боку керівництва підприємства за діями груп податкового планування; по-друге, з огляду на дуже велику ймовірність судового врегулювання спірних питань за результатами застосування оптимізаційних заходів між підприємством та податковою службою, наявність документально оформлених відносин з питань оптимізації податкових платежів дозволяє аргументовано відстоювати свою точку зору в судових органах; і, по-третє, документооборот - важлива складова управління, яка забезпечує стабільність виробничо-господарських зв'язків.

Документооборот процесу податкового планування є невід'ємною частиною загального документообороту підприємства. Вся документація податкового планування повинна реєструватися відповідальним секретарем групи податкового планування або в канцелярії підприємства, а також візуватися керівником податкової групи. Основні документальні джерела, які використовуються в процесі податкового планування, повинні здаватися в архів підприємства та зберігатися за функціональними групами податкового планування згідно з вимогами податкового законодавства щодо строків збереження податкової звітності.

Орієнтовний перелік документації, яка застосовується в процесі планування податкових платежів наведена в табл. 1.

Правильний вибір організаційної структури податкового планування, організація документообороту між її елементами тільки створюють передумови для ефективної роботи підрозділів податкового планування. Крім цього, необхідно укомплектувати службу податкового планування кваліфікованими фахівцями, правильно розподілити між ними обов'язки, чітко визначити функції, наділити відповідними правами, створити належні умови для роботи.

З метою раціонального розподілу завдань, прав і відповідальності між різними структурними підрозділами підприємства при виконанні ними функцій податкового планування доцільно використовувати матричний метод розподілу завдань. Матричний метод розподілу завдань, прав і відповідальності представляє собою таблицю, у верхній частині якої (найменування стовпців) наведено перелік структурних підрозділів і посадових осіб, які виконують ті чи інші функції податкового планування,