УДК 336.457

Д.Л. Коляденко, аспірант

Рада по вивченню продуктивних сил України HAH України

Формування інструментарію й системи інформаційного забезпечення контролінгу в малому бізнесі

Дана стаття присвячена визначенню передумов формування інструментарію і системи інформаційного забезпечення контролінгу на малих підприємствах України. Охарактеризовано поняття інформаційних потоків та інформації, як частини системи контролінгу. Висвітлено процес формування системи контролінгу в малому бізнесі.

інструментарій, інформаційне забезпечення, контролінг, малий бізнес

Система контролінгу на підприємстві необхідна для інформаційного забезпечення реалізації управлінських функцій у ході вирішення внутрішніх і зовнішніх завдань підприємства. Для цього в систему контролінгу включається комплекс методів і інструментів: система обліку, методи математичної статистики, економетричні методи. Система контролінгу дозволяє не тільки збирати, але й аналізувати інформацію, необхідну для управління підприємством.

Вивченням питань інформаційного забезпечення системи контролінгу підприємства займалося багато видатних українських та зарубіжних вчених, а саме: А.М. Ткаченко, А.К. Андронова, Е.Д. Печатнова, В. Івлев, Т. Попова та ін. Однак враховуючи те, що контролінг став об'єктом наукового дослідження порівняно недавно, дана сфера залишається недостатньо вивченою і об'єктивно потребує додаткових досліджень. Особливо це стосується малого бізнесу, де прогресуючими темпами впроваджуються найновіші досягнення науково-технічного прогресу в управлінській сфері.

Метою даної статті є висвітлення сучасних особливостей формування інструментарію та системи інформаційного забезпечення контролінгу у сфері малого бізнесу.

Однієї з важливих завдань системи контролінгу є підтримка прийняття управлінських рішень. Засобами підготовки й обгрунтування є змістовний аналіз. Предметом аналізу в контролінгу є фактори, причини й взаємодії, що визначають результати бізнес-процесів і зміна цих результатів щодо планових параметрів. На практиці об'єктами аналізу повинні бути не всі відхилення, а лише ті, які можуть привести до зриву на шляху досягненні поставлених цілей [1, С.134].

Комплекс аналітичних функцій контролінгу включає:

оцінку реалізації плану шляхом зіставлення фактичних і планових значень ключових показників;

аналіз причин і можливих наслідків виявлених відхилень від плану; оцінка результатів виконання плану за певний період; вироблення на основі даного аналізу коригувальних заходів; аналіз комерційних ризиків і способів їх мінімізації. Даний аналіз проводиться в різних сферах - фінансовій, маркетинговій, виробничій та ін.

€) 77.77. Коляденко. 2009

Так, А. К. Андронова й Е. Д. Печатнова наводять основні типи управлінських рішень, прийняття яких пов'язане з аналізом в сфері оперативного контролінгу [2, С.ЗО]:

визначення ефективності використання виробничих потужностей: виявлення обмежень, «вузьких місць», незайнятих потужностей;

обсяг і структура випуску продукції або послуг (короткострокова виробнича програма);

структура обсягу замовлень (дрібні чи великі замовлення); мінімальний розмір замовлення; дилема «виробляти чи купувати»;

окремі рішення щодо ціни реалізації й величини прибутку, з-приводу

знижок;

відмова від неприбуткових сегментів ринку, видів продукції, послуг, територіальних сегментів;

окрема група рішень, пов'язаних зі зниженням постійних і змінних витрат (оптимізацією витрат) [2, С.З0-32].

Таким чином, економічний аналіз в оперативному контролінгу містить у собі обґрунтування альтернатив та усунення нераціональних варіантів, зіставлення й вибір найбільш ефективного рішення, аналіз очікуваних результатів. Подібний аналіз необхідно проводити на всіх рівнях ієрархії [2, С.32]. У стратегічному контролінгу предметом аналізу є альтернативні варіанти цільових настанов підприємства, об'єкти інвестицій, напрями розвитку організації.

Однак аналітична робота вимагає відповідного інформаційного забезпечення. Щоб одержати уявлення про інформаційне забезпечення системи контролінгу, необхідно дати ряд ключових визначень.

Інформаційні потоки — це «фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного підрозділу до іншого». При цьому перетворення інформації не розглядається як частина інформаційних потоків. Система інформаційних потоків - це «сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення». Сума потоків інформації, що дозволяє організації вести фінансово-господарську діяльність, є найбільш повною системою інформаційних потоків.

Предметом праці менеджера є інформація. Інформаційні потоки забезпечують нормальну роботу системи управління, тому для оптимізації роботи підприємства необхідно оптимізувати інформаційні потоки.

Інформація, що бере участь у системі контролінгу, повинна відповідати ряду вимог:

своєчасність, тобто надходження інформації в той час, коли ще є сенс її аналізувати й приймати рішення на її основі;

достовірність, що дозволяє уникнути додаткових витрат ресурсів на її

перевірку;

релевантність, тобто значимість, істотність, що визначає важливість інформації в прийнятті тих чи інших рішень;

корисність, порівняно велика цінність інформації відносно витрат на її

одержання;

повнота, тобто повнота в висвітленні наданої інформації; зрозумілість, відсутність подвійного тлумачення змісту інформації; регулярність надходження, позначена завчасно й дотримувана [З, С.150].

Як правило, спонтанно сформовані інформаційні потоки в організації далеко не оптимальні. Можна відзначити наступні проблеми в цій сфері: дублювання інформації;

неотримання інформації кінцевим адресатом; потреба в додаткових уточненнях після одержання інформації [З, С.150].

Оскільки система контролінгу спирається на існуючу систему інформаційних потоків, виникає потреба в її оптимізації. Для цього необхідно вирішити три завдання: удосконалити систему інформаційних потоків; скорегувати алгоритми проходження документів; автоматизувати інформаційний обмін [З, С. 150-151].

Проблема, що існує досить часто на вітчизняних підприємствах - збір інформації і її аналіз не частіше, ніж раз на місяць [З, С.152]. На малому підприємстві значну частину інформації дійсно доцільно збирати саме з такою періодичністю, однак це рішення повинне бути обгрунтованим. Вибір періодичності збору інформації та її аналізу - одне із завдань служби контролінгу при проектуванні його системи.

Як було відзначено раніше, контролінг вирішує два завдання: забезпечує надходження інформації менеджерам і ефективне здійснення процесу управління. Інформація, що формується в процесі контролінгу, використовується менеджерами для: здійснення планування, оцінки й управління організацією; забезпечення