У часовому аспекті розрізняють відхилення, що обчислюються у зв'язку з фактом здійснення господарської операції, точніше, її документуванням, і кумулятивні, такі, що розраховуються наростаючим підсумком за часовий проміжок: за день, тиждень, місяць, рік. Кумулятивні відхилення згладжують виникаючі випадкові коливання величин, дозволяють компенсувати відхилення, що виникають в окремих періодах, але не мають

загальної тенденції. У рамках системи контролінгу розрізняють аналіз відхилень, орієнтований на минуле, і перспективний аналіз.

На практиці частіше зустрічається аналіз, пов'язаний з минулою діяльністю, здійснюваний головним чином для контролю і пошуку винних. Перспективний аналіз поки не так широко поширений. Його основною метою є виявлення прогнозних відхилень за показниками, якими контролюється ступінь досягнення цілей підприємства, і виявлення причин, по яких вони можуть виникнути, щоб заздалегідь виробити коректуючі заходи. Послідовність роботи з відхиленнями в загальному випадку виглядає таким чином: контроль (прогноз) - встановлення величини відхилення - виявлення причини - аналіз причин - коректуючі заходи.

Найчастіше порівнюють значення нормативу з фактичним значенням даної величини. Проте для різних ситуацій можуть бути істотнішими інші варіанти порівняння. Як основу для порівняння можна використовувати наступні варіанти: ідеальний (теоретичний) норматив - норматив, розрахований за припущення ідеальних умов: найкраща кон'юнктура ринку, відсутність втрат; нормальний - розрахований для середнього значення на даний період: середній рівень напруженості норм, середні ціни, середній обсяг випуску; поточний (очікуваний) норматив - розрахований виходячи з прогнозу ситуації на обліковий період: очікуваного обсягу випуску, умов виробництва, прогнозованого рівня цін; базисний - розрахований на той момент, який береться за базовий (еталонний).

У практичній звітності можуть використовуватися такі значення відповідних нормативам величин, як: фактичне - таке, що реалізувалося в минулому періоді значення величини; планове - значення, реалізація якого очікується в майбутньому звітному періоді; бажане - значення, якого підприємство має за мету досягти.

Практично будь-які поєднання „норматив - звітна величина" можуть представляти інтерес при порівнянні, проте для адекватності процедури необхідно спочатку, вже на стадії організаційної підготовки нормативної і звітної бази, забезпечити змістовну однорідність порівнюваних значень. Часто планового значення (у багатьох випадках і бажане) набуває тотожним відповідним нормативним значенням: нормальному, поточному (для бажаного - ідеальному). Слід також відзначити, що для практики управління можуть мати значення і порівняння усередині нормативної і звітної груп: наприклад, план - факт, план - бажане значення, нормальний норматив - ідеальний норматив. Але порівняння в рамках звітної групи слід віднести до питань, що вирішуються в системі планування і бюджетування на підприємстві, а порівняння в рамках нормативної групи визначаються величиною нормативів, яка встановлюється вже на етапі нормування.

На основі розрахунку за методом ланцюгових підстановок можна виявити винних у відхиленнях: наприклад, начальник дорожньої дільниці відповідає за втрати, які викликані відхиленням фактичних витрат ресурсів від норми, але не несе відповідальності за втрати, які викликані подорожчанням будівельних матеріалів. Аналіз відхилень дозволяє не тільки ідентифікувати проблемну сферу (сферу неефективності), яка вимагає першочергової уваги, але ще і визначити „вузькі місця".

Нерідко аналіз відхилень допомагає виявити нові можливості (сфери ефективності), тобто резерви підвищення ефективності роботи співробітників, підрозділів і підприємства в цілому. Зокрема, якщо у одного з робочих фіксується постійне перевищення норм виробітку, то це може стати підставою для вивчення трудових прийомів, що ним використовуються і поширення його досвіду, встановлення нового нормативу часу на виконання даної роботи. Те саме стосується й економії матеріалів. Аналіз відхилень дозволяє також дати рекомендації щодо вдосконаленню системи нормативів, які застосовуються на підприємстві, враховувати чинники, що залишилися поза увагою менеджерів підприємства. При ухваленні конкретного варіанта рішення коректуючих заходів, за наслідками аналізу відхилення до уваги зазвичай приймаються істотність, регулярність відхилень і можливість впливу з боку підприємства.

Істотність, значущість відхилень визначається їх вагомістю в загальній величині витрат і результатів підприємства. Оцінюється ця обставина, як правило, впливом на прибуток, але можуть бути використані й інші варіанти (частка в обороті, зміна рентабельності). Таким чином, можна проаналізувати вплив елементарних чинників на попередній, а також на кінцевий результат. Відхилення можна обчислювати для цілих категорій, таких як загальні витрати основних матеріалів, для будь-яких груп усередині категорій, для кожної статті витрат. На практиці для цих цілей використовують метод ланцюгових підстановок. По черзі у формули розрахунку витрат підставляються фактичні значення. Якісні параметри, пов'язані безпосередньо з об'єктом, по якому розраховуються відхилення, вважаються за більш значущі, і відхилення, викликані сукупним впливом чинників, відносяться на їх рахунок. На рис. 1. дано графічне представлення відхилень за витратами на виріб, що утворюються за рахунок впливу двох чинників: ціни одиниці сировини (наприклад, грн./кг) і витрати сировини в одиницях на один виріб (кг/м2).

Аналогічно можна вибудувати ланцюжок впливу окремих факторів не лише на прибуток, але й інші показники діяльності підприємства, наприклад, на рентабельність, яка на даному підприємстві за період 2007-2009 pp. знизилась.

Природно, що необов'язково кожного разу при виникненні відхилень розраховувати його вплив на прибуток. Достатньо одного разу оцінити, яке відхилення по даному параметру вважатимемо за істотне, і